Archiválási feladatok megoldása Lotus Domino/Notes rendszerekben

Kecskés György, 2002. november 17. 10:14
Információt tároló rendszerek - adatbázisok, vállalati információs rendszerek, de ma már ide sorolhatjuk a levelezőrendszereket is - üzemeltetői előbb-utóbb szembe találják magukat azzal a gonddal, hogy az adatállományok mérete vagy tartalmuk összetétele lassítja a hozzáférést, akadályozza a hatékony használatot. A megoldás a processzor teljesítményének növelése vagy a selejtezés, a már nem, illetve csak ritkán használt bejegyzések eltávolítása. Az inaktívvá vált információ jelentős részét azonban hosszabb távon is meg kell őrizni. Erre szolgál az archiválás, aminek során az éles rendszerből kiemelt információt visszakereshetően elhelyezzük a külön erre a célra létrehozott tárolóstruktúrában, az archívumban.
Archiválás és a Lotus Domino

Napjaink legelterjedtebb elektronikus levelező- és együttműködést támogató vállalati szoftvere a Lotus Domino. Széles felhasználói kör és intenzív használat mellett a Dominónál viszonylag hamar jelentkezhetnek az adatbázisok méretéből adódó, a bevezetőben említett problémák. Bár a Domino R5-ös verziójától kezdődően lényegesen megnőtt az adatbázisok lehetséges mérete, előfordul - például nagyméretű objektumok tárolása esetén -, hogy ez a kapacitás is kimerül. Vannak szervezési gondok, amelyek már alacsonyabb feltöltöttség esetén is jelentkezhetnek. Például a levelezőrendszerben, ha sok a felhasználó, a postaládák összmérete okozhat problémát. Máshol az adminisztráció kezd akadozni. A felhasználói szokások is kedveznek az ilyen jelenségeknek: a Notes kiváló rendszerező és keresési lehetőségei arra késztetik őket, hogy postaládájukban tároljanak hosszabb távon szükséges információkat, esetenként nagy kapcsolt állományokat. A Lotus Notes/Domino dokumentumtárát pedig eleve azzal a céllal állítják fel, hogy benne - mint egy irattárban - időtlen időkig gyűljenek az anyagok. A Domino rendszert használva tehát előbb-utóbb minden felhasználó rákényszerül az archiválásra - vagy arra, hogy tárolási gondjain Storage Area Network kiépítésével segítsen.

Archiválási stratégiák a Dominóban

Két megoldás is kínálkozik a Domino/Notes-adatbázisok archiválására. Az egyik - az egyszerűbb - az, ha a Lotus Dominón belül maradunk. Ilyenkor az alkalmazások archív párját szokták létrehozni, és oda emelik át az archiválásra megérett anyagokat. Ezt a megoldást a Domino beépített funkciókkal támogatja. Az alkalmazásban megvalósították az archiválási politika kialakításának lehetőségét, és amint létrejöttek a feltételek, az archiválás automatikussá válik. Előnye, hogy az eredetivel azonos környezetben tartja az anyagokat, hátránya, hogy továbbra is az éles rendszer erőforrásait terheli. Ezért nagy rendszereknél hosszú távon nem az igazi megoldás.

A probléma gyökeres megoldását a másik módszer, az erre a feladatra kifejlesztett külső archiválórendszer üzembe állítása adja. Például az ennél jóval többre is képes IBM Content Manager elektronikus dokumentumkezelő eszköz. A Domino és az archiválórendszer összekapcsolásához egy közbenső alkalmazásra is szükség van, ami persze valamelyest szintén növeli az elérési időt. A UniOffice-ban eddig szerzett tapasztalatok azt mutatják, hogy a felhasználói igényeket legjobban egy többlépcsős, vegyes megoldással lehet kielégíteni. A struktúra kialakításánál az adatbázis méretének korlátok közé szorítása az egyik, míg a dokumentumok gyors elérhetősége a másik szempont, s a kettőt összhangba kell hozni egymással.

A közbenső, a Domino-adatbázisok és az archiválórendszer közötti adatátadást végző program olyan funkciók megvalósítását szolgálja, amelyeket az archiváló nem támogat, de a Notes-felhasználók kiszolgálása feltétlenül megkövetel. Ilyen a Domino-adatbázis dokumentumstruktúrájának megtartása és az összetett felépítés, amely figyelemmel van a speciális elemekre, például a beágyazott objektumokra. Domino-környezetben való archiváláshoz több ilyen közbenső program is megvásárolható termékként. Vannak közöttük általánosan használhatók és egy-egy konkrét archiválórendszerhez köthetők. Annak számára például, aki a Content Managerrel kíván archiválni, kézenfekvő megoldás az IBM CommonStore for Lotus Domino, amely a tapasztalatok szerint jól kihasználja mind a Domino, mind a Content Manager lehetőségeit.

A legnehezebb feladat a hozzáférési jogosultságok továbbvitele az archívumra. Sok öszszetevőből lehet összeállítani a teljes ellenőrzési eljárást. Mind az archiválás - formátum, indexmezők feltöltése -, mind a visszaállítás - a viszszaállított dokumentum megjelenítése a Dominóban - nagy gondosságot igényel. A három részt vevő szoftver, a Domino, a közbenső program és az archiváló rendszer beállításai egyaránt befolyásolják az eredményt. A UniOffice Rendszerháznál szerzett tapasztalatok azt mutatják, hogy a struktúra kialakításától függően őrizhetők meg teljesen vagy részben az eredeti jogosultsági viszonyok.

Többek között ez az aspektus is arra figyelmeztet, hogy az archiválást érdemes nagy körültekintéssel kezelni, hiszen megvalósításakor - a célokból adódóan - igen hosszú távra szóló döntéseket hozunk. A legjobb már a Domino rendszer, illetve később az újabb és újabb alkalmazások bevezetése során gondoskodni a célszerű archiválásról.

Az archiválórendszer legfontosabb jellemzői

• Kapacitása korlátlan, bármennyi adat befogadására képes.

• Az adatok visszakereshetők, a felhasználó számára elérhetők.

• Hosszú távra, időtállóan tárolja az adatokat.

• Gazdaságos.

*

A Domino-archívum tulajdonságai

•Notes-felületről, kényelmesen érhetők el benne az adatok.

•Megtartja az anyagok eredeti funkcionalitását, tehát a levél levélként, a dokumentum dokumentumként kereshető ki belőle.

•Megőrzi a jogosultsági viszonyokat, nem ad ki anyagot annak, aki korábban sem férhetett hozzá.

*

Archiválási változatok Domino-környezetben

RTF kiterjesztés - időtálló, verziófüggetlen állományformátum hosszú távú archiválásra, csak szöveges információ megőrzésére.

Natív Notes-formátum (bináris konténer) - teljes funkcionalitást ad, például az objektumokra, a hozzáférési jogosultság ellenőrzésére. Verziófüggetlensége nem tökéletes.

Notes-dokumentumhoz kapcsolt állomány archiválása - dokumentumtár jellegű alkalmazásoknál, Lotus Domino-dokumentumokhoz alkalmazható.

Keresés és elérés az archívumban

Ezt az archiválás módja, a formátum, az indexelés, valamint az eredeti dokumentum kezelése határozza meg.

Hozzáférés egy lépésben: közvetlen elérés Notes-dokumentumon keresztül.

Hozzáférés több lépésben: keresés a Notes-környezetből az archiválórendszer indexébe belépve. Az elérés a találati listából történik.