"Az intranet célja a cég produktivitásának növelése azáltal, hogy az alkalmazottak a számukra optimalizált formában bármikor elérhetik és közzétehetik a munkájukhoz szükséges legfontosabb információkat" - vallja Bátorfi Zsolt, a Microsoft Magyarország rendszermérnöke, aki maga is naponta használja a vállalaton belüli hálózat különböző szolgáltatásait. Hogy mennyiben gazdagabb médium az intranet, mint a világot átszövő internet?

"A vállalati intranetek első generációjának célja még egyfajta belső internet kialakítása volt. Ezt az internet egyfajta következő generációs információs médiumként mozgatta, és a böngészek-rákeresek-e-mailezek felhasználói szokásra épült."

"Hamar kiderült azonban, hogy egy vállalat életében a belső információs szolgáltatással szemben teljesen mások a követelmények. Ide tartozik a különböző belső rendszerekben - ERP, CRM, gyártás/értékesítés/marketing - lévő tartalmak integrációja és szintetizálása más kontextusban, dokumentumok, levelek, weboldalak formájában elérhető információkkal. Itt nem csupán a tartalmak egyesítése a fontos, hanem a személyessé tétel - például hírcsatornák - és a portál testre szabhatósága ugyancsak alapvető igény a vállalati tartalomgazdák számára. Egy másik tipikus intranetszolgáltatás a belső tartalmak rendszerezése, kereshetővé tétele és katalogizálása. Az igazán jó intranet ma már intelligens címtárral is rendelkezik, amely nem egyszerű linkgyűjtemény, hanem a szakértők, a csoportmunka és a projektkörnyezetek tartalomjegyzéke is egyben. Segítségével tetszőleges útvonalon indulhatunk el, ha információkra van szükségünk, megtudhatjuk, melyik területnek ki a szakértője, hol jelent meg új információ egy témával kapcsolatban, ki és mikor készített hozzá előadást, milyen projektek futnak, stb."

Lehetőségek tárháza

Hogy hogyan érdemes belevágni a belső hálózat kialakításába, és melyek a jó intranet ismérvei, arról Bencsik Lászlót, a Grepton Informatikai Rt. rendszerintegrációs üzletágának vezetőjét kérdeztük.

"Az intranet kialakításánál az első lépés annak eldöntése, hogy mire akarjuk használni. Fontos, hogy a tervezési fázis elején kiderüljön, mennyi emberi és anyagi erőforrás áll rendelkezésre, hiszen ennek függvényében az egyszerű, statikus intranettől a naponta friss információkat publikáló dinamikus portálig sokféle megoldás létezik. Pontosan meg kell tervezni, milyen tartalmat kívánunk az oldalra feltölteni, mert a hardverigények is ettől függnek. Amennyiben multimédiás anyagokat is szeretnénk feltenni a szerverre, meg kell vizsgálni, hogy rendelkezésre állnak-e a szükséges digitalizáló eszközök (kamera, digitális fényképezőgép stb.), illetve a kiszolgálógép kapacitását is ehhez kell igazítani."

Bencsik László szerint nagyon fontos az oldalak folyamatos frissítése, méghozzá olyan tartalommal, amely a dolgozókat is érinti, ezért érdemes kialakítani egy belső "miniszerkesztőséget", amelynek tagjai mindig odafigyelnek arra, hogy az oldalon a legfrissebb információk legyenek. Praktikus néhány olyan információt is feltenni, amely a cég normál ügymenetét esetleg nem olyan látványosan viszi előre, de a dolgozók közérzetét javítja, így például a közeli éttermek elérhetősége, étlapja is fölkerülhet a vállalati hálóra. Hasznos lehet, ha a különböző projektek, pályázatok, feladatok megtalálhatók a belső weboldalon, hiszen ez a cégen belüli információáramlást nagyban megkönnyíti. Sok esetben az intranetoldal egyfajta tudástárként működik, ahol a vállalat kutatási-fejlesztési információi is elérhetők (a megfelelő jogosultságoknak megfelelően), sőt az oldal szerkesztői különböző érdekes szakcikkekre is felhívhatják a figyelmet. Érdemes kialakítani - főleg, ha nagy a cég - egy folyamatosan frissített belső telefonkönyvet is, amely megkönnyíti, hogy adott projektek felelőseit könnyedén érhessük utol.

"A Grepton Rt. által kifejlesztett, gyorsan és hatékonyan testre szabható portálmegoldás, az e-xPRESSive a szokásos portálfunkcionalitáson túl (tartalom megjelenítése rugalmasan változtatható formában, fórumok, szavazás, reklámszolgáltatás, látogatói statisztikák készítése stb.) fejlett tartalom-előállítási (content management) eszközökkel is rendelkezik. Versenytársai közül elsősorban rugalmasságával és a tartalom-előállítás hatékony támogatásával tűnik ki. Különválnak a tartalom, a struktúra, az arculat és az oldalak felépítésének szerkesztési lehetőségei, mivel ezek különböző gyakorisággal változnak, és általában eltérő szerepkörű munkatársak változtatják őket."

"A portál oldalai elemi egységekből, ún. webpartokból épülnek fel. Ezek segítségével egyrészt a portál megjelenése és szerkezete rugalmasan alakítható, másrészt lehetőség nyílik különböző típusú információk megjelenítésére (hírek, linkek, reklámok, fórumok, szavazások, külső adatbázisok tartalma stb.). A tapasztalatok alapján elmondható, hogy nagyon fontos az intranetoldal megjelenése, azaz a design. A jó oldal arról ismerszik meg, hogy esztétikus, és könnyen átlátható. Nem jó a túl bonyolult, és nem előnyös a túl egyszerű sem, hiszen a nem ergonomikus oldalt esetleg nem fogják látogatni a munkatársak. Tanácsos a cég már ismert arculatához igazítani a belső háló lapjait is. Nehéz egy-egy intranetoldal kialakításának és fenntartásának megtérüléséről beszélni, hiszen az eredmény nem feltétlenül a mennyiségben, hanem inkább a minőségben jelentkezik. Javul a cégen belüli kommunikáció, a dolgozói elégedettség, illetve a szakmai tájékozottság. Mivel nem közvetlenül termel profitot, néhányan nem tekintik annyira fontosnak, mint amennyire kellene. Pedig ha nő a hatékonyság, az visszahat a profitra is."