– Miért lehet a kafetéria egyaránt jó a munkáltatónak és a munkavállalónak?

– A kafetéria típusú juttatási rendszer azt jelenti, hogy egy meghatározott összeget a munkavállaló saját belátása szerint „költhet el", azaz maga dönthet arról, hogy keretét mire használja fel. Például étkezési hozzájárulás, nyelvtanulás, üdülés, biztosítás, önkéntes nyugdíjpénztári befizetés stb. Szinte minden vállalat jelenleg is nyújt dolgozóinak különböző juttatásokat, viszont ezek az elemek nem minden esetben tükrözik a munkatársak igényeit. A kafetériarendszerben ezzel szemben a rendelkezésre álló keretösszeget határozzák meg, és a dolgozók a juttatások széles köréből – mint egy étlapról – válogathatják össze a saját igényeiknek legmegfelelőbb csomagot. A kafetériarendszer másik előnye, hogy minden egyes elem „forintosítva" van. Ezáltal egyrészt a cégek pontosan kalkulálhatják a költségeket, másrészt a munkavállalók is tisztán látják, mennyit költ rájuk vállalatuk.

– Hogyan érdemes bevezetni a kafetériarendszert?

Szakmai szempontból egy olyan alkalmazás jelentené a megoldást, amely átlátható és kommunikatív a munkavállalók számára, valamint gyors és egyértelmű kimutatást biztosít a HR-vezetésnek. Időt és pénzt megtakarítva célszerű egy létező, kész megoldást alkalmazni, amelynek használata nem terheli a vállalat fejlesztési kapacitását, és – akár interneten keresztül történő eléréssel – hatékony megoldása lehet a feladatnak.

Egy ilyen alkalmazás egyértelmű információt ad a választható elemeket illetően, s segítségével a munkavállalók rögzíthetik egyéni választásukat, miközben statisztikai lekérdezéseket és grafikus megjelenítést nyújt a HR számára. A lekérdezhető összesített kimutatások alapján már könnyedén meghatározható a munkavállalók különböző juttatások iránti igénye. A modul további előnye, hogy képes a teljes és részletes nyilatkoztatás megvalósítására, ami a kafetériarendszerben rögzített juttatások felkínálásával az összegszerű választást is lehetővé teszi a munkavállalók számára. A nyilatkoztatás után pedig a leginkább megfelelő szolgáltatók hozzárendelhetők a kafetériamodul dolgozók által preferált elemeihez.

– Mi várható el a kafetériarendszer szállítójától?

– Amennyiben a vállalat vezetése megismerte és elfogadta a kafetéria által nyújtott előnyöket és lehetőségeket, valamint döntött arról, hogy szeretné azokat saját berkeiben is hasznosítani, szükségszerűen meg kell ismernie az adminisztrációját támogató megoldásokat. A HR-szakember jogos elvárása, hogy egy ajánlat tartalmazza az igényfelmérést, a választható csomagok kidolgozását, azok előnyeinek, hátrányainak és várható hasznának elemzésével a pénzügyi tervet, a kafetériaszabályzat kidolgozását és javaslatot a működtetéshez szükséges adminisztráció megoldására. Számos szolgáltató kínál ma kafetériacsomagot a piacon, és általában saját termékeit ajánlja, természetesen kiegészítve olyan elemekkel, amelyek teljessé teszik a palettát, és megfelelnek annak az elvárásnak, hogy választáskor minden korosztály a saját preferenciáit tudja érvényre juttatni. Általában az azonnali fogyasztásra alkalmas elemeket a fiatalabb korosztály választja, míg a felhalmozás, megtakarítás jellegű elemek inkább a középkorú generációra jellemzők.

A legfontosabb szempont – miután a rendszer alapvető célja az elérhető pénzügyi előnyök mellett a munkavállalói lojalitás növelése –, hogy megismerjük, munkavállalóink milyen elemeket szeretnének látni a csomagban. Ennek felmérése többféle módon történhet, de azt hiszem, a sikeres bevezetéshez mindenképpen szükséges, hogy már ezen a ponton gyors felmérési lehetőség álljon rendelkezésünkre. Vegyük igénybe az informatika és a digitális kommunikáció adta lehetőségeket. Az internet/intranet számos megoldást kínál a vezetők számára a cégen belüli kommunikáció megszervezésére és lebonyolítására. Nos, ez a közvélemény-kutatás is elvégezhető az internet segítségével.

A Nexon Kft. – felmérve és átgondolva a piaci igényeket – már a bevezetésnek ebben a szakaszában informatikai támogatást nyújt a HR-vezetők munkájához. A kafetériaadminisztrációt támogató szoftver- és szolgáltatáscsomag részeként olyan megoldást kínál, amelynek eleme egy közvélemény-kutatás lebonyolítása is. A HR-vezetővel együttműködve kialakítható az a „szavazógép" amely az előzetes elképzelések és tervek alapján egy szavazásnak megfelelő kafetérianyilatkozat készítését teszi lehetővé.

– Milyen juttatási elemeket lehet bevonni a rendszerbe?

– A tételek meghatározásánál technikai korlátok nincsenek, így gyakorlatilag minden, a piacon megtalálható elem definiálható a „szavazógépben". Természetesen érdemes optimalizálni a tételszámot, hiszen így a munkavállalók
számára is áttekinthetőbb marad a rendszer. A tételszám kialakításánál nem hagyható figyelmen kívül, hogy a választáshoz a tételekről kellő információt kell nyújtani a munkavállalóknak, hogy tudják, mit miért választanak.

A különböző tételek mellett szerepelnek a megfelelő szorzók is, amelyek segítik a döntést, mert a választás során azonnal látható a bruttó-nettó viszony alakulása. A tételekből csomagok is szerkeszthetők, és meghatározható az azokban szereplő tételek összege.

A csomag kialakítása segít érvényre juttatni a vállalat humánpolitikai céljait. A rendszer ilyen módon történő paraméterezésében a Nexon Kft. segítséget nyújt, és készen szállítja a „szavazógépet". A szállítás fogalma ebben az esetben azt jelenti, hogy e-mailben elküld a megrendelő számára egy internetcímet (URL-t), egy felhasználói nevet és jelszót. A paraméterezés során az éves keretösszeg ugyancsak meghatározásra kerül, és – tekintettel a rendszerrel történő szavazás gyors lebonyolítására – akár többféle keretösszeggel is megismételhető a közvélemény-kutatás. Tapasztalataink szerint a keretösszeg emelésével átalakulhat a dolgozói preferencia struktúrája. A program folyamatosan tájékoztatja a választót, hogy mekkora összeget használt fel éves keretéből, és hogy ebből nettó értéken mennyi kerül a zsebébe. A választás során a munkavállaló egészen a rögzítésig módosíthatja elképzelését. Rögzíteni csak akkor tudja választását a rendszerben, ha a keretösszeget nem lépte túl.

A HR-vezetés a szavazás végeztével – de akár közben is – statisztikát kaphat
a szavazás végeredményéről vagy az aktuális választásokról. A statisztikában látható a kitöltött nyilatkozatok száma, az, hogy összesen hány tételt választottak, és hogy mely tételek milyen népszerűségnek örvendenek a munkavállalók körében. Hozzátehetjük, hogy a rendszert nemcsak a közvélemény-kutatás lebonyolítására lehet használni, hanem a kafetériaszabályzat megalkotása és a rendszer bevezetése után a munkavállalók ennek segítségével tudják elkészíteni – esetleg év közben megváltoztatni – nyilatkozataikat.

– Milyen lehetőség van az adminisztráció támogatására, esetleg teljes megoldására?

– Az elmúlt év során több cég vezette be kafetériarendszerének adminisztrálására a Nexon alkalmazását. A használatba vétel licencvásárlás vagy bérlet formájában is történhet, de költségkímélő megoldást biztosít az adminisztráció outsourcingként történő kihelyezése. Az adminisztráció keretében a Nexon biztosítja a szükséges információkat a havi bevallásokhoz, illetve a kafetéria hatékonyságának és költségelemzésének elvégzéséhez. A lap olvasóinak felajánljuk azt a lehetőséget, hogy cégüknél díjmentesen kipróbálhatják a kafetéria-szavazógépet. Ehhez nem kell mást tenniük, mint ezt a cikket a témában érintett HR-es ismerősüknek elküldeniük, és ennek az ismerősnek a cégét, nevét, beosztását, elérhetőségét a nexon@nexon.hu e-mail címre továbbítaniuk.