Toborzási tanácsadók vizsgálatai azt mutatják, hogy a munkakörök több mint 95%-ának betöltésénél alkalmazzák az interjú módszerét, melynek során az állásra pályázó személy formális keretek között találkozik a munkaadó képviselőjével: a kiválasztást végző hr szakemberrel és/vagy jövendő főnökével. A kétszemélyes interjúkról azonban mára kiderült, hogy a tesztekhez és az értékelő központokhoz (AC) képest meglehetősen gyenge előrejelző értékkel bírnak, egyes vizsgálatok szerint a pusztán interjúk alapján felvett munkavállalóknak csak 20 százaléka válik be ténylegesen munkahelyén (1). Cikkünkben - a NEXON HR rendszerének, a nexONHR-nek funkcionalitását alapul véve - azt vizsgáljuk, hogy miként lehet informatikai megoldások segítségével az interjúk hatékonyságát fokozni, vagyis a sikeres kiválasztás esélyeit jelentősen feljebb tornászni.

A felvételi beszélgetés információk átadása körül forog. A munkaadó meg akarja ismerni a jelöltet, a jelölt pedig a munkáltatót és leendő főnökét. Az állás felajánlása és az annak elfogadását jelentő döntés a munkáltatót és a munkavállalót egy jogilag kötelező érvényű szerződéses viszonyba juttatja, melyből - még, ha az próbaidőre vonatkozó passzusokat is tartalmaz - nem könnyű kilépni. Egy téves kiválasztás ezen kívül komoly költségeket róhat cégünkre. A hirdetések, az interjúzás közvetlen költségei, a fejvadász díja, a betanítás költsége, a kifizetett munkabér, a kiesett teljesítmény mind veszendőbe mennek. De hogyan lehet megnövelni az interjú sikerességének esélyét?

Az interjú strukturális alapja

Az interjú lefolytatásának módja meghatározó hatással van a kiválasztás eredményességére. A felvételi beszélgetés alapvető jellemzője, hogy milyen struktúrában tartjuk meg. A megszerkesztés lépései a következők: készítsünk egy munkaköri elemzést, annak érdekében, hogy meg tudjuk fogalmazni, milyen ismeretekre, készségekre és képességekre van szükség a hatékony teljesítményhez. Rangsoroljuk ezeket viszonylagos fontosságuk, és a munkának a kívánt színvonalon történő elvégzésében játszott szerepük szerint. Így előállítható egy adott munkakörhöz tartozó kompetenciaprofil, mely az egyes ismereteket, készségeket és képességeket a munkakör betöltése szempontjából jelentéssel bíró kompetenciákra fordítja le.

Néha persze megdöbbentő, milyen nehéz megfogalmazni, hogy a munkavállalók mely kompetenciái játszanak kulcsszerepet abban, hogy az általunk megkívánt színvonalon végezzék el munkájukat. Talán az absztrakt gondolkodás a legfontosabb? Vagy a csapatmunkára való hajlandóság? És hogyan mérjük ezeket az elvont konstruktumokat?

Ha struktúrába öntjük a munkakörrel kapcsolatos elvárásainkat, akkor minden egyes jelölt esetén azonos módon tudunk végighaladni a megfelelő ismeretek, készségek és képességek tesztelésén, így a jelöltek összehasonlíthatóvá válnak.
Sokat segít ebben a folyamatban, ha vállalatunknál bevezetésre került egy olyan humáninformatikai rendszer, melyben megalkothatóak a munkavállalókat összehasonlíthatóvá tevő kompetenciaprofilok. A nexONHR rendszerben például nyilván tartható a vállalaton belül létező összes beosztás, a hozzájuk kapcsolódó törzsadatokkal együtt. A rendszer toborzási moduljának, a nexONAm-nak feladata az e beosztásokra jelentkezők adatainak nyilvántartása és menedzselése, valamint a spontán megkeresések kezelése.

A rendszer segítségével pillanatok alatt meghatározható, hogy egy adott munkakörben milyen kompetenciákkal rendelkező munkavállalók teljesítenek a legjobban, ebből következően pedig az is, hogy milyen kompetenciákkal kell rendelkeznie az adott munkakörbe jelentkező pályázónak.

Mindez energiát és időt takarít meg a hr munkatársak számára, és hozzájárul a felvételi interjú előrejelző értékének emeléséhez, hiszen a kompetenciaprofil birtokában már tudjuk, hogy az egyes jelentkezőket milyen dimenziókban hasonlítsuk össze, és az eredményeket hogyan regisztráljuk. Érdemes hangsúlyozni, hogy a felvételi interjú a megfelelő struktúra nélkül, azaz a jelöltek szükséges kompetenciáinak szisztematikus összehasonlítása nélkül sokszor nem több, mint egy jó beszélgetés, melynek eredményeképpen mindössze azt tudjuk leszűrni, hogy a pályázó szimpatikus-e számunkra.

Kérdezési technikák

Ha megteremtettük az interjú strukturális alapjait, akkor már tudjuk, hogy milyen kompetenciákat keresünk az egyes jelölteknél, és azok milyen súlyértékkel bírnak az adott munkakör esetén. A következő körben azt kell meghatároznunk, hogy az egyes kompetenciákra hogyan fogunk rákérdezni, azaz milyen kérdezési technikát alkalmazunk.

Az első lehetőség a szituációs próba, mely igen népszerű interjútechnika. A feladat elképzeltet egy helyzetet, és választ kér azokra a kérdésekre, hogy "mit tenne, ha...?" A szituációs próba segítségével eldönthető, hogy a jelöltek hogyan viselkednének hasonló helyzetben. Kideríthetjük, hogy a jelöltek képesek-e magukat beleélni a munkakörbe, tudnak-e gyakorlati megoldásokat találni a problémákra, tudnak-e gyorsan reagálni. A szituációs próba formája lehet megbeszélés, vagy "kérdezz-felelek játék". Ahhoz, hogy a próbát jól alkalmazzuk, meg kell határozunk, hogy milyen válaszokat fogadunk el a szükséges kompetenciára utaló válasznak.

A szóbeli vizsga azt méri fel, hogy a jelöltek miként reagáltak egy esettanulmányra, vagy hogyan közelítettek egy munkafeladathoz. A szóbeli vizsgához már az interjú előtt ki kell adnunk a vizsga alapjául szolgáló esettanulmányt, melyen a jelöltek otthon dolgozhatnak, és melyet az interjún prezentálhatnak. A vizsga előnye, hogy a jelölt biztosabb teljesítményt mutat, mint a hirtelen feltett, ad hoc kérdések esetén. Hátránya, hogy nem tudhatjuk, milyen segítséget vett igénybe, vagy hogy mennyi ideje volt foglalkozni a feladattal. Megoldás, ha nem otthoni feladatot adunk, hanem az interjú előtt biztosítunk egy helyiséget és időt a kidolgozásához.

A viselkedési epizódokat felelevenítő beszélgetés a kompetenciák feltárása érdekében részletesen megvizsgálja a jelöltek múltbeli teljesítményét. A múltbeli viselkedési szokások általában jó előrejelzői a jövőbeli viselkedésnek, mivel az emberek általában konzisztensen viselkednek. Azonban az egyes eseteknél ne felejtsünk el megkérdezni, hogy "Ma mit csinálna másképpen?".

A jelöltek kompetenciáinak adminisztrációja

Az interjú tehát legyen strukturált (minden jelölttől ugyanazt kell kérdezni, és ugyanolyan módon). A kérdéseket koncentráljuk a jelölt múltbeli viselkedésére, és ha próbákat, szituációkat játszunk, akkor mindenkivel ugyanazt játsszuk el. A beszélgetést irányítsuk azokra a helyzetekre, melyekbe a jelölt élete során a leggyakrabban és a legritkábban került, továbbá ami számára a legnehezebb, illetve a legkönnyebb - és így tovább - volt.

Az interjú során minősíthetjük a pályázó minden vizsgált kompetenciáját, melyeket aztán - akár súlyozva - átlagolhatunk. A folyamatban ismét segítségünkre lehet az informatika. Képzeljük el, hogy 5 különböző pozíció mindegyikére 10 embert hallgatunk meg. Minden egyes pozícióhoz 10 különböző kompetencia tartozik, és minden egyes kompetenciát legalább 5 kérdés vagy dimenzió alapján ítélünk meg. Ha elkezdünk számolni, hamar beláthatjuk, hogy amennyiben kockás papíron vezetünk ilyen számú kompetenciát, az óhatatlanul hibázáshoz vezet. Az integrált humáninformatikai rendszerek viszont - a kompetenciák nyilvántartásán túl - korszerű módon támogatják a pályázatok elbírálását is. A nexONHR-ben egyszerűen készíthetők lekérdezések, szűrések a pályázók adott beosztásnak való megfelelősségére vonatkozóan. Ezek a lekérdezések igény szerint bármikor módosíthatók, és segítségükkel könnyedén össze lehet hasonlítani egy adott beosztás által megkívánt készségeket egy adott pályázó tulajdonságaival. Sőt, ha váratlanul megüresedik egy pozíció, akkor egy pillanat alatt megmondható, hogy mely pályázókat érdemes újra behívni!

A felvételi folyamat adminisztrációja

Az adminisztráció azonban nem ér véget a kompetenciák adminisztrációjánál, és a humáninformatikai rendszerek is sokkal többre képesek ennél. A nexONHR-ben minden egyes pozícióhoz meghatározható egy értékelési menet, azaz kiköthető, hogy milyen értékelési fázisokon kell keresztülmennie egy pályázónak, míg végül alkalmazásra kerül.

Ezeket a szakaszokat szabadon határozhatjuk meg, és a rendszer egymás után, automatikusan kínálja fel a soron következő értékelési típust. Lehetőség van arra is, hogy egy pályázó esetén lerövidítsük, vagy meghosszabbítsuk az értékelési procedúrát. Ekkor manuálisan megszakíthatjuk a rendszer által felkínált eseményláncolatot, és kiválaszthatjuk a megítélésünk szerint szükséges következő értékelési fázist. Minden egyes lépcső után megjelölhetjük, hogy sikeres volt-e az adott fázis, és ezzel módosíthatjuk a pályázat státuszát.

Az interjúk időpontját, helyszínét, valamint az interjún résztvevő munkatársak nevét a humánpolitikai részleg rögzítheti a rendszerben, ezekről a pályázót és a pályáztatót a rendszer automatikusan értesíti a tárolt sablonlevelek segítségével (annak függvényében, hogy a pályázó adatainál milyen kapcsolattartási módot rögzítettünk, a leveleket a rendszer automatikusan e-mailen, vagy postai úton fogja elküldeni).

Minden pozícióhoz kijelölhető egy vagy több értékelő személy is (aki nem csak hr munkatárs, hanem pl. a pozíció közvetlen felettese is lehet), illetve egy munkatárs, aki azért felelős, hogy a pozíciót adott határidőre a megfelelő személy betöltse. A rendszer csak ezeknek a személyeknek a nevét fogja felkínálni, amikor meg kell határozni, hogy az adott értékelést kinek kell lebonyolítania. Ezek a nevek fognak szerepelni a pályázó részére kiküldött leveleken is.

A rendszer jelentős számú egyéb automatizmust is tartalmaz. Levelező funkció támogatja például a pályázók értesítését: a megfelelő jelölt kiválasztása után egy gombnyomással küldhető elutasító levél a többi pályázónak.
Végül érdemes szót ejteni az integráltság előnyeiről is: amennyiben például a toborzás modulban nyilvántartott pályázó sikeresen szerepelt, úgy felvétele után adatai automatikusan átkerülnek a nexONHR Személyzeti nyilvántartás rendszerbe.

Látható tehát, hogy az informatika nagy segítséget jelent az interjú adminisztrációs hátterének megteremtésében, és jelentősen egyszerűsíti a toborzás-kiválasztás teljes folyamatának nyilvántartását, menedzselését. Megkockáztatható egy merészebb kijelentés is: informatikai támogatás nélkül szinte lehetetlen megteremteni az interjúk helyes strukturális alapját, és elvégezni a jelöltek szisztematikus lekérdezését. Márpedig ez alapvető és elengedhetetlen lépés az interjú - és így a kiválasztás - eredményességének növelésében.