A nyomtatók másolnak, a másolók nyomtatnak, mindenki szkennel és e-mailt küld. Mégis melyik megoldás a hatékonyabb?

Sok szempontból vizsgálhatjuk a kérdést, bár szerintem elég egyértelmű, hogy az előny mind a szolgáltatások, mind a gazdaságosság vetületében a többfunkciós eszközöké. De ne szaladjunk ennyire előre. A vállalati informatikus sokszor meglepődik, ha érkezik egy új fénymásoló, amelyik esetleg színes nyomtatásra is képes. Meglepődik, mert a másolót rendszerint nem az IT választja ki, noha az is  a dokumentumkezelő rendszer része. Az eszközt megrendelő beszerző ugyanakkor elvárja, hogy az új eszközt is beillesszék a meglévő rendszerbe, a kihasználtsága a lehető legjobb, ugyanakkor még épp a havi átalányon belül legyen.

Ha minden jól megy, az informatikai szakember ideje nagyon kis részét tölti a nyomtatókkal. Megszokta, hogy a – jellemzően hálózati – nyomtató gyorsan üzembe állítható, a kellékanyagok cseréjén kívül nincs vele gond. Nyilván egész más szemszögből áll az eszközökhöz, mint a beszerző. Az informatikának az a fontos, hogy a cég kialakult munkafolyamatai, hálózata ne boruljanak fel. Ez nem magától értetődő akkor, amikor egy másoló gép, amit mellesleg nyomtatásra is képessé tettek, bekerül a hálózatba. A másoló már az üzembe helyezéskor is problémát jelenthet: van-e egyáltalán hálózati csatolója? Szóba áll a helyi hálózattal? Van-e friss, a kiszolgálókkal, személyi számítógépekkel, az operációs rendszerrel kompatibilis meghajtó?

Miért ne lenne?

Meglepődne. Hadd említsek egy nagyon is kurrens problémát! Elkerülhetetlenül közeleg a Windows Vista, a Microsoft új operációs rendszere. Ilyenkor derül ki, mennyire készült fel egy-egy szállító az ügyfélproblémákra, az informatikai piac változásaira. Szóval egyszer csak eljön a pillanat, hogy a vállalat áttérne az új operációs rendszerre. Ma legjobb tudomásom szerint a HP az egyetlen, aki már most elmondhatja, hogy az összes lézernyomtatónk és többfunkciós eszközünk kompatibilis a Vistával. Márpedig egy operációsrendszer-váltás nagyon komoly, általában igen költséges projekt – megengedhetetlen, hogy egy nyomtatón akadjon fenn! Két lehetőség van: vagy maradunk a meglévő rendszernél, vagy kidobjuk a drágán vásárolt másolónkat. Egyik sem vonzó.

A valódi többfunkciós eszközök, így a HP megoldásainak is legnagyobb előnye, hogy ha a mi másológépeinket választja a beszerző, akkor az IT-nak igazából nincs sok gondja. Csak annyit vesz észre: nocsak, érkezett még egy HP nyomtatónk, ami egyébként másolni, szkennelni, talán faxolni is képes. Számára ez teljesen ugyanolyan, mint a meglévő eszközök, ismeri, nagy valószínűséggel nem lesznek vele problémák.

Egy színes másoló még mindig alacsonyabb, vagy legalábbis azonos lapköltséggel működik, mint egy lézernyomtató.

Gyakori tévedés. A másolókat általában üzemeltetési szerződés keretében vásárolják meg, amely tartalmazza, mennyibe kerül egy-egy színes és fekete-fehér oldal nyomtatása. A fekete-fehér oldalnál 5%, a színesnél 20-30% fedettséggel kalkulálnak. Azt azonban kevesen tudják, hogy ezeket az értékeket úgy számítják ki: a szállító biztosan ne fizessen rá. Egy üzleti levelet például látszólag pazarlás színesben kinyomatni, hiszen a szerződés szerint egy fekete-fehér oldal költsége mondjuk 3 Ft, a színesé meg 25. Valójában ugyanaz a dokumentum fekete-fehérben pont ugyanannyiba kerül, mint a színes, hiszen általában ugyanakkora a négy toner, és ugyanannyi festék került a papírra. Csak éppen jól behúztak a csőbe: a színes oldal költségét fotóra, brosúrára vagy más telítettebb dokumentumra számolták ki.

Miért, ez a többfunkciós eszközöknél nem így van?

A HP-nál egészen biztosan nem. A HP többfunkciós eszközeinek fontos jellemzője a kifinomult, átfogó távoli menedzsment. Ez nem csak azt jelenti, hogy az eszköz e-mailben vagy SMS-ben figyelmeztet, ha mondjuk fogytán a papír, vagy nemsokára időszerű a toner cseréje.

A HP az egyetlen szállító, akinek a többfunkciós eszközeivel folyamatosan követhetjük, hogy a kinyomtatott, lemásolt dokumentumok mennyi pixelt tartalmaztak, mekkora volt az oldalfedettség. Ez azt jelenti, hogy a mi eszközeinkkel nem kötjük gúzsba a felhasználót: maga döntheti el, hogy az adott anyagot fekete-fehérben vagy színesben nyomtatja ki, nincs „színes-felár.“ Ha színesben kicsi a fedettség, akkor olcsóbban kijön, mint egy másolón. Az pedig nem kérdés, hogy színes dokumentumokkal sokkal hatékonyabban kommunikálhatunk.

Menedzsment az is, ha kitesszük a készüléket a folyosóra. Azt figyeltük meg, hogy mivel a berendezés nem frekventált helyen van, az alkalmazottak rászoknak a nyomtatásra. A felmérések szerint ilyenkor a funkciók közti megoszlás: 80% nyomtatás, 20% másolás. Persze, hiszen mennyivel kényelmesebb az asztaltól elküldeni a nyomtatást!

Nos, a HP többfunkciós berendezései minden feladatot rögzíthetnek, így akár felhasználónként követhetjük, ki mennyi színes és fekete-fehér oldalt nyomtatott, mekkora oldalfedettséggel. A másoláshoz egyéni kódokat oszthatunk ki az alkalmazottaknak, így ezek a feladatok is megjelennek a fő listában. Meghatározhatjuk, melyik kolléga, melyik alkalmazásból nyomtathat színesben vagy fekete-fehérben. Engedélyezhetjük a Word dokumentumok színes nyomtatását, de egyes felhasználóknál letilthatjuk, hogy például a Web-böngészőből színes fotókat nyomtassanak.

Ide, a menedzsment-funkciók közé sorolnám a karbantartást, a tonerek cseréjét is – nem mindegy, mennyire egyszerű. A HP összes eszköze mellé nem csak a toner kazettát, de a karbantartási készletet is biztosítjuk, így a karbantartást a felhasználók önállóan is elvégezhetik. Amennyiben a készülékben nem keletkezik kár vagy műszaki hiba, nem kell szervizest hívni hozzá. Ez sok másolónál nem így van: megszokott dolog, hogy a szállító munkatársa havonta kiszáll „ingyenes“ karbantartásra. A karbantartás persze nem ingyenes, meg kell fizetni – ha nem a készülék árában, akkor a nyomtatás minőségében, megbízhatóságban, vagy a havi üzemeltetési díjban, vagy amit senki sem tud előre kalkulálni a rejtett, váratlan kiadásokban.