Napjaink környezettudatos, de technikafüggő világában a kisvállalkozásoknak nem csak alaposan meg kell gondolniuk az új, élvonalbeli technikára tervezett beruházásaikat, de azzal is tisztában kell lenniük, hogy miként szabadulhatnak meg helyesen a régi számítástechnikai berendezéseiktől, vagy hogyan ajándékozhatják el azokat, hogy nyugodtak legyenek afelől, mindent megtettek a környezet védelme érdekében. A használt, de még működőképes számítástechnikai berendezések elajándékozása az idő előtt szemétdombra kerülés helyett meghosszabbítja ezeknek az értékes termékeknek az életét. Az elektronikus eszközök adományozása emellett lehetővé teszi, hogy az iskolák, a nonprofit és más szervezetek hozzájuthassanak azokhoz az alapvető eszközökhöz, amelyekre bár szükségük lenne, de saját erejükből gyakran képtelenek megvásárolni.
Az ebbe az irányba tett egyik első lépés a processzorok megnövekedett kapacitásának és a nagyobb memóriának a különböző szerverek és a rajtuk futó alkalmazások virtualizációjára történő kihasználása. Így egyetlen valóságos gépen több virtuális szerver és a hozzájuk tartozó számos alkalmazás futhat. A tárolási szükséglet csökkentése, illetve a meglevő tárkapacitás hatékonyabb kihasználása is energiát takarít meg, hiszen a merevlemezek nagy energiafogyasztók. Még jobb eredményt lehet elérni a tárerőforrások vezérlésével (Storage Resource Management - SRM). Egy ilyen rendszer felismeri a kihasználatlan kapacitást és a különböző alkalmazásokat szükség szerint látja el erőforrással.
A takarékosság másik eszköze a többszörösen meglevő adatok módszeres kiszűrése. Ha olyan vezérlőeszközt használunk, mint például a Symantec NetBackup PureDisk, amely összehasonlítja az összes fájlt és csupán egy példányt kezel belőlük egy központi tárolóban, akkor lényegesen csökken a tárhely iránti igény és a biztonsági másolatok költsége. Az információ életciklusának kezelése másrészt magában foglalja az adatok, például az e-mailek keletkezésüktől végső archiválásukig vagy törlésükig tartó kezelését. Nagy megtakarítási lehetőség rejlik az e-mailek megfelelő szabályok szerinti, szalagra történő archiválásában, hiszen ez jóval kevesebb energiát igényel. Az alkalmazások területén az alkalmazás teljesítményének vezérlése (Application Performance Management - APM) hatékony megoldás a meglevő hardver adottságainak optimális kihasználására.
A Symantec i3 és a hozzá hasonló eszközök figyelik és elemzik a szükséges számítási időt, a hálózati forgalmat és a cég hálózatában működő különböző alkalmazások igényét, hogy biztosíthassák az összes erőforrás optimális elosztását. A tárolás és az alkalmazások terén a megfelelő szoftver használata önmagában kitűnő lehetőséget biztosít az energiamegtakarításra. A cégek számára ez azt jelenti, hogy szükségtelen újabb energiafaló hardver beszerzése, és a meglevőt optimálisan ki lehet használni. További hasznos mellékhatás a hűtés iránti igény csökkenése és a napi mentések alatti jóval kisebb energiafogyasztás.
A régi számítógépek elajándékozása vagy selejtezése előtt a kisvállalkozásoknak meg kell győződniük arról, hogy nem teszik-e ki magukat bármilyen veszélynek vagy akár jogi megtámadtatásnak azáltal, hogy a bizalmas vagy kényes üzleti adatokat a fürkésző szemek szabad prédájául hagyják. A Symantec közelmúltbeli tanulmánya szerint, amely az elajándékozott használt számítógépeken felejtett adatok és információk típusait vizsgálta, rengeteg bizalmas vagy kényes üzleti információt, például számlákat, leltárlistákat, banki számlakivonatokat, egy cég neveket és pozíciókat tartalmazó szervezeti táblázatát, kapcsolatlistákat és üzleti e-maileket is vissza lehetett nyerni a használt eszközökből.
Szükségtelen megemlíteni, hogy a számítógép megfelelő selejtezése vagy elajándékozása többet jelent, mint a használaton kívüli eszköz kidobása. A kényes vagy bizalmas üzleti információknak rossz kezekbe kerülése elleni védekezéshez és egyben részünknek a környezet védelméből való kivételéhez álljon itt néhány, a régi számítástechnikai berendezések selejtezése vagy elajándékozása előtt megfontolandó ajánlás:
Döntsük el, hogy újra felhasználható-e a régi számítógép! A legtöbb ember tévesen hiszi azt, hogy a régi számítógépe értéktelen. Ezzel szemben számos iskola, közösség és más csoport jó hasznát veheti a régi eszközöknek. Egy 233 MHz-es Intel Pentium vagy Celeron, egy AMD K6, Athlon, Duron vagy ezeknél korszerűbb már megfelel adomány céljára.
Az EPA adatai szerint 220 millió tonnányi régi számítógép és más műszaki eszköz kerül a szemétbe évente. Ezek a rendszerek ráadásul gyakran olyan alkatrészeket tartalmaznak, amelyek károsak a környezetre, és ezért különleges ártalmatlanítást igényelnek. A környezet védelme érdekében keressünk egy helyi újrafeldolgozó céget a régi vagy hibás számítógépeink újrahasznosításához. Az újrafeldolgozó cégek kiemelik a számítógép használható részeit és a veszélyes anyagokat osztályozva, biztonságosan kezelik.
Ha a számítógép még használható, mielőtt elajándékoznánk, keressünk meg egy helyi iskolát vagy jótékonysági szervezetet, mivel az ajándékozás módja minden szervezetnél más és más lehet. Egyik-másik adományozással foglalkozó webhelyen útbaigazítást találhatunk arra nézve, hogy hol és hogyan adományozhatunk használt számítógéprendszert.
Mivel a jótékonysági szervezeteknek általában nincs pénzük új operációs rendszer vásárlására, megfontolandó, hogy hagyjuk érintetlenül a régi operációs rendszert a régi számítógépen. Ha a számítógéppel együtt kapott, eredeti adathordozók és kézikönyvek is megvannak, ajánlatos azokat is a géppel együtt elajándékozni. Emellett a hozzá tartozó billentyűzet egér, nyomtató, modem, szoftvercsomag és egyéb tartozékok elajándékozása is javasolt. Az iskolák és a jótékonysági szervezetek gyakran jó hasznát veszik ezeknek.
A régi számítógép elajándékozása vagy selejtezése előtt távolítsuk el az összes bizalmas vagy kényes fájlt, és visszaállíthatatlanul töröljük a merevlemezt! Sokan nem tudják, hogy a régi fájlok és könyvtárak törléséhez több kell, mint a fájlnak a munkaasztal szemetesébe történő áthúzása, majd a szemetes kiürítése. A legtöbb így törölt fájl és könyvtár még visszahozható. Ezzel a kisvállalkozások nagy veszélynek teszik ki magukat, hiszen a régi pénzügyi és könyvelési fájlok, az alkalmazottak személyi adatai, számlák, üzleti e-mailek és más bizalmas adat rossz kezekbe kerülhet a számítógép selejtezése vagy elajándékozása után. Ennek megelőzésére győződjünk meg arról, hogy minden ilyen jellegű fájlt eltávolítottunk egy jó rendszer-segédprogram használatával, amely visszaállíthatatlanul üresre törli a merevlemezt.
Kérjünk elismervényt az ajándékozásról, és vezessünk erről nyilvántartást! Egy adótanácsadó meg tudja mondani, hogy mely adományok írhatók le az adóból. A legtöbb szervezet kérésre ki tud állítani adónyugtát.
Tegyünk el minden iratot, ami az új számítógéppel együtt érkezett, hogy amikor eljön az elajándékozás ideje, a lehető legtöbbet ki tudjuk hozni belőle.
A szükségtelenné vált számítástechnikai berendezések gondos elajándékozásával vagy selejtezésével a kisvállalkozások nem csupán kiveszik részüket a környezet védelméből, de afelől is de nyugodtak lehetnek, hogy mindent megtettek üzleti érdekeik védelme érdekében.