A vállalatok egy hatékony, az adott vállalatra szabott dokumentumkezelő rendszerrel csökkenthetik költségeiket, növelhetik hatékonyságukat, valamint fokozhatják a dokumentumbiztonságot. A teljes körű – a hardver-elemek mellett szoftvereket is tartalmazó – megoldások növekvő szerepét az utóbbi évek értékesítési adatai is alátámasztják, melyek szerint a csak hardver alapú eladás világviszonylatban 2007-től folyamatos visszaesést mutat, ezzel szemben a komplex értékesítés egyre inkább emelkedik. A Canon már korábban felismerte a komplex megoldásokban rejlő üzleti lehetőséget, és célul tűzte ki, hogy 2013-ra jelentősen növeli az irodai szoftveres megoldások értékesítését minden európai országban.
A komplex dokumentumkezelő rendszerek növekvő népszerűsége annak is köszönhető, hogy a dokumentumkezelés területén átfogó szolgáltatást nyújtó szoftvermegoldások segítenek az üzleti problémák megoldásában, és új üzleti lehetőségeket is biztosítanak a felhasználók számára. InfoTrends további adatai szerint a szoftveres megoldások világpiaci forgalma 2011-ben várhatóan eléri a 8.000 millió Eurót, a teljes dokumentumkezelési piac forgalma a Gartner becslései szerint pedig 2013-ra az 5.5 milliárd Eurót.
A leghatékonyabb rendszerek a dokumentumkezelés teljes spektrumát lefedik a beolvasástól kezdve a dokumentumkezelésen át a kimeneti oldalig. A Canon irodai dokumentumkezelő megoldásainak legnagyobb előnye, hogy a saját gyártású modelleken túl más gyártók készülékeit is tökéletesen kiegészítik, könnyen integrálhatók már meglévő rendszerekbe, valamint a széles körű szolgáltatásoknak köszönhetően komoly hozzáadott értéket képviselnek. A bevezetéseket szakértői tanácsadási fázis előzi meg, amely megvizsgálja az adott vállalat profilját, és ennek figyelembe vételével ajánlásokat tesz az új folyamatokat illetően.
Egyszerű munkafolyamatok, könnyű integrálhatóság
A Canon egyik leggyakrabban alkalmazott munkafolyamat megoldása a Therefore, amely a kis- és közepes vállalkozások, nagyvállalatok és közintézmények számára egyaránt lehetővé teszi a papíralapú folyamatok akár teljes kiváltását. A teljes körű megoldás segítségével egyszerűbb a dokumentumok kezelése, megosztása, központi tárolása, visszakeresése, és a jogosultság kezelés, valamint használatával csökkenthető a nyomtatás és dokumentumkezelés költsége. Számlafeldolgozásra, rendeléskezelésre, szerződéskészítési folyamatok támogatására, valamint akár tachográf korongok vagy beteglapok digitalizálására egyaránt alkalmas. A kisebb vállalatoknál kiváló belépő megoldás az iratszekrények-, míg a nagyobb vállalatoknál a papíralapú folyamatok teljes kiváltására. A rendszer használata egyszerű, kis ráfordítással hatékonyabb munkavégzés érhető el.
Hatékony és biztonságos nyomtatás nem csupán a nagyvállalatoknál
A Canon sokoldalú kimeneti nyomtatási megoldása az uniFLOW V5, amely magas szintű nyomtatási biztonság mellett teszi lehetővé a vállalatok számára nyomtatási folyamataik és költségeik optimalizálását. A megoldás az összes nyomtató berendezésen teljes körű ellenőrzést biztosít, segítségével hiba vagy festék kifogyás esetén a nyomtatási munka például automatikusan az iroda más eszközeire irányítható. A szoftver hatékony biztonsági mechanizmusaival az érzékeny dokumentumok nyomtatásának ellenőrzését is lehetővé teszi. A megoldás maximálisan rugalmas, így számos azonosító-rendszer – ujjlenyomat- vagy chipkártya leolvasó, mágneses kártya, érintés nélküli kártya vagy akár billentyűzet-azonosítás – alkalmazható. A nyílt, web alapú rendszer a Therefore-hoz hasonlóan fennakadás nélkül integrálható a már meglévő informatikai struktúrába.
A másik leggyakrabban alkalmazott nyomtatási megoldás az SCCP szoftvercsomag, mellyel a kis- és középvállalkozások igen kedvező áron juthatnak a nagyvállatoknál megszokott szintű dokumentumfelügyelethez. A nyomtatás-, másolás-, szkennelés és faxolás számlálhatósága, valamint a felhasználóként és szervezetei egységenként lebontható kimutatás fokozza a költséghatékony munkavégzést. A szoftver a nyomtatási kiszolgáló helyett közvetlenül a nyomtatási eszközre telepíthető, és 4 fajtaazonosítási lehetőséget kínál.
A Canon a már említett dokumentumkezelő rendszereken kívül számos megoldással támogatja partnereit, melyek segítséget nyújtanak a dokumentumok értelmezésétől és elosztásától a dokumentumkezelésen át egészen a dokumentum-felügyeletig és költségfigyelésig. A széles körű portfóliónak köszönhetően a nagyvállalatok és kis- és középvállalkozások is kiválaszthatják a számukra legmegfelelőbb megoldást.
„A dokumentumkezelő rendszer akkor lesz igazán hatékony, ha a szolgáltató figyelembe veszi a vállalat profilját, a szükséges szolgáltatásokat és a feldolgozandó dokumentum mennyiségét, és ez alapján kiválasztja az adott cég számára legmegfelelőbb megoldást. Egy rendszer bevezetésének időtartama nagyban függ az ügyfél belső támogatásától. A tanácsadási szakasz időben nagyjából a bevezetési folyamat 50-70 százalékát teszi ki, tekintettel arra, hogy a tanácsadás alapján minden esetben szükség van a megoldások testre szabására. Egy komolyabb rendszer bevezetése a dokumentumkezelési projekt esetében a megrendeléstől számított 3-6 hónap, költségfigyelő ás eszközkezelő megoldások esetében 1-2 hónap” – mondta Zétényi Árpád, a Canon Hungária Kft. irodai megoldásokért felelős piac- és üzletfejlesztési menedzsere.