5 dolog, amire az email-nél van jobb eszköz is
Elgondolkodott már azon valaha, hogy hetente mennyi időt szentel email-ek olvasásával, rendszerezésével, törlésével és megválaszolásával? Amennyiben Ön egy átlagos üzleti felhasználó, ez 16 óra hetente. Az Atos Origin kutatásának eredményei alapján „egy átlagos alkalmazott heti munkaidejének 40%-át tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs”.
Összegyűjtöttünk 5 olyan dolgot, amit email-ek útján intézünk, pedig nem kellene:
1. CRM adatbázis
A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően email-jeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.
2. Dokumentum-tárolás
Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.
3. Projektmenedzsment-eszköz
Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?
4. Belső közösségi média
Volt már valaha részese olyan email-es párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú email-ek.
5. Riporting eszköz
Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az email-es levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.
Van egy közös dolog a fentiekben: az email-t az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is.
Az egyenlet érdekes aspektusa, hogy az eredetileg információtárolásra és -kinyerésre használt rendszerek egyre interaktívabbá és közösségi szemléletűbbé kezdenek válni. A UNIT4 ERP rendszere jó példázza ezt a tendenciát. Az ügyviteli folyamatok résztvevői az időrabló és sokszor követhetetlen email-tenger helyett rendszeren belüli együttműködési lehetőségek segítségével tudják egyeztetni a folyamatokat, vagy megosztani egymással a dokumentumokat.
Tehát miközben egy kapcsolattartásra szolgáló rendszert (email) használunk ügyviteli rendszerként is, az ügyviteli rendszerek (mint például az ERP) egyre alkalmasabbá válnak a kapcsolattartásra is. Nagyon valószínű, hogy az ügyviteli rendszerek és a kapcsolattartásra használt rendszerek közötti határ hamarosan elmosódik, mivel nyilvánvalóan könnyebb és hatékonyabb az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatos párbeszédeket a rendszeren belül tartani, mintsem a régmúlt levelezései között kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat.
Az már tisztán látszik, hogy az email-ek használatának jelenlegi módja nem tartható fenn hosszú távon, ugyanis az email-ek és csatolmányok email-szervereken történő tartós tárolása és kezelése nem csak hogy nem hatékony, de drága is. Ez viszont lehetőséget teremt az ERP szállítóknak és felhasználóknak arra, hogy az eddig email-ben folytatott párbeszédeket átköltöztessék egy erre alkalmasabb platformra, és ezeket az aktuális üzleti folyamatok és dokumentumok köré központosítsák, ami a felhasználók számára jelentős időmegtakarítást, a vállalatoknak pedig nagyobb költséghatékonyságot biztosít.
Kapcsolódó cikkek
- UNIT4: a cloud és SaaS egyre népszerűbb
- Milyenek vagyunk munkánk során mi, magyarok?
- Titkosítja leveleinket a Gmail
- Megszabadulhatunk a promóciós e-mailektől a Gmailben
- A Fuji Xerox elindította SkyDesk Projects alkalmazását
- Felhőszolgáltatással és mobil megoldással bővül a Xerox DocuShare
- A Rex Kutyaotthon Alapítvány a Microsoft megoldását használja
- Egy új weboldal segít kideríteni, hogy feltörték-e e-mail fiókunkat
- Mobilitást elősegítő fejlesztéseken dolgozik a Xerox
- Újra divat lesz a direkt marketing levél?
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Facility managementben erősít az ICON
Három kiemelkedő épülettel, két irodaházzal és egy logisztikai ingatlannal bővült az ICON Real Estate Management ingatlanüzemeltetési portfoliója. A BEM Irodaház, a D2 Szabadkikötő, és az ELTE egyik megújult ingatlanja nem csupán az építészeti megoldásaik tekintetében példaértékűek, de a fenntarthatóság és az energiahatékonyság terén is úttörő megoldásokat alkalmaznak.
Új korszak az elektromobilitásban
A Maserati „Folgore Day” névre keresztelt nagyszabású eseményén mutatta be első 100%-ban elektromos kabrióját, a GranCabrio Folgore-t, melyet az úgynevezett „IT TURNS YOU ON” kampánnyal népszerűsítenek, az olasz művész, Damiano David szerepelésével. A modenai székhelyű márka fennállásának 110. évfordulóján a szigonyos márka ismertette ambiciózus céljait az elektromos átállás terén, valamint lerántotta a leplet TRIDENTE elektromos motorcsónakjáról is.
Mesterséges intelligenciával készítik össze az Unilever B2C webshopjának rendeléseit
Közel 800 cikkszámot kezel, illetve mesterséges intelligenciával ellátott eszközökkel végzi a komissiózási feladatokat a Waberer’s Csoport leányvállalata, a WSZL az Unilever Magyarország Unishop elnevezésű B2C webshopjában. Az új megbízásnak köszönhetően a Waberer’s eddigi tevékenysége bővült és egy 14.500 négyzetméteres raktári terület kezelése mellett immár az Unishop raktárlogisztikai és fullfilment kiszolgálását is végzi.
Terjednek az alacsony kódú technológiák
Az elmúlt években állandó slágertéma volt a globális informatikushiány, majd elkezdtek záporozni a hírek a techszektorban zajló tömeges elbocsátásokról és a szakértők máris a vészharangokat kongatták. A fordulatot a legtöbben a mesterséges intelligencia számlájára írják, ugyanakkor egyre nagyobb szeletet hasítanak a piacból a low-code platformok is. Ezekkel minimális kézi kódolással fejleszthetünk gyorsan és hatékonyan, miközben rugalmasan alkalmazkodhatunk a változó igényekhez és egyszerűen hangolhatjuk össze az üzleti és technológiai szempontokat.