A digitalizáció elkerülhetetlen a vállalati dokumentumkezelésben a Xerox szakértője szerint
A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.
Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője. Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik.
Mindehhez érdemes a vállalkozásoknak szakértő partnert segítségül hívniuk, amely felmérve az igényeket, kialakítja a cégre szabott vállalati dokumentumkezelési rendszert. A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. „Nem kétséges, hogy jelenleg az MPS a legegyszerűbb módja a vállalati nyomtatási környezet racionalizálásának, és ezzel együtt a költséghatékony, biztonságos dokumentum menedzsment folyamatok megteremtésének.” – mondja Darren Cassidy.
A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval. A Xerox-nál a proaktív adatvédelemmel ellátott, Cisco és McAfee technológián alapuló megoldásokkal többek között megelőzhetőek a jogosulatlan hozzáférések, kiszűrhetőek a vírus-és egyéb károkozók fenyegetései, titkosíthatóak az adatátvitelek a többfunkciós nyomtatók és a külső tárhelyről működő levelezőszerverek között, illetve a felhasználók által használt dokumentumok, fájlok is.
Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.
Kapcsolódó cikkek
- Jelentős fejlesztések a digitális gazdaságban
- Új felsővezetőkkel vág neki a jövő évnek az átalakuló Xerox
- Az edukáció revolúciója
- Szupergyors hordozható üzleti szkennerek
- A HP a világ legbiztonságosabb menedzselt nyomtatási szolgáltatását fejleszti
- IT szakemberek ingyenes képzése a digitális transzformáció kapcsán a Microsoftnál
- Így spórolhatna milliárdokat a magyar közigazgatás
- Új alapokra helyezi a kis irodák dokumentumkezelési rendszerét a Xerox
- A legtöbb vállalat örökre elbúcsúzna a papírhasználattól
- Minden közösségi mutatóján javított a Xerox az elmúlt évben
Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI
Innováció a légi szállítmányozásban
A DSV egy hazánkban innovációnak számító, korábban még sosem alkalmazott átvilágítási szolgáltatás elindításával új export légiszállítási lehetőségeknek nyit kaput. A Budapest Liszt Ferenc Nemzetközi Repülőtér közvetlen közelében található raktárukban már 2-8 Celsius-fokos környezetben is átvilágítási szolgáltatás nyújtására lesznek a továbbiakban képesek, ezzel pedig fellendítik a BUD Airport gyógyszerexport tevékenységét. A fejlesztés egy gyógyszeripari üzleti esemény keretein belül debütált 2024. április 23-án, Vecsésen.
Tovább terjeszkedik a belga-magyar logisztikai raktárfejlesztő-vállalat
A belga-magyar tulajdonosi háttérrel rendelkező Weerts Logistics Park (WLP) HUR One Kft. közel 55 000 m2 alapterületű logisztikai csarnokot épít Debrecen szomszédságában, Ebesen. A WLP az első külföldi érdekeltséggel is rendelkező beruházó, amelyik előre, megrendelésállománnyal még nem rendelkező, spekulatív módon fejleszt a Hajdú-Bihar-Vármegyei székhely térségében. A kitűnő lokációjú beruházásra a debreceni repülőtér és az épülő BMW gyár közelében kerül sor.
Jön a MI Expo! Kiderül, hogyan formálja át az iparágakat az AI
Vajon lesz értéke az emberi munkának az AI-korszakban? Milyen munkaerőt tud kiváltani az AI már 2024-ben? Hogyan változtatja meg a munkaköröket a technológiai forradalom? Ilyen és efféle kérdéseket fognak körbejárni a MI Expo előadói június 11-én a Lurdy Házban. A rendezvény célja, hogy betekintést engedjen a kkv-k számára az iparágukat érintő legfontosabb változásokba.
Újabb húszezer laptopot szállít a Delta Systems Kft. az iskoláknak
A tavaly őszi szállítás után idén újabb, csaknem 20 ezer laptopot kapnak Békés, Jász-Nagykun-Szolnok, Baranya és Somogy vármegye diákjai a Delta Systems Kft. közreműködésével mintegy 4 milliárd forint értékben. A Klebelsberg Központ nevében eljáró Digitális Kormányzati Ügynökség (DKÜ) a csaknem húszezer darab notebook beszerzésével kapcsolatos közbeszerzés nyerteseként nevezte meg a Delta Systems Kft. vezette konzorciumot, mellyel a négy vármegye tanulói számára biztosítják a digitális oktatáshoz való egyenlő hozzáférés feltételeit.