Folyamatban a minőség

Aki sokat akar, keveset fog

Fekete Gizella, 1999. szeptember 13. 12:49
Workflow-val kívánja támogatni a minőségügyi szervezet és az ISO 9000-es rendszer adminisztrációját a Dunaferr Rt. A rendszerbevezetést a Dunaferr Acélművek Kft.-nél indították. A pilotprojekt a minőségbiztosítás szempontjából jelentős folyamatra, a vevői reklamációkezelés támogatására lezárult. A tapasztalatokról a Dunaferr Ferinfo Rt. képviseletében Szebényi Zoltánt, a kommunikációs rendszerek vezetőjét és Kun Zoltánt, a Dunaferr Acélművek Kft. Minőségbiztosítási és Környezetvédelmi Főmérnökségének integráltrendszer-felügyelőjét kérdeztük.
Aki ismeri a minőségbiztosítással kapcsolatos követelményeket, nem csodálkozik, hogy a Dunaferren belül épp a minőségügyi szervezetnél jelentkezett először a papírdokumentáció és feladatbonyolultság csökkentésének igénye. Mivel a minőségbiztosítás egyik folyamatát - a korábban postakönyvvel, kézbesítőkkel, épületek közötti iratáramlással együtt járó reklamációkezelést - a minőségi rendszer már valamilyen szinten szabályozta, a pilotprojekt kapcsán célszerűnek látszott ezt számítógépre vinni. Az informatikusok és vezetők közös választása az osztrák CSE/ Workflow nevű rendszerre esett, amelyre alapozva 1998 közepére felállt a pilotrendszer. Szerveroldali infrastruktúraként egy Windows NT-vel és Oracle adatbázis-kezelővel ellátott Digital szerver szolgált, a kezdetben 50 CSE Workflow klienst pedig a Dunaferren belül szétszórtan elhelyezkedő munkaállomásokra installálták. Kommunikációs infrastruktúraként a részvénytársaságon belül kiépített gerinchálózat (campus) szolgált.

"Kezdetben a minőségügyi dokumentációkészítésben, majd - miután megjött az étvágy - már egy rendszer vagy szervezet által kezelt dokumentációs folyamatban gondolkodtunk. Bár ez utóbb talán túl nagy falatnak bizonyult - mondja Szebényi. - A hirdetésekből kiválasztott, majd egy team által megvizsgált termékek közül a paraméterei alapján kiválónak kikiáltott, de testre szabásához sok munkát igénylő Lotus Notes elvérzett, így a már említett CSE mellett döntöttünk."

A fővállalkozóként az Isoris Kft. nevével fémjelzett projekt előzménye egy, a Dunaferr Acélművek Kft. dokumentációs folyamatairól, a dokumentációs rendszerek állapotáról készült felmérés és jelentés volt. A workflow-ba bevezetendő folyamat meghatározása után, a konkrét feladatokat megismerve, felálltak a megvalósításáért felelős teamek, akiknek a "workflow-sításon" kívül többek között megfelelő szabályozást kellett készíteni a kft. dokumentumkezeléséről. A projektben az Isoris Kft. mellett alvállalkozóként a CSE WorkFlow bevezetésben jártas Icon Kft. vett részt, s felhasználóként az acélművek is delegálta informatikusait.

Mivel egy, az ISO-ban már leírt, ismert folyamatot kellett elektronizálni, a részletes felméréssel és a rendszerterv kidolgozásával párhuzamosan - a munkaállomás telepítését kissé megelőzve - megkezdődhetett a jövendő felhasználók oktatása, amit 5-8 fős csoportokban, a résztvevőket számítógép elé ültetve az Icon végzett. Az oktatások végén kitöltött kérdőívek a jövendő felhasználók részéről meglepő mértékű, 90%-os támogatást sugalltak, de ez az eredmény csupán az éles munka indulásáig volt érvényes.

"Most már sokkal árnyaltabb a kép - mondja Kun Zoltán. - Egy részük szívesen használja, szereti, érdeklődő, míg a korábban számítógéppel nem dolgozók - akiket alaptanfolyamra kellett volna előbb küldeni, de erre nem volt idő - a mai napig idegenkednek. Az oktató és néhány informatikus személyre szóló segítségével - ha apró lépésekben is, de - velük is értünk el eredményeket. A fenti gondok az éles üzemnél is jelentkeztek, ezen további oktatásokkal, egyéni segítségnyújtással, valamint egy - a rendszer kötelező használatáról szóló - vezetői utasítással lehet segíteni. Utóbbi jelenleg a használatot ugyan kötelezővé teszi, de azt senki nem ellenőrzi. Az üzemben, ahol munkaállomás ugyan van, de 100 m-en belül nincs ember, aki valamit is ért a számítógéphez, a menet közben vétett apró hibáikat is azonnal tragédiaként megélő, gép előtt dolgozó embereknek folyamatos segítségre van szükségük."

"Visszatekintve már látjuk, egyszerűbb folyamattal indulva zökkenőmentesebb lehetett volna a bevezetés - mondja Szebényi. - Papíron ugyan működött és áttekinthető volt a reklamációkezelés, de a számítógépen előjöttek annak hiányosságai. Bár a szakirodalom írja, hogy nem szabad papíron jól működő folyamatokat átgondolás nélkül egyből számítógépre vinni, ezt első körben elmulasztottuk. A második nekifutásra végzett BPR eredményeként kapott új - rövidebb és várhatóan így hatékonyabb folyamatot leképező - folyamatábrát augusztus 1-jén vittük be a rendszerbe, most a tesztfázis szakaszában vagyunk. Mivel nyáron kevesebb a reklamáció, az igazi próbát az őszi hónapok jelenthetik."

"Van, aki még többet várna a rendszertől, van, aki már így is túlzónak tartja, de egy biztos - mondja Kun -, a jelen pillanatig elért eredményeknél nagyobb volt az elvárás. Nem a CSE Workflow-val szemben, hanem ami segítségével elérhető, hiszen a szoftver képességeit az informatikuson kívül mások nem ismerték. A felhasználók első megdöbbentő élménye például éles üzemben az a felismerés volt, hogy az orruk elé állított elektronikus irattartóval nekik kell dolgozniuk, a program - a benne lévő folyamatábra alapján - csak azt mondja meg, mit kell tenni."

A fenti nehézségek ellenére jó érzéssel nyugtázták a vezetők, hogy javult a munkamorál, hiszen a workflow rendszerességre szoktatja a felhasználókat, hiszen egyértelműen látszik, kinél milyen irat fekszik el. A felhasználók rászoktak, hogy legalább naponta egyszer megnézzék az elektronikus munkakosarukat és elvégezzék a kiosztott munkát. Mivel egyértelműen azonosíthatók a felhasználók, a felelősség kérdésével kapcsolatos korábbi huzavonák is megszűntek. "

"Egy workflow bevezetésénél nagyon fontos a team összetétele és vezetőjének hatásköre - véli Szebényi. - A teambe minden érintett területről kellenek szakemberek, és a vezetőnek - ami nálunk kicsit hibádzott - teljes hatáskörrel, felelősséggel és jogosultsággal kell a projektet érintő kérdésekben rendelkeznie. Továbbá ha újra kezdhetnénk, az éles üzem indulásától drasztikusan megtiltanánk a papír alapú korábbi módszer alkalmazását, mert a párhuzamosság csak követhetetlenséget szült. S mint már említettem, kisebb folyamatot választanánk. Egyszerűbb, kevés alternatívájút, a honnan-hova kérdésekre egyszerű választ adó, kevés kérdést felvető tevékenységláncolattal érdemes indulni, így nem tűnik el az elágazások erdejében az eredetileg kitűzött cél. Ezután a megszerzett tapasztalatok birtokában lehet és kell - mert végül is itt jönnek ki a workflow előnyei - bonyolult folyamatokat workflow-sítani."

A tervezői gondolkodás eszközeivel alakítják a holnapot a Samsung és az EdisonKids kihívásának diákcsapatai

Kiválasztották a Samsung és az EdisonKids által meghirdetett Megoldások a holnapért kihívás legjobb 50 diákcsapatát. A fenntarthatóság, a jövő oktatása és a közösség hívószavára összesen 120 jövőformáló és kreatív pályázat érkezett az ország számos pontjáról. A továbbjutók új készségekkel és ismeretekkel gazdagodhatnak a Megoldások a holnapért speciális tanulási platformján, hogy újszerű megoldást dolgozhassanak ki az általuk felvetett problémára. Az oktatási anyagok összeállításában, a diákok tervezői gondolkodásának elmélyítésében idén ismét kulcspartner a Cellux Csoport. A csapatokat támogató tanárok mentorálásában a Hősök Tere Alapítvány ad szakmai segítséget.

2024. március 28. 14:07

A Philips Monitors E1 terméksorozat három új, többcélú modellel bővül

A Philips Monitors E1 sorozata ebben a hónapban három új modellel bővül. Az irodai felhasználók és távmunkában dolgozók számára szükséges összes alapvető funkcióval ellátott új modellek segítenek a felhasználóknak a kapcsolattartásban és növelik a termelékenységüket, mindezt versenyképes áron. 

2024. március 28. 13:27

Országszerte elérhetővé válik a Netrevalók program

A Netrevalók program sikeres tavalyi indulása után idén az Informatikai és Könyvtári Szövetséggel kötött megállapodással országos szintűvé válik a kezdeményezés, és 27 fővárosi könyvtár mellett 48 vidéki intézmény is csatlakozik a programhoz. Így összesen már 45 településen lesz elérhető a generációk digitális edukálását célzó program. A digitális infrastruktúra fejlesztése érdekében a Magyar Telekom a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár és az Informatikai és Könyvtári Szövetség részére 100- 100 darab monitort adományoz a programban résztvevő könyvtárak számára.

2024. március 28. 11:50

Tabudöntögető témákat feszegetnek a diákok a Megoldások a holnapért programban

Kiválasztották a Samsung és az EdisonKids által meghirdetett Megoldások a holnapért kihívás legjobb 50 diákcsapatát. A fenntarthatóság, a jövő oktatása és a közösség hívószavára összesen 120 jövőformáló és kreatív pályázat érkezett az ország számos pontjáról. A továbbjutók új készségekkel és ismeretekkel gazdagodhatnak a Megoldások a holnapért speciális tanulási platformján, hogy újszerű megoldást dolgozhassanak ki az általuk felvetett problémára. Az oktatási anyagok összeállításában, a diákok tervezői gondolkodásának elmélyítésében idén ismét kulcspartner a Cellux Csoport. A csapatokat támogató tanárok mentorálásában a Hősök Tere Alapítvány ad szakmai segítséget.

2024. március 28. 10:01

Még szélesebb körben elérhetők a Galaxy AI funkciók a One UI 6.1 frissítéssel

Még több Galaxy felhasználó léphet be a mobil AI új korszakába: a One UI 6.1 frissítéssel korábbi készülékeken is elérhetővé válnak a Galaxy AI funkciók március 28-tól. A Galaxy S23 széria, az S23 FE, a Z Fold5 és a Z Flip5 készülékek, valamint a Tab S9 termékcsalád tagjain is elérhetők lesznek azok a lehetőségek, melyeket az idén bemutatott Galaxy S24 széria felhasználói már kipróbálhattak.

2024. március 27. 19:13

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05