Kezes e-mailek, imával - Áttekinthető a káosz is (1. rész)

MTI Sajtóadatbank, 2011. október 7. 09:00

Bizonyára Magyarországon is sokan ismerik David Allen nevét. Ő egy olyan szakértő, aki az évek során rengeteg embernek segített megszervezni az időbeosztását és feladatütemezését, illetve - ami talán a legfontosabb - a levelezőrendszereik inboxaiban felhalmozódó levelek kezelését. Mindezt a Getting Things Done (röviden: GTD, szabad fordításban: "Kerüljenek helyükre a dolgok") módszer alkalmazásával. De vannak merőben más módszerek is!

A GTD módszernek rengeteg elkötelezett híve van. Igényes mappákat és címkéket alkotnak - fizikaiakat és a digitálisakat egyaránt - több tucat kategóriában, majd minden egyes információmorzsát akkurátusan elhelyeznek azokban. David Allen Getting Things Done című könyve több százezer példányban kelt el, és az emberek dollárok százait hajlandók kifizetni azért, hogy meghallgathassák előadásait.
De nagyon sok szervezőrendszer esetében az igazi probléma az - állapítja meg meglehetősen szkeptikusan a The New York Times elemzője, Sam Grobart -, hogy csupán az egyik típusú szorongást ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim") képesek lecserélni egy másikra ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim ennek a speciális rendszernek a követelményeihez").
Anélkül, hogy a bölcselet legmélyére ásnánk, vélhetően kijelenthető, hogy a legjobb rendszer alighanem az, amelyik nem is rendszer. Vagy másképpen fogalmazva: a legjobb rendszer igényli a legkevesebb változtatást a megszokott viselkedéshez képest. Néhány apró szokáson lehet, hogy módosítani kell, de nincs szükség a szigorúság olyan fokára, mint amilyet például a GTD módszer követel meg. Az ok pedig igazán nagyon egyszerű: bizonyos szervezési feladatok automatizálásával maga a technológia képes sokat tenni a hatékony munka érdekében.
Sam Grobart saját egyszerű, öt lépésből álló módszerét ajánlja mindenki figyelmébe, és hogy kellően komolyan vehető lehessen, nevet is adott neki - nem csekély iróniával. A Letting Things Go - "Hadd menjenek a dolgok!" - módszernek az LTG rövidítés dukál.

Első lépés: szervezés helyett keresés

A cikkíró szerint generációjának legjobb elméit nyomorították meg az e-mailek mappái és címkéi. Pedig csak azt teszik, amit ígérnek: racionális módon szortírozzák logikai egységekbe az e-mailek tartalmát.
De a karbantartásuk gyakorta járhat veszteséggel. Mi van akkor, ha egy üzenet nem a megfelelő mappába kerül? Mi van akkor, ha egy üzenetet nem sikerült megfelelően archiválni, és egy rutin jellegű tisztogatás alkalmával eltűnnek a hozzá tartozó adatok? A címkék vagy mappák folyamatos ápolgatása állandó - és dühítő - éberséget követel meg. Szerencsére a technológia képes a helyükre tenni ezeket a mappákat és címkéket - ha haszontalanok, jelentősen csökken a súlyuk.
Amikor keresünk valamit, jobbára egyetlen dologra vagyunk kíváncsiak: a repülőjegy visszaigazolásának számára, a vacsorára szóló meghívóra vagy a banki kimutatásra. Ma már ugyanakkor szinte az összes e-mail-programhoz és operációs rendszerhez fejlett keresési funkció kapcsolódik, amely képes felszínre hozni minden olyan üzenetet, amely tartalmazza a keresett szót, számot vagy kifejezést. A Windows 7 univerzális keresője éppúgy megtalálja a számítógépen tárolt adott e-mailt, ahogyan a Mac OS X Spotlightja is. Az összes nagyobb webes e-mail-szolgáltatás lehetővé teszi, hogy megtaláljunk egy üzenetet a feladó, az üzenet tárgya vagy a szövegtörzs alapján.
Egy elkülönített mappa fenntartása csupán akkor lehet jó ötlet, ha egy dolognál többet keresünk - például olyan leveleket, amelyek egy meghatározott, hosszabb távú projekthez kapcsolódnak, mint amilyen a családi vakáció vagy egy lakásfelújítás -, de a legtöbb e-mailt nyugodtan ott hagyhatjuk rendezetlenül az inboxunkban.
 (Megjegyzés: ne feledjük, hogy a keresési megoldás nem működik, ha az e-maileket okostelefonon tároljuk. Egy iPhone-felhasználó például csak a címzett, a küldő vagy a levél tárgya szerint tudja szűrni az üzeneteit - az, hogy mi van a levélben, ismeretlen marad előtte. Ha viszont a Gmailhez hasonló webes e-mail-szolgáltatást vesz igénybe, akkor a Google-app révén a levél szövegében lévő szavakra is rákereshet.)

Második lépés: legyünk könyörtelenek a blokkoláskor!

A levelezés szervezésének minősége exponenciálisan nő, ha csökken a nemkívánatos e-mailek mennyisége. Az ilyen küldemények feladóinak blokkolása (block sender) kegyetlen, de hűséges eszköz ebben a folyamatos küzdelemben.
"Nyilvánvaló, hogy a spamek küldőit könyörtelenül blokkolni kell, de miért álljunk meg itt?" - teszi fel a meghökkentő kérdést a cikkíró.
Véleménye az, hogy nyugodtan blokkoljunk legitim embereket és intézményeket is! Katalógusokkal kereskedők? Blokkolhatók. Azok a politikai csoportok, amelyek e-mailben üzennek a választások vagy népszavazások után? Tiltólistára velük!

Chris Anderson - a Wired című magazin alapítója és főszerkesztője - egyszer közreadta azoknak a publicistáknak az e-mail-címeit, akiket blokkolásra ítélt, mondván, hogy azok vaktában küldtek neki mindenféle dolgokat. A lista döbbenetesen hosszú, valóságos PR-szereplőkkel, akik vélhetően egy életre szóló leckeként vették tudomásul, hogy a szerkesztő egy sort sem volt hajlandó elolvasni tőlük az elmúlt években. Azoknak, akik attól szenvednek, hogy dugig telt az inboxuk, érdemes a monitoruk mellé kiakasztaniuk Chris Anderson portréját (folyt.)

Kulcsszavak: levelező e-mail

Prim.hu - Kiemelt hír ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Eldőlt, hogy kik képviselik Magyarországot a Nemzetközi Informatikai Csapat Diákolimpián

Két magyar csapat jutott tovább a Szíriában megrendezésre kerülő Nemzetközi Informatikai Csapat Diákolimpiára (IIOT). A világverseny nemzeti előválogatójaként szolgáló Kódkupát március 10-én rendezte meg a Neumann Társaság az Algo Pro Club és a Budapesti Fazekas Mihály Gimnázium együttműködésével. A hiánypótló csapatverseny nagy hangsúlyt helyez a csapattagok közötti kooperációra, ami a vállalati munkakultúrára is felkészíti a fiatalokat.

2024. március 20. 16:03

MI festőrobot szórakoztatta a nézőket a Magyar Ifjúsági Robot Kupán

Az előző évek közkedvelt versenyszámaival, így többek közt a robotszínházzal, robotfocival és a menekítő robotok mérkőzésével zajlott le a 17. Magyar Ifjúsági Robot Kupa (MIRK) Nyíregyházán. A versenyt a Neumann Társaság megyei szervezete, a Nyíregyházi Egyetem és a Magyar Robot Kupa Alapítvány szervezésében, a Neumann Társaság kiemelt szakmai támogatásával bonyolították le.

2024. március 12. 19:17

Újabb Apple Premium Partner üzlettel erősít az iSTYLE a Westendben

Az iSTYLE, az Apple termékek vezető hazai viszonteladója, a mai napon megnyitotta második Apple Premium Partner üzletét a Westend City Centerben. A lépés fontos mérföldkő az iSTYLE életében, hiszen az új flagship store árukínálata, magasan képzett munkatársai és minőségi szolgáltatásai még közelebb hozzák az ikonikus Apple Store-ok vásárlási élményét a hazai közönséghez.

2024. március 8. 18:00

Google atombomba: kombinált Core, Spam és HCU algoritmus frissítés egyszerre

A Google a tegnapi napon bejelentette, hogy több intézkedést is bevezet, amelyek célja a keresési eredmények minőségének javítása.

2024. március 6. 14:39

Átadták a Marketing Diamond Awards győzteseinek járó díjakat

Február 7-én, a MARKETING TRENDFORUM keretén belül, az ETELE CINEMA-ban rendezett eseményen adták át a Marketing Diamond Awards 2023-as elismeréseit. Idén a Pentacom lett az „Az Év Ügynöksége”, míg a Billingo Technologies Zrt. érdemelte ki az „Az Év Vállalata” díjat. A 34 tagú, meghatározó hazai hirdetőkből és ügynökségi szakemberekből álló zsűri szavazatai alapján „Az Év Marketingnagykövete” címet a Kiszervezett Marketing kapta. 

2024. február 14. 12:59

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05