Az együttműködés vagy csoportmunka nem ugyanazt jelenti mindenki számára. A vezetők szemében ez a fogalom egyenlő a termelékenység növelésével és a mobilitás támogatásával. A csapatok számára viszont a projekteken való közös munkát jelenti, a dokumentumok kezelését és megosztását, valamint a tudás megőrzését.
Hogyan alakíthatunk ki olyan környezetet, amely mindkét szempontból megoldást nyújt? Mire figyeljünk, ha egy csoportmunkaeszközzel kívánjuk megkönnyíteni az alkalmazottak együttműködését? Ebben segít néhány tippel a NetIQ Novell SUSE Magyarországi Képviselet, a Novell Vibe csoportmunka-megoldás szállítója.
1. Mindent egy helyen tegyünk elérhetővé! Eredményesebbé teszi a csoportmunkát, ha az alkalmazottak egyetlen helyről, például egy jól felépített csoportmunka-megoldásból végezhetik a dokumentumkezelési, -létrehozási és -szerkesztési műveleteket, valamint ugyanitt folytathatnak párbeszédet és válaszolhatnak egymásnak. Ilyen környezetben olyan sikeres projektek alakíthatók ki, ahol mindenki naprakész lehet a hatékony kommunikációnak és az egyszerű információ megosztásnak köszönhetően.
2. Könnyítsük meg a dokumentumok kezelését! Az intenzív csapatmunka során hihetetlen mennyiségű dokumentumváltozatok gyűlhetnek össze. A megfelelően kiválasztott csoportmunka-eszköz kezelni tudja a felesleges verziók tömegeit. Egy korszerű megoldásban olyan különféle funkciók könnyíthetik meg az alkalmazottak közös munkáját, mint a beépített verziókövetés, a dokumentumok módosítására figyelmeztető e-mailek, a szövegekhez fűzhető megjegyzések, a dokumentumok életciklusát lefedő munkafolyamatok és a hatékony keresőfunkciók, amelyekkel a felhasználók megtalálhatják a legfrissebb verziókat. Az is egyszerűsíti a dokumentumok kezelését, ha egy bejegyzés alatt tárolhatunk több összetartozó anyagot, például árajánlatokat vagy egy-egy szerződés elemeit.
3. Irodán kívül is tartsuk fenn az együttműködést! A mobilitás nem lehet gátja a közös munkának. Számottevően javítja a hatékonyságot, és lerövidíti a csapattagok reakcióidejét, ha olyan eszközt használunk, amely lehetővé teszi a csapatok számára a projektek, dokumentumok és tartalmak biztonságos elérését. Okostelefonokhoz és táblagépekhez optimalizált mobil felhasználói felületek, valamint a különféle mobil operációs rendszerekhez kifejlesztett alkalmazások segíthetik az útközben folytatott munkavégzést.
4. Egyesítsük a szervezetben felhalmozott tudást a korábban használt eszközökből! Egy jó csoportmunkaeszköz egyszerűvé teszi a tudás megőrzését az után is, hogy az eredeti tartalom készítői már nem érhetők el. A Novell Vibe-ban például biztonságos munkaterületek tárolják a dokumentumokat, beszélgetéseket és közös ismereteket, több mint száz különféle formátumban. A beépített személyazonossági és biztonsági ellenőrzések pedig abban segítenek, hogy a tapasztalatokat és a tudást aggályok nélkül oszthassák meg a felhasználók. Az alkalmazottak így arra vannak ösztönözve, hogy egy helyen gyűjtsék az információkat, ezért a kollektív tudás mindig elérhető lesz.
5. Szabályozzuk az információ áramlásának módját a szervezeten belül! A beépített munkafolyamati eszközök segíthetnek a gyakori üzleti folyamatok automatizálásában. Ezzel idő takarítható meg, és csökkenthető az emberi hibák előfordulásának valószínűsége is. A munkafolyamatok - egyes megoldásokban - külső gyártótól származó rendszerekkel is integrálhatók, és a felhasználóknak nem kell programozói vagy fejlesztői szaktudással rendelkezniük egy munkafolyamat összeállításához.
6. Garantáljuk a biztonságos együttműködést a külső munkatársakkal! Egy cég életében nagyon fontosak a partnerek, a beszállítók és az ügyfelek. Ugyanakkor sok problémát jelenthet, ha a vállalati infrastruktúrában kívánunk velük együtt dolgozni, hiszen az ő eszközeik a vállalati tűzfalon kívül találhatók. Ha minden szinten szerepköralapú hozzáférés-vezérlést alkalmazunk, azzal biztosíthatjuk, hogy csak a - vállalaton belüli és kívüli - jóváhagyott csapattagok férjenek hozzá a projektek erőforrásaihoz és tartalmához. Szerencsére erre már lehetőség nyílik a legfejlettebb csoportmunka-eszközökkel. Ezen felül már csak az szükséges, hogy egy böngészőn keresztül is elérhető legyen a megoldás, így a külsős partnereknek nem kell semmilyen alkalmazást a gépükre telepíteniük ahhoz, hogy aktívan hozzájárulhassanak az egyes projektekhez.
7. Biztosítsunk közösségi életet az üzleti célok szem előtt tartásával! Magától értetődő módon fokozza a hatékonyságot, ha az alkalmazottak a projektcélok elérésére koncentrálnak a hírességekről szóló legfrissebb pletykák boncolgatása helyett. A vállalati rendszeren belül is képesek lehetünk megfelelő, könnyen használható csatornát biztosítani társalgásnak és a közösségi életnek. A Novell Vibe például olyan ismerős közösségi eszközöket biztosít a csapatok számára, amelyekkel hasznos információkat oszthatnak meg, és mindig tájékozódhatnak a projektek újdonságairól. Különféle funkciók, köztük követés, címkézés, értékelés, mikroblogok írása, profilkészítés és aktivitásfolyamok biztosítják a közeget a közvetlen információ megosztáshoz.
A projektcsapatoknak termelékenynek és hatékonynak kell lenniük - bárhol is legyenek. Érdemes őket olyan biztonságos és hatékony eszközökkel ellátni, amelyek megkönnyítik a belső, a külső és a mobil együttműködést, és amelyek segítségével egyénileg és csapatként is hatékonyabban dolgozhatnak.
