5 dolog, amire az email-nél van jobb eszköz is

forrás: Prím Online, 2014. április 8. 08:50

Elgondolkodott már azon valaha, hogy hetente mennyi időt szentel email-ek olvasásával, rendszerezésével, törlésével és megválaszolásával? Amennyiben Ön egy átlagos üzleti felhasználó, ez 16 óra hetente. Az Atos Origin kutatásának eredményei alapján „egy átlagos alkalmazott heti munkaidejének 40%-át tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs”.

Az email megváltoztatta az üzleti élet mindennapjait, de nem feltétlenül a legjobb irányban. Amennyiben az inboxban tárolt leveleinek száma megegyezik az Ön teendő-listáján szereplő tételek számával, akkor az email-t valószínűleg nem a leghatékonyabb módon használja. Ami kezdetben a kommunikáció egy új és hatékony eszköze volt, később addicionális munkateherré vált. Szinte minden üzleti folyamat email-es párbeszédek formájában ölt testet, pedig ennél jobb alternatívák is léteznek.

Összegyűjtöttünk 5 olyan dolgot, amit email-ek útján intézünk, pedig nem kellene:

1. CRM adatbázis


A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően email-jeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.

2. Dokumentum-tárolás


Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.

3. Projektmenedzsment-eszköz


Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?

4. Belső közösségi média


Volt már valaha részese olyan email-es párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú email-ek.

5. Riporting eszköz


Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az email-es levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.

Van egy közös dolog a fentiekben: az email-t az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is.

Az egyenlet érdekes aspektusa, hogy az eredetileg információtárolásra és -kinyerésre használt rendszerek egyre interaktívabbá és közösségi szemléletűbbé kezdenek válni. A UNIT4 ERP rendszere jó példázza ezt a tendenciát. Az ügyviteli folyamatok résztvevői az időrabló és sokszor követhetetlen email-tenger helyett rendszeren belüli együttműködési lehetőségek segítségével tudják egyeztetni a folyamatokat, vagy megosztani egymással a dokumentumokat.

Tehát miközben egy kapcsolattartásra szolgáló rendszert (email) használunk ügyviteli rendszerként is, az ügyviteli rendszerek (mint például az ERP) egyre alkalmasabbá válnak a kapcsolattartásra is. Nagyon valószínű, hogy az ügyviteli rendszerek és a kapcsolattartásra használt rendszerek közötti határ hamarosan elmosódik, mivel nyilvánvalóan könnyebb és hatékonyabb az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatos párbeszédeket a rendszeren belül tartani, mintsem a régmúlt levelezései között kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat.

Az már tisztán látszik, hogy az email-ek használatának jelenlegi módja nem tartható fenn hosszú távon, ugyanis az email-ek és csatolmányok email-szervereken történő tartós tárolása és kezelése nem csak hogy nem hatékony, de drága is. Ez viszont lehetőséget teremt az ERP szállítóknak és felhasználóknak arra, hogy az eddig email-ben folytatott párbeszédeket átköltöztessék egy erre alkalmasabb platformra, és ezeket az aktuális üzleti folyamatok és dokumentumok köré központosítsák, ami a felhasználók számára jelentős időmegtakarítást, a vállalatoknak pedig nagyobb költséghatékonyságot biztosít.

 

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Valósággá vált az Ipar 4.0 a Boschnál Hatvanban

Önvezető járművek szállítják az alkatrészeket, a késztermékeket és a csomagolóanyagokat a Bosch két hatvani épülete között. Digitális, felhőbe integrált rendszer követi a termékek útját, automata jármű-beléptetés, speciális hordozható nyomtatók, valamint drónok is segítik a munkatársakat – a jövő logisztikai központja a Bosch hatvani telephelyén már valóság. A Connected Hubban már elindultak az automatizált járművek is, ezzel pedig teljessé vált az Ipar 4.0 koncepció megvalósítása. 

2022. január 28. 20:31

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Új elnökséget választott az IAB Hungary

2022. január 21. 16:55

Ez a három újdonság határozza meg az online marketinget 2022-ben

2022. január 18. 15:29

Jön Magyarország legnagyobb e-kereskedelmi konferenciája

2022. január 12. 15:07

Már lehet regisztrálni az NMHH mobilkészülék-csere programjára

2022. január 7. 13:58