A digitalizáció elkerülhetetlen a vállalati dokumentumkezelésben a Xerox szakértője szerint

forrás: Prím Online, 2016. december 21. 12:32

A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.

Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője. Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik. 

 

Darren Cassidy

Mindehhez érdemes a vállalkozásoknak szakértő partnert segítségül hívniuk, amely felmérve az igényeket, kialakítja a cégre szabott vállalati dokumentumkezelési rendszert. A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. „Nem kétséges, hogy jelenleg az MPS a legegyszerűbb módja a vállalati nyomtatási környezet racionalizálásának, és ezzel együtt a költséghatékony, biztonságos dokumentum menedzsment folyamatok megteremtésének.” – mondja Darren Cassidy.

 

A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval.  A Xerox-nál a proaktív adatvédelemmel ellátott, Cisco és McAfee technológián alapuló megoldásokkal többek között megelőzhetőek a jogosulatlan hozzáférések, kiszűrhetőek a vírus-és egyéb károkozók fenyegetései, titkosíthatóak az adatátvitelek a többfunkciós nyomtatók és a külső tárhelyről működő levelezőszerverek között, illetve a felhasználók által használt dokumentumok, fájlok is.

 

 

Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Idén is a „Bajnokok" között a Schneider Electric

Zsinórban az ötödik évben kapott „Champion", vagyis „Bajnok" minősítést a Schneider Electric a Canalys kutatócég „Titans Channel Leadership Matrix" elemzésében. A vállalat az értékesítési csatornái folyamatos fejlesztése iránti elkötelezettségével, valamint a bevezetett programokkal és a partnereit támogató eszközökkel érdemelte ki az elismerést.

2024. március 29. 10:48

Fényes jövő vár idén az adatközponti szektorra

Saját átalakulási folyamaton megy keresztül az adatközpontok piaca, amely magába foglalja a legmodernebb technológiák használatát a műveletek és az erőforrások elosztásának optimalizálása, valamint a biztonsági protokollok javítása érdekében. 

2024. március 28. 19:05

Országszerte elérhetővé válik a Netrevalók program

A Netrevalók program sikeres tavalyi indulása után idén az Informatikai és Könyvtári Szövetséggel kötött megállapodással országos szintűvé válik a kezdeményezés, és 27 fővárosi könyvtár mellett 48 vidéki intézmény is csatlakozik a programhoz. Így összesen már 45 településen lesz elérhető a generációk digitális edukálását célzó program. A digitális infrastruktúra fejlesztése érdekében a Magyar Telekom a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár és az Informatikai és Könyvtári Szövetség részére 100- 100 darab monitort adományoz a programban résztvevő könyvtárak számára.

2024. március 28. 11:50

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05