A digitalizáció elkerülhetetlen a vállalati dokumentumkezelésben a Xerox szakértője szerint

forrás: Prím Online, 2016. december 21. 12:32

A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.

Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője. Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik. 

 

Darren Cassidy

Mindehhez érdemes a vállalkozásoknak szakértő partnert segítségül hívniuk, amely felmérve az igényeket, kialakítja a cégre szabott vállalati dokumentumkezelési rendszert. A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. „Nem kétséges, hogy jelenleg az MPS a legegyszerűbb módja a vállalati nyomtatási környezet racionalizálásának, és ezzel együtt a költséghatékony, biztonságos dokumentum menedzsment folyamatok megteremtésének.” – mondja Darren Cassidy.

 

A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval.  A Xerox-nál a proaktív adatvédelemmel ellátott, Cisco és McAfee technológián alapuló megoldásokkal többek között megelőzhetőek a jogosulatlan hozzáférések, kiszűrhetőek a vírus-és egyéb károkozók fenyegetései, titkosíthatóak az adatátvitelek a többfunkciós nyomtatók és a külső tárhelyről működő levelezőszerverek között, illetve a felhasználók által használt dokumentumok, fájlok is.

 

 

Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Adatrendszerezés mesterséges intelligenciával

Az információ hatalom, ami minden vállalatnál rendelkezésre áll. De csak az jut versenyelőnyhöz, aki megfelelően tudja értelmezni és hasznosítani az információhalmazt, és ki tudja nyerni belőle a lényeget. A szervezeteknél összegyűlő adatmennyiség viszont olyan óriási, hogy esélytelen emberi munkával nekilátni a feladatnak. A gépi tanulás és a mesterséges intelligencia ezzel szemben képes szövegek, hangok, képek vagy arcok felismerésére és elemzésére, így akár rejtett összefüggésekre is rá tud világítani. Ezért használja a Micro Focus is egyre több megoldásában ezeket a technológiákat.

2020. október 28. 17:48

Hatékony termékkeresés a GLAMI szolgáltatásával

A GLAMI.HU egy évvel ezelőtt indította el vizuális keresési szolgáltatását, amely egy mobillal készített fotó vagy egy netről lementett kép segítségével egyetlen felületen több száz európai webáruház kínálatát teszi kereshetővé. Az egyre népszerűbb funkció nem csak a felhasználói élményben jelent nagy előrelépést, de jelentősen hozzájárul a webáruházak forgalmának növekedéséhez.

2020. október 28. 13:28

A Dell Technologies kibővíti as-a-Service stratégiáját

A felhő alapú informatikai infrastruktúrák területén vezető* Dell Technologies az APEX projekt keretében kibővíti szolgáltatásként kínált ajánlatait. A vállalat így megkönnyíti a hozzáférést on-demand technológiáihoz ügyfelei és partnerei számára a tárolók, szerverek, hálózatok, hiperkonvergens infrastruktúrák, asztali számítógépek és szélesebb körű megoldások esetében.

2020. október 28. 12:10

Elhozhatja a könyvelőirodák megbecsülését a digitalizáció

Decemberben még zacskóban vitték a könyvelőnek a számlákat a vállalkozók, ma online küldi az adatokat az adóhivatal. Évtizedek alatt kialakult munkamódszerek és szokások változtak meg egyik hónapról a másikra radikálisan. A most végbemenő digitalizáció évtizedes akkut problémák és sérelmek megoldásának lehetőségét kínálja a könyvelőirodáknak.

2020. október 28. 09:32

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Van még idő jelentkezni az „Az Év Honlapja” pályázatra!

2020. október 15. 12:15

EasyBID – Header Bidding megoldás az Adverticumtól

2020. október 8. 15:45

A Bosch új koronavírus tesztje 39 perc alatt ad megbízható eredményt

2020. szeptember 30. 14:58

A vírusveszély miatt idén online rendezik meg a cégvezetők csúcskonferenciáját

2020. szeptember 21. 10:11
online sportfogadás