Az irodai dolgozók 82%-a naponta fél órát tölt információkereséssel

forrás: Prím Online, 2019. március 16. 13:39

A tavasz kezdete arra ösztönöz bennünket, hogy régi rutinjainkban nagytakarítást végezzünk, és új energiával töltsük meg őket. De a rendnek nemcsak az otthonunkban kell uralkodnia; a munkahelyen is szükség van a tiszta struktúrára, az ügyekre való világos rálátásra, valamint a hatékony folyamatokra. 

Egy ötszáz munkavállalóra kiterjedt kutatás szerint a megkérdezettek 82%-a naponta fél órát tölt azzal, hogy a munkájához szükséges információkat megkeresse. Ezt sokkal hatékonyabban is meg lehet oldani.

 

Az OTRS öt tippet ad arra vonatkozóan, hogy miként fejleszthető a rend és a hatékonyság a mindennapos irodai életben.

 

1. A kommunikáció felépítése

Napjainkban sok kommunikációs csatorna létezik, így előfordulhat, hogy a beszélgetések gyorsan átláthatatlanná válnak. A legutóbbi, ötszáz munkavállaló körében végzett OTRS tanulmány szerint az irodai dolgozók több mint egyharmada napi egy órát tölt azzal, hogy az e-mailjeit rendezze. Ez az a pont, ahol egy jegykezelő rendszeren keresztül a digitálisan felépített kommunikáció segíthet. Egy ilyen rendszer a beérkező kéréseket közvetlenül a felelős szakemberhez vagy osztályhoz irányítja, így a megfelelő személyek kommunikálnak egymással. Az automatikus értesítők és emlékeztetők biztosítják a gyors választ. Az ügyfél bármikor megtekintheti az ügye aktuális státuszát.

 

2. Automatikus munkafolyamatok

Az ismétlődő munkafolyamatokat, mint például a szabadságigényléseket, a szobafoglalásokat vagy az anyagkéréseket, nem kell mindig manuálisan kezelni, ami költségekkel és feszültséggel jár. Ehelyett, a különböző jegykezelő rendszerek, mint például az OTRS automatizálhatják a mindennapi folyamatokat. Lehetőség van újabb és újabb folyamatok átvételére, és bármikor lehetőség van új folyamatjegyek létrehozására.

 

3. Önkiszolgálás a hatékonyság növelése érdekében

A dolgozók gyakran hívják telefonon a legkisebb problémájukkal is az IT helpdesket. Az ITSM megoldás részét képező GYIK-ok és tudásbázis megfelelő karbantartásával a dolgozók képesek saját maguknak segíteni, tehermentesítve a szerviz csapatot. A felmérések szintén segíthetnek a dolgozók szükségleteinek és problémáinak feltárásában, ami szintén segíti az önkiszolgáló lehetőségek fejlesztését.

 

4. Az erőforrások kezelésének optimalizálása

Általános munkahelyi jelenség, hogy a vállalat valamely osztályának egy dolgozója nem tudja, hogy mit csinál a kollégája. Ez miatt gyakran megduplázódik a feladatok száma, ami a hatékonyság csökkenését eredményezi. Ezzel szemben a digitális erőforrás-gazdálkodás mindenki számára lehetővé teszi, hogy rálátást nyerjen a kollégák munkájára. A csapat számára megosztott naptárak hozhatók létre, így az átláthatóság jelentősen nagyobb mértékű, akár a különböző osztályok között is.

 

5. Fontolja meg a felhőbe költözés.

Számos vállalat régóta gondolkodik azon, hogy on-premise (saját szerveren futó) szoftverét a felhőbe költöztesse, de még mindig sokaknak vannak a biztonsággal kapcsolatos aggályai vagy megfelelőségi szabályai, amelyek ezt nem teszik lehetővé. Amennyiben nincsenek ilyen problémák, akkor lehet, hogy most van itt az ideje a költözésnek. Ha rendszerét a felhőbe költözteti, akkor a működtetéséhez és karbantartásához szükséges erőfeszítéstől megszabadul, így több ideje lesz a legfontosabb feladatokra. A Bitkom szerint háromból két vállalat már felhős megoldásokat használ.

 

Az OTRS megfelel a legmagasabb biztonsági előírásoknak, mint például az ISO / IEC 27001 minősítésű adatközpontok és a GDPR-kompatibilis adatvédelmi folyamatok.

Kulcsszavak: kutatás OTRS

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Országszerte elérhetővé válik a Netrevalók program

A Netrevalók program sikeres tavalyi indulása után idén az Informatikai és Könyvtári Szövetséggel kötött megállapodással országos szintűvé válik a kezdeményezés, és 27 fővárosi könyvtár mellett 48 vidéki intézmény is csatlakozik a programhoz. Így összesen már 45 településen lesz elérhető a generációk digitális edukálását célzó program. A digitális infrastruktúra fejlesztése érdekében a Magyar Telekom a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár és az Informatikai és Könyvtári Szövetség részére 100- 100 darab monitort adományoz a programban résztvevő könyvtárak számára.

2024. március 28. 11:50

Tabudöntögető témákat feszegetnek a diákok a Megoldások a holnapért programban

Kiválasztották a Samsung és az EdisonKids által meghirdetett Megoldások a holnapért kihívás legjobb 50 diákcsapatát. A fenntarthatóság, a jövő oktatása és a közösség hívószavára összesen 120 jövőformáló és kreatív pályázat érkezett az ország számos pontjáról. A továbbjutók új készségekkel és ismeretekkel gazdagodhatnak a Megoldások a holnapért speciális tanulási platformján, hogy újszerű megoldást dolgozhassanak ki az általuk felvetett problémára. Az oktatási anyagok összeállításában, a diákok tervezői gondolkodásának elmélyítésében idén ismét kulcspartner a Cellux Csoport. A csapatokat támogató tanárok mentorálásában a Hősök Tere Alapítvány ad szakmai segítséget.

2024. március 28. 10:01

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Megvannak az IAB 2023-as Legjobb szakdolgozat pályázatának nyertesei

2024. március 25. 15:50

A 2024-es év fordulópont lehet az IT munkaerőpiacon?

2024. március 20. 10:09

Nők az informatikában – Számít a nemek aránya a munkahelyen?

2024. március 12. 20:53

Szemünk előtt zajlik az e-kereskedelem mohácsi csatája

2024. március 6. 13:05