Az irodai dolgozók 82%-a naponta fél órát tölt információkereséssel

forrás: Prím Online, 2019. március 16. 13:39

A tavasz kezdete arra ösztönöz bennünket, hogy régi rutinjainkban nagytakarítást végezzünk, és új energiával töltsük meg őket. De a rendnek nemcsak az otthonunkban kell uralkodnia; a munkahelyen is szükség van a tiszta struktúrára, az ügyekre való világos rálátásra, valamint a hatékony folyamatokra. 

Egy ötszáz munkavállalóra kiterjedt kutatás szerint a megkérdezettek 82%-a naponta fél órát tölt azzal, hogy a munkájához szükséges információkat megkeresse. Ezt sokkal hatékonyabban is meg lehet oldani.

 

Az OTRS öt tippet ad arra vonatkozóan, hogy miként fejleszthető a rend és a hatékonyság a mindennapos irodai életben.

 

1. A kommunikáció felépítése

Napjainkban sok kommunikációs csatorna létezik, így előfordulhat, hogy a beszélgetések gyorsan átláthatatlanná válnak. A legutóbbi, ötszáz munkavállaló körében végzett OTRS tanulmány szerint az irodai dolgozók több mint egyharmada napi egy órát tölt azzal, hogy az e-mailjeit rendezze. Ez az a pont, ahol egy jegykezelő rendszeren keresztül a digitálisan felépített kommunikáció segíthet. Egy ilyen rendszer a beérkező kéréseket közvetlenül a felelős szakemberhez vagy osztályhoz irányítja, így a megfelelő személyek kommunikálnak egymással. Az automatikus értesítők és emlékeztetők biztosítják a gyors választ. Az ügyfél bármikor megtekintheti az ügye aktuális státuszát.

 

2. Automatikus munkafolyamatok

Az ismétlődő munkafolyamatokat, mint például a szabadságigényléseket, a szobafoglalásokat vagy az anyagkéréseket, nem kell mindig manuálisan kezelni, ami költségekkel és feszültséggel jár. Ehelyett, a különböző jegykezelő rendszerek, mint például az OTRS automatizálhatják a mindennapi folyamatokat. Lehetőség van újabb és újabb folyamatok átvételére, és bármikor lehetőség van új folyamatjegyek létrehozására.

 

3. Önkiszolgálás a hatékonyság növelése érdekében

A dolgozók gyakran hívják telefonon a legkisebb problémájukkal is az IT helpdesket. Az ITSM megoldás részét képező GYIK-ok és tudásbázis megfelelő karbantartásával a dolgozók képesek saját maguknak segíteni, tehermentesítve a szerviz csapatot. A felmérések szintén segíthetnek a dolgozók szükségleteinek és problémáinak feltárásában, ami szintén segíti az önkiszolgáló lehetőségek fejlesztését.

 

4. Az erőforrások kezelésének optimalizálása

Általános munkahelyi jelenség, hogy a vállalat valamely osztályának egy dolgozója nem tudja, hogy mit csinál a kollégája. Ez miatt gyakran megduplázódik a feladatok száma, ami a hatékonyság csökkenését eredményezi. Ezzel szemben a digitális erőforrás-gazdálkodás mindenki számára lehetővé teszi, hogy rálátást nyerjen a kollégák munkájára. A csapat számára megosztott naptárak hozhatók létre, így az átláthatóság jelentősen nagyobb mértékű, akár a különböző osztályok között is.

 

5. Fontolja meg a felhőbe költözés.

Számos vállalat régóta gondolkodik azon, hogy on-premise (saját szerveren futó) szoftverét a felhőbe költöztesse, de még mindig sokaknak vannak a biztonsággal kapcsolatos aggályai vagy megfelelőségi szabályai, amelyek ezt nem teszik lehetővé. Amennyiben nincsenek ilyen problémák, akkor lehet, hogy most van itt az ideje a költözésnek. Ha rendszerét a felhőbe költözteti, akkor a működtetéséhez és karbantartásához szükséges erőfeszítéstől megszabadul, így több ideje lesz a legfontosabb feladatokra. A Bitkom szerint háromból két vállalat már felhős megoldásokat használ.

 

Az OTRS megfelel a legmagasabb biztonsági előírásoknak, mint például az ISO / IEC 27001 minősítésű adatközpontok és a GDPR-kompatibilis adatvédelmi folyamatok.

Kulcsszavak: kutatás OTRS

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Még biztonságosabbá vált a bankolás a Budapest Banknál

A 2019. szeptember 14-én hatályba lépő új, európai uniós pénzforgalmi irányelv két fő újdonságot hoz a mindennapi bankolásban: egyfelől az eddiginél is biztonságosabbá válnak a banki tranzakciók, másfelől megnyílik az út az új, innovatív szolgáltatások bevezetése előtt. Az internetes vásárlások jóváhagyásához szükséges megerősítő (SMS) kód (3DS) kiküldése Budapest Bank ügyfelei esetében már idén január óta működik. 

2019. szeptember 15. 09:48

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Mától rendelhetők az Apple legújabb termékei

Nem omlik össze az ekereskedelem: egy év haladék az erős ügyfélhitelesítésre

2019. szeptember 11. 08:34

A budapesti ITU Telecom World kulcsszava az 5G

2019. szeptember 9. 23:51

Az ESET az egyetlen kihívó a végpontvédelem területén

2019. szeptember 3. 13:26

30 év a hazai KKV vállalkozások fejlesztéséért

2019. szeptember 1. 13:27
online sportfogadás