Az irodai dolgozók 82%-a naponta fél órát tölt információkereséssel

forrás: Prím Online, 2019. március 16. 13:39

A tavasz kezdete arra ösztönöz bennünket, hogy régi rutinjainkban nagytakarítást végezzünk, és új energiával töltsük meg őket. De a rendnek nemcsak az otthonunkban kell uralkodnia; a munkahelyen is szükség van a tiszta struktúrára, az ügyekre való világos rálátásra, valamint a hatékony folyamatokra. 

Egy ötszáz munkavállalóra kiterjedt kutatás szerint a megkérdezettek 82%-a naponta fél órát tölt azzal, hogy a munkájához szükséges információkat megkeresse. Ezt sokkal hatékonyabban is meg lehet oldani.

 

Az OTRS öt tippet ad arra vonatkozóan, hogy miként fejleszthető a rend és a hatékonyság a mindennapos irodai életben.

 

1. A kommunikáció felépítése

Napjainkban sok kommunikációs csatorna létezik, így előfordulhat, hogy a beszélgetések gyorsan átláthatatlanná válnak. A legutóbbi, ötszáz munkavállaló körében végzett OTRS tanulmány szerint az irodai dolgozók több mint egyharmada napi egy órát tölt azzal, hogy az e-mailjeit rendezze. Ez az a pont, ahol egy jegykezelő rendszeren keresztül a digitálisan felépített kommunikáció segíthet. Egy ilyen rendszer a beérkező kéréseket közvetlenül a felelős szakemberhez vagy osztályhoz irányítja, így a megfelelő személyek kommunikálnak egymással. Az automatikus értesítők és emlékeztetők biztosítják a gyors választ. Az ügyfél bármikor megtekintheti az ügye aktuális státuszát.

 

2. Automatikus munkafolyamatok

Az ismétlődő munkafolyamatokat, mint például a szabadságigényléseket, a szobafoglalásokat vagy az anyagkéréseket, nem kell mindig manuálisan kezelni, ami költségekkel és feszültséggel jár. Ehelyett, a különböző jegykezelő rendszerek, mint például az OTRS automatizálhatják a mindennapi folyamatokat. Lehetőség van újabb és újabb folyamatok átvételére, és bármikor lehetőség van új folyamatjegyek létrehozására.

 

3. Önkiszolgálás a hatékonyság növelése érdekében

A dolgozók gyakran hívják telefonon a legkisebb problémájukkal is az IT helpdesket. Az ITSM megoldás részét képező GYIK-ok és tudásbázis megfelelő karbantartásával a dolgozók képesek saját maguknak segíteni, tehermentesítve a szerviz csapatot. A felmérések szintén segíthetnek a dolgozók szükségleteinek és problémáinak feltárásában, ami szintén segíti az önkiszolgáló lehetőségek fejlesztését.

 

4. Az erőforrások kezelésének optimalizálása

Általános munkahelyi jelenség, hogy a vállalat valamely osztályának egy dolgozója nem tudja, hogy mit csinál a kollégája. Ez miatt gyakran megduplázódik a feladatok száma, ami a hatékonyság csökkenését eredményezi. Ezzel szemben a digitális erőforrás-gazdálkodás mindenki számára lehetővé teszi, hogy rálátást nyerjen a kollégák munkájára. A csapat számára megosztott naptárak hozhatók létre, így az átláthatóság jelentősen nagyobb mértékű, akár a különböző osztályok között is.

 

5. Fontolja meg a felhőbe költözés.

Számos vállalat régóta gondolkodik azon, hogy on-premise (saját szerveren futó) szoftverét a felhőbe költöztesse, de még mindig sokaknak vannak a biztonsággal kapcsolatos aggályai vagy megfelelőségi szabályai, amelyek ezt nem teszik lehetővé. Amennyiben nincsenek ilyen problémák, akkor lehet, hogy most van itt az ideje a költözésnek. Ha rendszerét a felhőbe költözteti, akkor a működtetéséhez és karbantartásához szükséges erőfeszítéstől megszabadul, így több ideje lesz a legfontosabb feladatokra. A Bitkom szerint háromból két vállalat már felhős megoldásokat használ.

 

Az OTRS megfelel a legmagasabb biztonsági előírásoknak, mint például az ISO / IEC 27001 minősítésű adatközpontok és a GDPR-kompatibilis adatvédelmi folyamatok.

Kulcsszavak: kutatás OTRS

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Új készségfejlesztési programot tesztel az IBS

A jövő munkapiaci kihívásaira adott válaszként az IBS Nemzetközi Üzleti Főiskola új készségfejlesztési programot dolgozott ki UpSkill néven. Az idei tanév során kettő, a következő tanévben már hat kompetenciát fejlesztenek. Az intézmény a program idei, első évében szerzett tapasztalatai alapján alakítja ki a végleges keretrendszert, amely a várakozások szerint nagyban javítani fogja a hallgatók elhelyezkedési esélyeit.

2019. május 24. 15:56

Az ipari automatizáció kihívásai

A tapasztalatok szerint az automatizáció útjában álló legnagyobb akadályok a telepítéssel kapcsolatos költség- és időkorlátokban keresendők. Mivel ez a folyamat speciális szaktudást igényel, ezt általában egy csapatnyi, különféle programozási nyelvekben jártas és magas szintű műszaki ismeretekkel rendelkező robotikai szakember végzi.

2019. május 24. 12:47

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

A Vodafone bemutatta, mire képes Budapest első állandó 5G bázisállomása

2019. május 23. 15:50

Magyarország első állandó, élő 5G bázisállomását indította el a Vodafone Zalaegerszegen

2019. május 20. 11:20

A Cellum által fejlesztett Erste MobilePay applikáció NFC funkcióval gazdagodik

2019. május 6. 15:02

Közel 50 millió forint EU-s támogatást kapott a MIDI Mobil ID Innovációs KFT.

2019. április 25. 11:05
online sportfogadás