Az e-mail használat a munkahelyen és a GDPR!

forrás: Prím Online, 2020. február 17. 10:05

A legtöbb szervezet a mindennapi munka során az üzleti kapcsolattartásra elektronikus levelezést használ és ennek érdekében a munkatársak számára céges domain alatt postafiókot hoz létre.

Amíg a munkavállaló a szervezetnél dolgozik az egyedi e-mail cím összeköthető a munkavállalóval és így meghatároz egy természetes személyt, ennek következtében személyes adatnak kell tekinteni.

 

A GDPR előtt is sokszor előkerült információbiztonsági szempontból az e-mail-ek kezelése. Kié az e-mail?

 

Jelenleg a Munka törvénykönyve szerint a munkáltató által a munkavégzéshez adott eszközöket csak a munkához lehet használni, hacsak a munkáltató máshogy nem rendelkezik. Ebbe a körbe tartozik az e-mail cím is.

 

 

Nem javasoljuk a munkáltatók számára engedményeket tegyenek – mondta Sándor Zsolt András a Gill & Murry Adatvédelmi szakértő – mert rengeteg problémát vesz a nyakába az a munkáltató, amely engedélyezi a munkavállalói számára, hogy más célra is használhatják e-mail címüket.

 

Ha megengedjük a munkavállaók számára, hogy például webes vásárlásra, családi kommunikációra használják a cég által biztosított e-mail címet, akkor a postafiókba olyan személyes adatok kerülhetnek, amelyeknek az adatkezelője nem a cég lesz, így minimálisan is vitatható lesz ezen e-mail címek és egyéb személyes adatok kezelése. Nem lesz egyértelmű, hogy a cég részéről ki és mikor férhet hozzá a munkavállaló postafiókjához és benne a személyes adatokhoz.

 

Ebben az esetben problémát fog okozni a helyettesítés megszervezése, a postafiókba történő betekintés, illetve a postafiók archiválása.

 

Mindenképpen érdemes tehát szabályozni, hogy pontosan mire, mikor és hol lehet használni a céges e-mail címet. Kinek és miért lehet kiadni. Érdemes rögzíteni, hogy a cég kit tekint potenciális ügyfelének, akinek a partner kapcsolattartók kiadhatják az e-mail címet. Tisztázandó és szabályozandó továbbá, hogy a munkavállaló beállíthatja-e az e-mail fiókját saját tulajdonú mobiltelefonján, notebookján, és ha igen akkor milyen feltételekkel.

 

A munkavállaló által használt mobiltelefonon – függetlenül attól, hogy saját vagy céges tulajdonú – beállíthatja-e a saját iCloud, Samsung, Gmail, stb... profilját a céges postafiók mellett és a céges kapcsolattartási adatokat felszinkronizálhatja-e a felhőbe.

 

A felsoroltakon kívül számos levelezési terület lehet még, melyet cégenként érdemes rögzíteni és szabályozni mivel a NAIH több előadásában is jelezte már, hogy egy esetleges incidens esetén vizsgálja az e-mail használat szabályozottságát – tette hozzá Sándor Zsolt András a Gill and Murry Adatvédelmi szakértője.

Biztonság ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Új adatbiztonsági kockázatokkal kell megküzdenünk az „új normálisban”

A távoli munkavégzés lehetősége már régóta adott sok országban, de a koronavírus-járvány következtében a történelem során most először vált kötelezővé minden lehetséges esetben. A lakásunk a munkahelyünkké vált, a rendszeres munkavégzésre azonban a legtöbb otthon nincs felkészítve sem infrastrukturálisan, sem adatvédelmi szempontból. Az átalakuló munkavégzéssel más típusú és nagyobb fokú kiberbiztonsági kihívásokkal nézünk szembe, mint korábban. Így sokan találkozhatunk olyan komplex informatikai problémákkal, amelyek mélyreható és többszintű megoldásokat igényelnek.

2020. december 1. 16:28

Jelentős veszteséget okoz a kiberbűnözés a vállalatoknak

A legköltségesebb, kiberbiztonsággal kapcsolatos biztosítási károkért a vállalatokat érő külső támadások okolhatók, ám számszerűen a munkavállalók hibáiból és a technikai problémákból fakadó kárigények a leggyakoribbak – világít rá az Allianz Global Corporate & Specialty (AGCS) új, kiberbiztonsági trendeket elemző jelentése. (Managing The Impact Of Increasing Interconnectivity – Trends In Cyber Risk). Ebben összesen 1736 eset, és mintegy 660 millió EUR értékű, kiberbiztonsághoz kapcsolódó biztosítási kárigény elemzése olvasható, az AGCS és egyéb biztosítók által 2015 és 2020 között kezelt esettanulmányok alapján. 

2020. december 1. 10:56

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Ismét lehet pályázni a Magyar Innovációs Nagydíjra

2020. december 1. 14:57

Hazánkban elsőként továbbított röntgenfelvételt egy diák 5G-n keresztül

2020. november 24. 12:01

A virtuális térben is nagyszabású startup találkozót szervezett a Hiventures

2020. november 21. 10:18

Robbanhat itthon év végén az e-kereskedelmi forgalom

2020. november 12. 15:52
online sportfogadás