Ha eltűnik a papír, megáll az élet?

forrás: Prím Online, 2017. június 13. 15:26

Kevesen tudják, de az irodai feladatok egyharmada automatizálható lenne, azonban ez az arány ma Magyarországon alig éri el az 5 százalékot. Az xFLOWer fejlesztőjének friss kutatása pedig kimutatta, hogy a munkaidő kb. 15%-a felesleges papírtologatással telik, így az adminisztratív bérek akár 13 százaléka*, az összes költség 30%-a pedig könnyen kidobott pénz lehet. Ugyanakkor a digitalizálás kihívásai is megkövetelik, hogy a vállalati hatékonyság maximális legyen – különben oda a versenyelőny.

Magyarországon ma jellemzően papír-vezérelt életet élnek a cégek. A szakértők tapasztalata szerint azonban nem a papírt, hanem a felesleges papírhasználat okait kell megkeresni, és azokat megszüntetni. Ehhez elengedhetetlenek a folyamattámogató és dokumentumkezelő eszközök, amelyek a papír megszűnése után is működőképesen tartják a céget. Ráadásul egy jól kialakított folyamattámogató eszközzel – workflow-val – a vállalkozások kb. 30 százalékos összköltségmegtakarítást is elérhetnek – nem beszélve a hibalehetőségek számottevő csökkenéséről. (Ezen eredményeket a társaság 20 éves működése során, rendszeresen mért adataira alapozza.)

 

Bejövő, kimenő posta? Ügyfélpanasz kezelés? Űrlapok, engedélyek? Szerződések kezelése? Jóvá-hagyási procedúrákat kísérő levelezés? Sok cégvezető a homlokára csap, amikor átgondolja, milyen munkafázisok révén működik vállalkozása. Bizony, a legtöbben azt fogják látni, hogy a papírok irá-nyítják a cég ügymenetét – mindez a legtöbb esetben párosul a munkaidő alacsony kihasználásával, és a bérek papírtologatásra kifizetett felesleges hányadával.

 

 

„Az egyik ügyfelünk megkérdezte az első találkozón, mi történik, ha teljesen eltűnnek a papírok az irodájából? Mi működteti majd a cégét? Nos, ebben rejlik a workflow esszenciája. Modelleztük és bemutattuk neki, melyik dokumentum milyen munkafolyamatot igényel, majd ezeket előre megha-tározott lépésekre bontottuk, delegáltuk és nagyrészt automatizáltuk. Így a folyamatkezelő rendszer lett az irányító – az egyre inkább elektronikus vagy virtuális formában megjelenő – papír helyett. Ennél az ügyfelünknél a rendszerünk bevezetését követően az addig több napot és több munkatár-sat igénylő feldolgozói munka mindössze napi 3-5 órára apadt, a hibák szinte teljesen megszűntek. A felszabadult dolgozók hasznosabban tudták eltölteni az idejüket, a monotonitás csökkentése pedig növelte a kreativitásukat” – mondja el tapasztalatait Szederkényi Zsolt, az xFLOWer cégcsoport tu-lajdonos-ügyvezetője. 

 

Majd hozzátette: sok esetben a döntéshozók nem konkrét problémák megoldására fókuszálnak; sokkal inkább a reklámokban, magazinokban látott hívószavak – például CRM, DMS, digitalizálás, coaching, stb. – alapján keresnek megoldást. Ugyan követik a trendeket, de a probléma megoldása nem ebben, hanem az irodai, üzleti folyamatok „leképezésében”, és azok észszerű átalakításában rejlik.

 

 

Legfrissebb, májusban végzett primer kutatásuk a papírfelhasználásra tér ki, ami saját ügyfeleik kör-ében, és egy 143 hazai kkv-t számláló minta bevonásával zajlott. A felmérés egyértelműen kimutatja, hogy az üzleti folyamatokat tekintve a vállalkozások 70 százalékának ügyvitele mérhetően gyorsabb és hatékonyabb lehetne az xFLOWer használatával. Az irodai papírfelhasználás (és a nyomtatási költségek) az ügyfelek 42 százalékánál csökkent, 13 százaléknál pedig ez az arány jelentős, legalább 50 százalék volt. A megkérdezettek fele véli úgy, hogy a papírmentes iroda legfőbb gátja a hivatalos iratok sokasága és azok törvényi előírásai, kötelezettségei. Így nem meglepő, hogy a vállalkozások 54 százaléka szerint komoly fennakadást okozna az ügyvitelt mozgató iratok hiánya. Viszont tanulságos volt látni, hogy a workflow bevezetése után a nyilatkozók 73 százaléka problémamentesnek nyilvánította a papírok „eltűnését".

 

* Példa 1.: egy havidíjas workflow 1 fő adminisztratív személyzet bérköltségéért kb. 2-2,5 fő munkáját végzi el. 

* Példa 2.: egy 30 fős, 350 000 Ft/fő átlagos bérköltségű ügyviteli szervezetben havi 3,5 (évi 42!) millió Ft megtakarítás realizálható.

Megoldás ROVAT TOVÁBBI HÍREI

Magyar fejlesztés szüntetheti meg a sorokat az ügyfélszolgálatokon?

A technológia már régóta adott, hogy az elektronikus aláírásra épülő szolgáltatások segítsenek személyes ügyintézés digitális térbe terelésében, azonban a tömeges elterjedést eddig akadályozta a viszonylag körülményes használat. Egy új magyar fejlesztés változtat a helyzeten.

2017. június 22. 15:38

Költséges informatikai kimaradások

Ha leáll egy vállalat szervere vagy megbénul az informatikai infrastruktúrája, az jelentős költséggel járhat a cég számára. Mégis kevesen használnak hálózatfelügyeleti megoldásokat, amelyek segítségével megelőzhető lenne a szolgáltatások kimaradása.

2017. június 22. 11:57

Idén is sikerrel zárult az ABB hazai ösztöndíj- és női mentorprogramja

A napokban sikeresen zárultak az ABB Kft. egyetemi programjai: egy öt hónapos ösztöndíj- és egy „ABB mentorprogram női hallgatóknak” elnevezésű program, melyet a vállalat végzős női egyetemi és főiskolai mérnökhallgatók számára hozott létre.

2017. június 22. 08:25

Kövess minket a Facebookon!

Cikkgyűjtő

További fontos híreink

Közterületet neveztek el a neves informatikusról, Jánosi Marcellről

2017. június 22. 10:22

Generációs ugrást hoz a technológiában az 5G Koalíció

2017. június 19. 15:16

Gyorsítja külföldi terjeszkedését a Codecool programozóiskola

2017. május 18. 11:11

Google: Bagoly-algoritmussal a hamis hírek ellen

2017. április 27. 15:15
cloudappsportal.com