A vezetők világosan látják, hogy jelentős üzleti értékek rejlenek elzárva a papíralapú dokumentumokban, illetve 88%-uk egyetért, hogy az adatok digitalizálása és a fizikai dokumentumokban rejlő információk „felszabadítása” megkönnyítené az üzleti döntéshozatalt. Továbbá, az európai üzleti vezetők 70%-a úgy gondolja, hogy a nyomtatott dokumentumok digitalizálásával éves forgalmi szinten 5-20%-ot is meg lehetne takarítani; a válaszadók fele szerint pedig 5-10%-os, a másik fele szerint pedig 11-20%-os megtakarítást lehetne elérni.

“A vezetők tudják, hogy a nagy adatban rejlő üzleti lehetőségek túlmutatnak a digitális fogalmán, azaz foglalkozni kell az üzletileg kritikus adatokat hordozó papíralapú dokumentumokkal is. A nyomás alatt lévő vezetők, akik a vállalkozásuk visszaesése miatt nehéz döntéshozói helyzetbe kerültek, egyetértenek abban, hogy a nyomtatott adatok digitalizálás útján történő felszabadítása javítaná az üzleti döntéshozatalt. Sőt, az üzleti vezetők tisztában vannak a papíralapú dokumentumok információ mennyiségének növekvő tendenciájával a munkahelyeken. Egyértelmű, hogy a nagy adat korszakában vagyunk, és elengedhetetlen az információ gyors megszerzésének képessége, akár digitális, akár nyomtatott formában van is jelen, ezért döntő fontosságú, hogy a szervezetek felgyorsítsák digitális átalakulásukat, ezáltal üzletük fellendítését” – állt David Mills, a Ricoh Europe operatív igazgatója nyilatkozatában. 

A kutatás eredménye szerint a szervezetek több mint 50%-a még mindig 5-10 évnyi értékes információt tárol papíralapú dokumentumok formájában. Ez nemcsak az üzleti döntéshozatal kimenetelét befolyásolja, hanem a termelékenységet és az alapvető tevékenységeket is. A vezetők többsége (63%) egyetért azzal, hogy a papíralapú dokumentumok esetén az információ hozzáférés túlságosan időigényes. A különböző helyeken (iratszekrények, raktárak, pincék és iratgyűjtők) meglévő adatok tárolása gyakran jelentős költségnövelő tényezőt jelent. Világviszonylatban Londonban a legmagasabbak az éves bérleti díjak.

Míg kezdetben a digitális adatok szolgáltak a főbb kezdeményezések kiinduló pontjául, addig mostanában az üzleti vezetők egyre inkább felismerik a nyomtatott dokumentumokban rejlő információs értéket. 76%-uk nyilatkozott úgy, hogy az előző recesszió tapasztalata alapján csökkenthették volna annak a jelenre is kiható következményeit, ha megfelelőbb hozzáféréssel rendelkeznek a történelmi adatokhoz. Ebből kifolyólag a válaszadók több mint háromnegyede a gazdasági visszaesés idején több energiát fektetett az ilyen adatok digitalizálásába. Sok esetben a HR, a pénzügyi és közbeszerzési feladatok továbbra is a papíralapú dokumentum folyamatokon alapulnak, illetve bizonyos adatokat gyakran kötelezően meg kell őrizni, mint pl. az orvosi feljegyzéseket. Ugyanakkor a papíralapú dokumentumok digitalizálása egyre inkább üzleti prioritássá válik a szervezetek számára. Tízből hat válaszadó (57%) úgy gondolja, hogy ezeket az értékes adatok az elkövetkező három év során teljes mértékben sikerül digitalizálni.

„A nagy adat kezelésének első lépéseként az ezt körülvevő titokzatosságot kell eloszlatni. S ennek van egy valóban lényeges következménye. Az összegyűjtött, és kielemzett adatok értékes információként könnyen elérhetővé tehetők, amelynek felhasználásával javíthatók a szolgáltatások színvonala az ügyfelek megtartásának érdekében. A nagy adat korszakának berobbanása előtt is létezett értékes üzleti információ, éppen ezért fontos a digitális adatokon túli látásmód. A jelentősebb trendek és a történelmi adatokba történő betekintés (pl. archivált, papíralapú dokumentumok) segíthet abban, hogy egy teljesen átfogó képet kaphassunk, mely elengedhetetlen a jövő üzleti vállalkozásai számára. Különösen a gazdasági válság tette hangsúlyossá annak fontosságát, hogy a szervezetek 360 fokos rálátással rendelkezzenek a környezetükre, mind a múlt, mind pedig a jelen tekintetében. Éppen ezért döntő jelentőségű, hogy az üzleti vállalkozások összegyűjtsenek minden fontos információt, hogy a jövőben fokozhassák üzleti döntéshozatalaik hatékonyságát” – tette hozzá Mills.

További információt a csúcstechnológia változásainak hatásairól pedig ezen a linken találhat.