Magyarországon 2004 óta állíthatnak ki és fogadhatnak be elektronikus számlákat a vállalatok. A tavalyi év elején módosult a hazai jogszabályi környezet egy európai uniós irányelv alapján, amelynek célja az elektronikus számlázás megkönnyítése, illetve terjedésének elősegítése. A piaci tapasztalatok azonban azt mutatják, a legtöbb szervezet számára továbbra sem egyértelműek a változtatások, illetve az alapvető követelmények és a lehetőségek. Erre utal az is, hogy jelentős érdeklődés övezi az egyetlen, kifejezetten az elektronikus számlázásra fókuszáló hazai tanfolyamot, amelyen a NetLock Kft. munkatársa, Szabó Zoltán termékmenedzser oktat.
„Kiemelt fontosságúnak tartjuk a módszer terjedését, ezért számos különféle módszerrel igyekszünk hozzájárunk a szakmai ismeretek terjesztéséhez, a lehetséges ügyfelek edukációjához és a félreértések eloszlatásához. Ezért oktatunk a DWP Akadémia által szervezett, az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó tanfolyamon, és ezért működtetünk például online szakértői tanácsadó szolgáltatást is. A tanfolyamra érkezők visszajelzései alapján számos területen bizonytalanok a cégek, az időbélyeg szükségességétől kezdve az e-számla megőrzéséig, illetve könyveléséig” – nyilatkozta Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzsere.
A leggyakoribb kérdések
Az Áfa törvény alapján az elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmény az, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. Ehhez számos feltételnek kell teljesülnie, amelyek nem mindig egyértelműek a cégek értelmezésében.
Több kérdés az elektronikus aláíráshoz és az időbélyeghez kapcsolódik. Nem evidens például mindenki számára elsőre, hogy fokozott biztonságú és minősített aláírással is igazolható azon számlák hitelessége, amelyeket nem elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) bocsátanak ki. A leggyakoribb félreértés az időbélyeg szükségességével kapcsolatban merül fel: az ÁFA törvény nem írja elő az időbélyeg használatát az elektronikus számlák kibocsátásához, viszont rögzíti, hogy az elektronikus számlákat elektronikus úton kell őrizni. A szabályszerű megőrzéshez pedig a hatályos Számviteli törvény útmutatása alapján az Archiválás rendeletben leírtaknak kell eleget tenni. Itt egyebek mellett az szerepel, hogy ha egy elektronikusan aláírt dokumentumon nincs időbélyeg, akkor archiválás előtt el kell helyezni rajta egyet. Tehát az előírások alapján ugyan kibocsátható a számla időbélyeg nélkül, viszont ebben az esetben a megőrzéshez a kibocsátónak és a befogadónak is el kell helyeznie rajta egy időbélyeget – az archiválás előtt.
A megőrzés módja szintén bizonytalan területnek számít. Itt a fentebb már említett Archiválás rendeletben meghatározott előírások az érvényesek, amelyek kiterjednek a megsemmisülés, megsemmisítés, törlés és sérülés elleni védelemtől kezdve, az utólagos módosítás és az illetéktelen hozzáférés elleni védelmen át az olvashatóság, értelmezhetőség megőrzéséig, valamint a hitelesség és az aláíró kilétének ellenőrizhetőségéig.
Az elektronikus számlák könyvelése is gyakran kérdéseket vet fel a gazdasági szervezeteknél. Ebben az esetben az az alapvető követelmény, hogy a bizonylat és a hozzá tartozó könyvelési információk minden esetben egyértelműen, elválaszthatatlanul és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kapcsolódjanak egymáshoz. Erre alapvetően két módszer terjedt el: elektronikus könyvelési rendszert alkalmazva, a bizonylat rendszerben vezetett sorszámát társítják a bizonylathoz (ekkor a könyvelési rendszernek kell biztosítania az egyértelmű és utólag nem módosítható kapcsolódást) vagy a könyvelési információkat tartalmazó fájlt a bizonylathoz csatolják (ebben az esetben pedig elektronikus hitelesítéssel biztosítható az elválaszthatatlan kapcsolat).
Óriási érdeklődés
„Tavaly indítottuk az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó tanfolyamunkat, és idén januárban már az ötödik kurzusunkat tartjuk. Tavaly egész évben nagy érdeklődést tapasztaltunk a téma iránt, kisebb és közepes méretű vállalkozásoktól, valamint a legnagyobb cégektől egyaránt. A kormányzat részéről is folyamatos a törekvés az elektronizálás elősegítésére, ezért minden jel arra mutat, hogy ez a terület jelentős áttörés előtt áll” – fogalmazott Fodor Zoltán, a DWP Akadémia vezetője.
A tanfolyam elvégzése után a résztvevők vizsgát is tehetnek, amivel bekerülhetnek egy szakértői névjegyzékbe. Ez a vizsgával rendelkező szakemberek számára azért előny, mert igazolja és elismeri szakmai tudásukat, és növeli munkaerő-piaci értéküket, míg a munkáltatóik számára versenyelőnyt biztosít, igazolva, hogy a cég megfelelő üzleti adminisztrációs kompetenciával rendelkezik.
"Összességében nagyon jók a tapasztalataim a tanfolyammal kapcsolatban. A munkahelyem egyetértésével és támogatásával jelentkeztem a kurzusra, elsősorban azzal a céllal, hogy megtudjam, milyen hatással voltak az elektronikus számlázás folyamatára a 2013 elején életbe lépett törvényi változások. Mivel már rendelkeztem előismeretekkel az elektronikus számlázásról, különösen tetszett, hogy az előadásokon jogi és technológiai vonatkozásban is bemutatták a legfrissebb változásokat. A vizsgatétel pedig izgalmassá és hitelesebbé is tette az oktatást" - osztotta meg tapasztalatait Ádám Szilvia, a Rail Cargo Hungaria Zrt. kereskedelmi koordináció szakértője, a tanfolyam egyik résztvevője.
További információért kérjük, látogasson el a NetLock eSzámla oldalára, vagy tegye fel kérdéseit online a NetLock szakértőjének!