Az elektronikus számlázás egyre nagyobb teret hódít, egyre több szervezet ismeri fel, hogy alkalmazásával költséghatékonyabbá és környezettudatosabbá teheti működését. A közúti fuvarozás terén azonban eddig akadályokba ütközött a bevezetése, hiszen a számlához csatolandó, a teljesítést igazoló szállítólevelet csak kinyomtatott formában tudták kezelni a vállalatok. A NetLock Kft. új fejlesztésének, az eszállítólevél szolgáltatásnak köszönhetően azonban lehetővé válik szállítólevelek elektronikus kezelése, így a szállítmányozásban érintett vállalatok újabb lépést tehetnek a papírmentes működés megvalósítása felé.

 

Almási János, a NetLock Kft. fejlesztési vezetőj elmondta, hogy az első érdeklődők már ki is próbálhatják, hogy milyen előnyökkel jár az eszállítólevél alkalmazása. Azon túl, hogy ez a szolgáltatás jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket, felgyorsítja a számlázási folyamatot is. Egy fuvar teljesítésekor nem kell megvárni a papíralapú dokumentumok beérkezését, hanem a számla szinte a teljesítéssel egy időben kiállítható, hiszen az adatcsere az áruátvételkor azonnal, elektronikusan, emellett hitelesen és biztonságosan megtörténik. Manuális adatrögzítésre, adatellenőrzésre ezt követően nincs szükség, ami szintén jelentősen gyorsítja az ügyintézést. Ha pedig a számla is elektronikusan készül, akkor az áruátvételt követően percek alatt beérkezhet a megrendelőhöz. A fizetési határidőt ugyan nem befolyásolja a rendszer, de a napokkal vagy akár 1-2 héttel korábbi számlázásnak köszönhetően a pénzügyi teljesítés is ennyivel hamarabb várható.

 

Az eszállítólevél rendszerbe az érintettek elektronikus úton küldhetik el a szállítás adminisztrációjához szükséges szállítóleveleket és az ahhoz kapcsolódó fuvarokmányokat, mellékleteket. A dokumentumok EDI üzenetként vagy közvetlen kapcsolaton keresztül teljesen automatikusan érkezhetnek a cég vállalatirányítási rendszeréből az eszállítólevél megoldásba. A NetLock az EDI interfészt szabványos formában biztosítja, a különféle ERP rendszerekhez szükséges illesztéseket pedig egyedileg, az ügyfél igényeinek megfelelően készíti el. A szabványos dokumentumok mellett egyéb fájlok, például specifikációk és engedélyek is csatolhatók a szállítólevelekhez.

 

 

A szállítást végző munkatársak a rendszerben tárolt elektronikus dokumentumokat egy mobil eszköz, például táblagép segítségével tudják letölteni és megtekinteni, illetve módosítani és kiegészíteni az áru átadásakor. A szállítmány adataihoz a fuvaros is csatolhat további fájlokat, például képet vagy videót az áru átvételéről. A rendszer egy webes felületen keresztül is elérhető, amelyen a megrendelő, a szállító és a fuvaros egyaránt lekérdezheti az egyes szállítmányok adatait és állapotát, továbbá megtekinthetik a hozzájuk kapcsolódó dokumentumokat és eseményeket, illetve csatolhatnak újabb fájlokat, vagy hitelesíthetik a feltöltött dokumentumokat. A rendszer emellett e-mailes értesítéseket is képes küldeni a felhasználóknak, akik így automatikusan tájékozódhatnak a szállítmánnyal kapcsolatos fontosabb mérföldkövekről.

 

A szolgáltatás lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy kevesebb adminisztráció és nagyobb pontosság mellett végezhessék tevékenységüket, hiszen nincs szükség a szállítólevél nyomtatására, kézi kitöltésére, szkennelésére és manuális rögzítésére. Az ügymenet is gyorsabbá válik, mivel az áruátvételi igazolás azonnal megérkezik a szállítóhoz elektronikusan. Ennek köszönhetően a szállítók hamarabb kiállíthatják számlájukat, és rövidebb idő alatt hozzájuthatnak a pénzükhöz. Ráadásul a rendszeren keresztül azonnal, pontosan hozzáférhetők a naprakész információk a szállítmányokkal kapcsolatban, így az esetleges ügyintézői, vezetői és hatósági érdeklődések is késlekedés nélkül kiszolgálhatók. A papíralapú folyamatok kiiktatása pedig a költségek csökkentéséhez és a környezet megóvásához is hozzájárul.