Az email megváltoztatta az üzleti élet mindennapjait, de nem feltétlenül a legjobb irányban. Amennyiben az inboxban tárolt leveleinek száma megegyezik az Ön teendő-listáján szereplő tételek számával, akkor az email-t valószínűleg nem a leghatékonyabb módon használja. Ami kezdetben a kommunikáció egy új és hatékony eszköze volt, később addicionális munkateherré vált. Szinte minden üzleti folyamat email-es párbeszédek formájában ölt testet, pedig ennél jobb alternatívák is léteznek.

Összegyűjtöttünk 5 olyan dolgot, amit email-ek útján intézünk, pedig nem kellene:

1. CRM adatbázis

A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően email-jeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.

2. Dokumentum-tárolás

Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.

3. Projektmenedzsment-eszköz

Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?

4. Belső közösségi média

Volt már valaha részese olyan email-es párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm” és „OK, rendben” típusú email-ek.

5. Riporting eszköz

Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az email-es levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.

Van egy közös dolog a fentiekben: az email-t az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is.

Az egyenlet érdekes aspektusa, hogy az eredetileg információtárolásra és -kinyerésre használt rendszerek egyre interaktívabbá és közösségi szemléletűbbé kezdenek válni. A UNIT4 ERP rendszere jó példázza ezt a tendenciát. Az ügyviteli folyamatok résztvevői az időrabló és sokszor követhetetlen email-tenger helyett rendszeren belüli együttműködési lehetőségek segítségével tudják egyeztetni a folyamatokat, vagy megosztani egymással a dokumentumokat.

Tehát miközben egy kapcsolattartásra szolgáló rendszert (email) használunk ügyviteli rendszerként is, az ügyviteli rendszerek (mint például az ERP) egyre alkalmasabbá válnak a kapcsolattartásra is. Nagyon valószínű, hogy az ügyviteli rendszerek és a kapcsolattartásra használt rendszerek közötti határ hamarosan elmosódik, mivel nyilvánvalóan könnyebb és hatékonyabb az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatos párbeszédeket a rendszeren belül tartani, mintsem a régmúlt levelezései között kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat.

Az már tisztán látszik, hogy az email-ek használatának jelenlegi módja nem tartható fenn hosszú távon, ugyanis az email-ek és csatolmányok email-szervereken történő tartós tárolása és kezelése nem csak hogy nem hatékony, de drága is. Ez viszont lehetőséget teremt az ERP szállítóknak és felhasználóknak arra, hogy az eddig email-ben folytatott párbeszédeket átköltöztessék egy erre alkalmasabb platformra, és ezeket az aktuális üzleti folyamatok és dokumentumok köré központosítsák, ami a felhasználók számára jelentős időmegtakarítást, a vállalatoknak pedig nagyobb költséghatékonyságot biztosít.