A CRM-szoftver két fő irányból közelíti meg az ügyfélkapcsolat-kezelést. Az ügyféloldalon követhető, a cégen belül melyik részlegen milyen őt érintő esemény történt, mi várható, milyen egyéb, vele összefüggő teendők jelentkeznek. A munkatársak irányából pedig bármikor, napi szinten ellenőrizhető, kinek milyen teljesített és elmaradt feladatai vannak, naponta hány kontaktot létesített, mennyit telefonált, hány kiszállása volt, hány órát dolgozott a gépen, mennyi számlázható szolgáltatást adott el stb., amely az adott területen dolgozók munkájának mérési alapját képezheti. A CRM-szoftverek e képviselőjének másik nagy előnye a programban - intelligens kézikönyv formájában - létrehozható tudásbázis, amelyben az egyes, gyakran felmerülő ügyfélproblémák rögzíthetők, s így maradandóvá válhat az egyes részlegeknél felhalmozódó tudásanyag, és többek között a rendszeres ügyfélkérdések megválaszolása is egyszerűbbé tehető. A bevezetés alatt, mint saját tapasztalatuk is bizonyítja, a szoftvert, hogy maximálisan kihasználhatók legyenek a benne rejlő lehetőségek, az adott céghez kell igazítani, aminek költsége megközelítőleg egy 10 felhasználós változat árának felel meg.