Alapvető változást hozhat a könyvelők mindennapi munkájában egy hazai innováció. Az SDS Zrt. fejlesztése egyenesen a könyvelő programjába továbbítja a számla képét és adatait, megtakarítva a rögzítési munkát, és visszakereshető módon tárolja is azokat. Ezzel megszűnnek az adatrögzítési hibák, az iratok elkallódása, és a könyvelők túlterhelése a bevallási határidők környékén. A rendszer ráadásul nem igényel külön telepítést, bármely cégnél, bármilyen könyvelőprogramhoz könnyen illeszthető.

A kkv szektorban évtizedek óta bevett gyakorlat, hogy a cég képviselője elviszi a számlákat a könyvelőhöz, vagy a könyvelő gyűjti be azokat, majd egyesével, kézzel rögzíti a programba – ismertette Kornis György, az SDS Zrt. egyik vezetője. Az első gond ezzel a gyakorlattal számlák utaztatása. Időbe és pénzbe kerül maga az út, és nem biztos, hogy minden számla eljut a könyvelőhöz, de az út során is elkeveredhet, a rögzítéskor pedig elütések és más hibák fordulhatnak elő. A másik probléma, hogy a havonta, vagy még ritkábban lekönyvelt számlák egyszerre jelentenek rengeteg munkát a könyvelők számára, a begyűjtött számlák pedig tonnaszám halmozódnak, néha kallódnak egy-egy könyvelőirodában, amit aztán (jellemzően év végén) visszacipelnek az ügyfelükhöz, majd egy adóellenőrzés alkalmával ismét vissza a könyvelőhöz.

A most kifejlesztett, Sdsys (Smart Document System) nevű rendszerrel mindez megszűnik. Az adott cég a beérkező, vagy kiállított számlát beszkenneli és az azonnal megjelenik a könyvelő programjában. A könyvelőnek csak el kell fogadnia az automatikusan rögzített adatokat, amelyek helyességét a számla megjelenő képén ellenőrizheti. Ez még azokkal a könyvelőprogramokkal is működik, amelyek önmagukban nem rendelkeznek dokumentumkezelő, vagy grafikus felülettel. Ahogy a könyvelő lépked a befogadott vagy kiállított számlák között, mindegyiknek látja a tartalmát is. A könyvelőknek semmi új technikát nem kell tanulniuk, a megoldás az eddigi munkájukat teszi még rendezettebbé és gyorsabbá, miközben pontosan dokumentálódik, hogy milyen számlák érkeztek be hozzá, és mikor.

A fejlesztés egyik nagy erénye, hogy semmilyen bevezetési procedúra nem tartozik hozzá. Azoknak a könyvelőknek, akiknek a programjában benne van az sdsys csatolófelület, egyszerűen csak használniuk kell ezt, illetve közölni az ügyfeleikkel, hogy számláikat a továbbiakban ezen keresztül küldjék el számára. Ennek egyetlen előfeltétele, hogy a könyvelési programok készítői a legújabb frissítéseikbe beépítsék az sdsys kompatibilitást.

Becslésünk szerint mintegy két éven belül a hazai könyvelők ügyfelei, tehát a magyar kkv szektor fele az új megoldással „utaztatja” majd számláit, az ehhez szükséges csatolófelület pedig egyfajta „dokumentumközműként” minden könyvelőprogramba bekerül majd. Ezzel együtt célunk – zárta szavait Kornis György – hogy az új lehetőség ne csak Magyarországon, de Európa más országaiban is teret hódítson.