Az OKI adatai szerint átlagosan 19,5 százalékkal vetheti vissza a vállalati összteljesítményt a nyomtatók, multifunkciós készülékek, fénymásolók helytelen használata. Ezzel szemben az optimalizált dokumentumkezelés kényelmesebbé és hatékonyabbá teheti a KKV-k és nagyvállalatok munkavégzését. Az OKI tapasztalatai alapján a menedzselt nyomtatási szolgáltatások (Managed Print Services, MPS) mindezek mellett akár 30 százalékkal képesek csökkenteni a nyomtatásra fordított kiadásokat.
Az irodai dolgozók nyomtatási és készülékhasználati szokásai nehezen nyomon követhetők, főként a nagyobb cégeknél. Sok vállalat így nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával. Az OKI felmérése szerint a dokumentumkezeléssel kapcsolatos kiadások 47 százalékát ráadásul rejtett, nem racionalizált költségek adják. A fenti tényezők a vállalatok teljesítményére is hatással vannak, és mintegy 20 százalékkal csökkenthetik azt.
A változatosság nem mindig gyönyörködtet
Az OKI tapasztalatai azt mutatják, hogy a cégek nem megfelelő nyomtatási folyamatainak kialakulásáért egyszerre több tényező felelős. Az egyik ilyen az ésszerűtlen termékválasztás, amikor a nyomtatók beszerzése tervezés helyett egy-egy felmerülő igény alapján történik. Az így kialakult, jellemzően vegyes eszközpark sok esetben megnövekedett energiafogyasztást és az eltérő üzemeltetési költségekből adódó nagyobb kiadásokat jelent.
A különféle gyártóktól származó gépek esetében a megfelelő használat elsajátítása is nehezebb, a szervizelés és kellékanyag-utánpótlás megszervezése pedig nehezen átlátható, ami többletmunkát ró a személyzetre, és kiszámíthatatlanná teszi a költségeket. Sokan döntenek továbbá az idősebb, ám még működőképes berendezések napi szintű használata mellett annak ellenére, hogy azok már nem képesek az elvárásoknak megfelelő nyomtatási, szkennelési minőséget nyújtani, ráadásul üzemeltetésük gazdaságtalan.
Egy kézben a megoldás
Az úgynevezett menedzselt nyomtatási szolgáltatás (MPS) lényegesen egyszerűbbé és költséghatékonyabbá teszi az irodai dokumentumok kezelését. Az OKI személyre szabott MPS megoldásának lényege, hogy a vállalat dokumentumkezelési berendezéseit és folyamatait külső szakértő bevonásával optimalizálja. A szervezet ezáltal visszanyeri az ellenőrzést, illetve az átláthatóságot a nyomtatás és annak költségei felett, ami felszabadítja a feleslegesen lekötött kapacitásokat. A cég így alaptevékenységére tud fókuszálni, és a nyomtatással kapcsolatos kiadásait akár 30 százalékkal csökkentheti.
„Az MPS egyéb előnyei mellett egyben kényelmes megoldás is. Nyomatszám-alapú, fix havi díja ugyanis tartalmazza a dokumentumkezeléshez kapcsolódó egyéb költségeket is, úgy, mint az üzemeltetést, a hibajavítások elvégzését, a garanciális jótállást, a kellékanyag-utánpótlást, valamint a tanácsadást és folyamatos riportálást. A szolgáltatás igénybevétele gazdaságilag igen kifizetődő stratégiai döntés, amely már rövid távon is érzékelhető pozitív hatást eredményez a vállalatok életében” – mondta Szabó Zsolt, az OKI Magyarország MPS szakértője.