Évente százezreket takaríthatnak meg a hazai kis- és középvállalkozások azzal, hogy többé nincs szükség saját elektronikus aláírásra vagy időbélyegzőre az elektronikus számlák kibocsátásához, ahogy természetesen postaköltségre sem. Egy új hazai fejlesztés a végletekig leegyszerűsítette az e-számlák kibocsátását, így az most már valóban mindenki számára elérhető. Ez a fejlesztés meghozhatja a régóta várt áttörést az elektronikus számlák terjedésében, ami környezetkímélő, korszerű és gazdaságos. Hazánkban még mindig 10 százalék alatt van az e-számlák aránya, miközben például Dániában már kizárólag ilyet használnak.
Alapvetően változtat az e-számlák kibocsátásának hazai gyakorlatán egy új magyar fejlesztés. Az e-számlákkal szemben támasztott előírások közül a két legfontosabb, hogy garantálja az eredetiséget és a változtathatatlanságot. Előbbit rendszerint digitális aláírással, utóbbit időbélyeggel oldják meg. Mindkettőt hozzá kell kapcsolni a dokumentumhoz, hogy azt a jogalkalmazók – így az adóhivatal és a bíróságok – a papírformátumú számlával egyenértékűként fogadják el. Ehhez a számla kibocsátójának előzetesen be kell szereznie egy elektronikus aláírást és lehetőséget, hogy kibocsátott dokumentumait időbélyeggel lássa el. Ha mindez megvan, meg kell állapodnia egy elektronikus archiválással foglalkozó céggel, hogy az így létrehozott dokumentumok törvényben meghatározott tárolását a következő években meg tudja oldani – ahogyan arra a papír alapú számláknál is szükség van.
Tovább nehezítette a helyzetet, hogy az e-aláírás, az időbélyeg, az archiválási díj együtt – szolgáltatótól függően – évente több tízezer forintba kerül. Nem csoda, hogy bár a törvények 2001 óta lehetővé teszik a digitális aláírás használatát és az elektronikus számlakibocsátást, ezek a mai napig nem nagyon terjedtek el hazánkban. A vállalkozások ugyanakkor sokszor készítenek egyszerű PDF formátumú file-t és küldik el vevőiknek elektronikus számlaként. Ez azonban nem elegendő, mert nem teljesíti a fenti feltételeket, így egy adóhatósági ellenőrzés során könnyen bírsághoz vezethet.
Az új hazai fejlesztés mindezt egy huszárvágással megoldotta. Mivel a számla az SDS rendszerében azonnal archiválásra kerül, a számla előállítójának és befogadójának semmilyen további teendője nincs. A mostani fejlesztés nemcsak, hogy megfelel az előírásoknak, de a használata is végtelenül egyszerű. A vállalkozás a számlázóprogramból egyenesen elküldi a számlát a vevőjének, ami közben „átmegy” az SDS rendszerén és – amennyiben regisztrált az új szolgáltatásra – semmi más teendője nincs. Ezért számlánként mindössze 30 forintot fizet, amiben benne van a 10 éves archiválás díja is. Ez elenyésző a digitális aláírás, archiválás, időbélyegző költségeihez képest, a postaköltséggel pedig nem is érdemes összevetni, hiszen egyetlen szabvány levél elküldése is 115 forint.
A befogadónak, ahogy a papír számláknál is, semmilyen költsége nincs. Egy egyszerű regisztráció után elkezdi használni a kliensprogramot, ami az ő számára egy ingyenes e-számla tároló alkalmazásként működik (hiszen ő nem akar küldeni, csak fogadni fog, tehát regisztrál, de nem kell feltöltenie az egyenlegét).
A fentiek miatt mostanra minden akadály elhárulni látszik az e-számla széleskörű elterjedése elől. Európai összevetésben Dániában kizárólag elektronikus számlák vannak forgalomban, de a spanyol, finn, svéd kormányzati szervek is csak elektronikus számlákat fogadnak be. Magyarországon még mindig 10 százalék alatt van a cégek közötti az e-számla forgalom aránya, de minden szereplőnek – beleértve a kormányzatot is – egyértelmű érdeke, hogy ez minél hamarabb növekedjen. A most létrejött megoldás ennek a folyamatnak adhat jelentős lökést.