1. Vezessük a feladatokat!

A hatékony időmenedzsment első lépése, hogy átlátható listában vezetjük és nyomon követjük a feladatokat. Erre számos különböző platformot találunk, például kifejezetten ilyen célra tervezett számítógépes és mobilos alkalmazások közül is válogathatunk, de a vállalati felhasználásra szánt levelezőrendszerek beépített feladatkezelői is a segítségünkre lehetnek. A Novell GroupWise feladatkezelőjével például az e-mailben érkezett kéréseket is egy mozdulattal feladattá alakíthatjuk, és az új taskok létrehozása is mindössze néhány kattintásba kerül. Összetettebb, többemberes projekteknél pedig olyan csoportmunka-megoldásokat is igénybe vehetünk a feladatok követésére, mint például a Novell Vibe.

 

Sokan a tervezéssel és a listaírással kezdik a napot, azonban egyesek szerint hasznosabb, ha még a munkanap végén előre megírjuk a másnapi teendőlistát. Ennek köszönhetően gyorsabban indulnak a napjaink, ráadásul este, otthon is jobban ki tudunk kapcsolni, mert „kiüríthetjük” a fejünket, nem érezzük úgy, hogy észben kell tartanunk másnap reggelig a munkához kapcsolódó feladatokat. A kikapcsolódás pedig azért is fontos, mert a legtöbb embernek 7-8 óra alvás szükséges ahhoz, hogy megfelelően tudjon koncentrálni napközben.

 

 

2. Állítsunk fel prioritásokat!

Ha óriási feladathalom tornyosul előttünk, és nem tudjuk, melyik teendővel kezdjünk, hajlamosak vagyunk arra, hogy először a legkönnyebbnek állunk neki. Ez azonban sokszor nem célravezető, ezért érdemes először áttekinteni a fontossági sorrendet. Egy fejlett feladatkezelő eszköz ebben is hatékony segítséget nyújthat. A Novell GroupWise megoldásában például a határidő és kategória mellett prioritást is hozzárendelhetünk az egyes feladatokhoz, és ezek szerint sorba is rendezhetjük azokat, így jobban átlátjuk, mire kell koncentrálnunk. 

 

3. Tervezzünk és ellenőrizzünk!

Javasolt azt is előre megtervezni, melyik feladatra mennyi időt szánunk, majd ellenőrizni, tartottuk-e a tervet. Ha gyorsabban végeztünk, akkor legközelebb kevesebb időt irányozhatunk elő magunknak az adott munkára. Ha pedig lassabban, akkor célszerű megkeresni a csúszás okát, és optimalizálni.

 

4. Felejtsük el a multitaskingot!

Ha több dologgal foglalkozunk egyszerre, az rendkívül sokat ront a hatékonyságon, ráadásul egyes kutatások szerint még az agyműködést is károsítja. Tartsuk magunkat a prioritási listához, és haladjunk egyesével! Az időközben beérkezett feladatokat pedig tervezzük be későbbre, amennyiben nem számítanak extra sürgősnek. A legtöbben az e-mailek megválaszolását érzik halaszthatatlannak, pedig a legtöbb üzenet esetében semmiféle kárt nem okoz, ha egy-két órával később reagálnak rá. Érdemes a levelezésre is külön időszakokat betervezni a nap folyamán, így nem borítják fel a napirendünket a beözönlő e-mailek.

 

5. Küszöböljük ki a zavaró tényezőket!

Nem csak az e-mailek vonják el a figyelmünket, rengeteg egyéb fölösleges aprósággal el tud menni az időnk. Ha fontos feladatra koncentrálunk, érdemes minél többet kiiktatni ezek közül a zavaró tényezők közül, Például kapcsoljuk ki az azonnali üzenetküldő alkalmazásokat, és amennyiben megengedhetjük magunknak, a kiemelt projektek esetén tegyünk ki „ne zavarj” táblát az ajtónkra, és ne vegyük fel a telefont. Ugyanúgy, ahogyan egy személyes találkozót vagy megbeszélést sem szakítunk félbe egy telefonhívás miatt. Inkább hívjuk vissza ezeket az embereket az erre betervezett időnkben, hogy megtarthassuk a fókuszt a legfontosabb feladatokon.

 

6. Használjuk ki az utazással töltött időt!

A legtöbbünk számára legalább fél óra, amíg beérünk a munkahelyünkre. Ezt az időszakot kihasználhatjuk arra, hogy ráhangolódjunk a munkára. Vezetés közben átgondolhatjuk az előttünk álló feladatokat, ha pedig tömegközlekedéssel utazunk, a leveleinket is áttekinthetjük, és az adott iparághoz kapcsolódó híreket is átböngészhetjük. Ha a munkaadónk már bevezette a távmunkához és mobil eszközök biztonságos használatához szükséges megoldásokat, akkor egy-két feladattal már azelőtt végezhetünk, hogy beértünk a munkahelyre, így rendkívül hatékonyan indulhat a nap.