Ha valamiért hirtelen egy évekkel ezelőtti beszélgetésben vagy levélben megemlített információt kell előkeresni, a legtöbben azt sem tudják, hova kapjanak. Kivéve azokat, akik megfelelő módon, modern eszközökkel archiválják a különféle csatornákon zajló kommunikációt. A Micro Focus szakértői szerint is érdemes különös figyelmet fordítani a területre, hiszen számos okból szükség lehet korábbi adatokra, az auditoktól kezdve a biztonsági problémákon át a hatékonyság növeléséig.
A nagyobb és közepes méretű vállalatok jelentős részénél alkalmaznak valamilyen archiválási megoldást, elsősorban védelmi és megelőzési céllal. Például azért, hogy megőrizzék az adatokat arra az esetre, ha jogi okokból szükség lenne rájuk, illetve, hogy eleget tegyenek bizonyos szabályozási előírásoknak. Más archiválási módszerek pedig az informatikai szakemberek munkáját segítik, így többek között növelik a tárolás hatékonyságát az e-mail szerveren és egyéb kiszolgálókon, illetve lehetővé teszik a cég alkalmazottai számára, hogy önkiszolgáló módon tudjanak keresni régi tartalmaikban anélkül, hogy az IT-részleg segítségét kellene kérniük.
Az archiválás azonban több előnyt kínálhat az informatikusok munkájának egyszerűsítésénél és egyfajta biztonsági hálónál baj esetére. Az elektronikus kommunikáció központi archívuma többek között az írásos „beszélgetésekről” is képet ad, ami akár a jobb üzleti döntések meghozatalában is segítheti a vállalatokat.
Érdemes ezért időről időre átgondolni az archiválási módszereket, hiszen elképzelhető, hogy a modernebb megoldások jobb funkciókat kínálnak. Azt is célszerű továbbá megvizsgálni, hogy be kell-e vonni új elemeket az archiválandó tartalmak közé, így például a mobil készülékekkel vagy a közösségi médiában generált adatokat, és erre milyen lehetőségek léteznek.
Mit, miért?
Egy iparági kutatás szerint a leggyakrabban archivált tartalmak között magasan vezetnek a céges e-mailek, majd ezt követik a vállalati felhasználók fájljai. Egyre több szervezetnél terjesztik ki azonban az archiválást többek között a SharePointban és egyéb csoportmunka-eszközökben tárolt információkra, az általuk használt fájlszinkronizáló és -megosztó platformokra és chatrendszerekre, a céges telefonokon található adatokra, illetve a szervezet közösségimédia-profiljain megosztott posztokra.
Ezek mind olyan fontos információkat tartalmazhatnak, amelyek segítséget nyújthatnak többek között a vállalat hatékonyságának növeléséhez és kommunikációjának fejlesztéséhez, az esetleges adatszivárgások azonosításához vagy akár az alkalmazottak motivációjának megértéséhez.
Profi segítség
Akár fejleszteni kívánják meglévő archiválási módszereiket, akár most először szeretnének bevezetni egy új megoldást a fontos adataik hosszú távú megőrzésére, a vállalatoknak mindenképpen érdemes megvizsgálniuk, milyen lehetőségeket kínálnak a legfejlettebb eszközök.
A Micro Focus archiválási megoldása, a Retain például lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy egységes módon őrizzék meg az üzleti kommunikáció minden elemét az e-mailektől kezdve a közösségimédia-posztokon át egészen a mobilos tartalmakig, legyen szó privát vagy vállalati tulajdonú, Android, BlackBerry vagy iOS készülékekről. Az eszköz helyben, valamint a felhőben egyaránt használható, és együttműködik Exchange, Office 365, Gmail, GroupWise, Bloomberg, és IBM Notes rendszerekkel egyaránt. Segítségével egyetlen központi helyen tárolható és kereshető minden archivált elem, beleértve az e-maileket, csatolmányokat, feladatokat, mappákat, jegyzeteket, naptárelemeket és -bejegyzéseket, megosztott naptárakat, valamint korábban törölt tételeket. Szükség esetén így rendkívül gyorsan és könnyen elérhető, illetve kereshető az eltárolt kommunikáció.