A vállalatok egyre nagyobb arányban térnek át a papírmentes megoldásokra, és egyre inkább kikopik a munkaidő nyilvántartások nyomtatott része – derült ki a PS, 150 cég körében végzett kutatásából. A vállalat 4 kategóriára osztotta a munkaidő nyilvátartásokat, amelyek:

    I. Papír alapú, kézzel töltött és kézzel rögzítendő 

    II. Papír alapú, de géppel töltött és kézzel rögzítendő – pl. emailtestben vagy szöveges fájlban érkező adatok

    III. Elektronikus, de nem teljesen automatizált - pl. táblázatos forma ami makróval/átalakítással betölthető más szoftverbe

    IV. Teljesen automatizált – pl. valamilyen felhő alapú munkaidőnyilvátartó szoftver

 

A kutatás adataiból egyértelműen látszik, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál nagyobb valószínűséggel automatizálja munkaidő nyilvántartását. Míg a 0-25 munkavállaló közötti cégméret esetében mindössze 1% használ ilyen megoldást, a 100 fölötti munkavállalóval rendelkező vállalatok már 47%-ban tértek át online vagy felhő alapú rendszerekre (IV. kategória). Az szintén látszik, hogy a papír alapú nyilvántartás (I. és II. kategória) főleg a kisebb cégeknél tartja magát, a 0-25 főt foglalkoztató cégek 96%-a, míg a 26-99 főt foglalkoztató cégek 70%-a, a 100 főnél több munkavállalót foglalkoztató cégek már csak 25%-a használja ezt a módszert. 

 

Az automatizált munkafolyamatok egyelőre inkább a nagyobb vállalatoknál elterjedtek, hiszen náluk van olyan mennyiségű adat, amelyet manuális munkafolyamatokkal már nem lehetne kezelni. Ugyanakkor a tapasztalatok alapján számos vállalatról elmondható, hogy ha készen megkapnák a rendszereket, akkor szívesebben élnének az automatizáció adta lehetőségekkel, de önállóan nem akarnak vagy nem tudnak erőforrásokat allokálni egy ilyen platform kialakítására.

 

Jelenleg az egyik legelterjedtebb automatizált rendszer a digitális beléptető kapu és a kapcsolódó online jelenléti íveket kezelő felület, ami az egyes munkavállalókról minden szükséges információt automatikusan eltárol emberi beavatkozás nélkül. Lényegében hagyományos kapus beléptetési rendszert és a papíralapú jelenléti ívet már csak ott használnak, ahol internet hálózat elérés hiányában erre nincs lehetőség, de ennek hatékonysága jelentősen elmarad a digitális megoldásoktól: egy közepesen bonyolult jelenléti ív berögzítése kb. 1,5 perc/fő, azonban az online rendszernek csak néhány percet vesz igénybe egy több száz fős állomány adatainak kezelése.

 

„Az online jelenléti rendszer előnye, hogy segítségével több manuális folyamat is kiküszöbölhető, elkerülhetők a hibás rögzítések és az elírások. A rendszer további előnye, hogy egyértelműen látszik, hogy ki, mikor, milyen adatokat adott le, illetve például melyik vezető nem hagyta még jóvá a hozzá tartozó munkavállalók nyilvántartását, tehát az ellenőrzés folyamata is meggyorsítható” – mondja Varga Judit, a Process Solutions menedzsere.

 

Az esetleges ki/bejelentkezések elmaradása esetén utólag is felül lehet írni a kártya adatokat, illetve az elmaradt információkat, vagy az adatok összefésülésével riportokat is könnyedén készíthetünk a már begyűjtött információkból. Állandó vagy ideiglenes jogosultságok beállításával jól megoldhatók a helyettesítések, így a szabadságok alatt sem csúszik az adatok kezelése, illetve lehet előre tervezni.

 

A jelenléti ívek mellett az automatizált folyamatoknak leginkább a jóváhagyási és adatfeldolgozási fázisoknál van jelentősége: általánosságban elmondható, hogy jelentősen felgyorsítja a szolgáltató és az ügyfél közötti munkafolyamatok elvégzését, ha a jóváhagyási fázis lehet automatizált. 

 

„Az automatizáció és a digitalizáció következő lépését az eszközfüggetlen (mobil, tablet, számítógép), felhő alapú megoldások jelentik, amire már látunk példákat és igényt egyaránt a piacon. A munkáltatók és a munkavállalók számára egyaránt könnyebbséget jelent, ha adataikat bármikor és bármilyen eszközről megtekinthetik vagy akár kezelhetik is” – tette hozzá Varga Judit.