Az elmúlt két évben duplájára nőtt az irodákban is használt nyomtatópapír ára és sokat lehet hallani arról is, hogy a közeljövőben akár hiány is felléphet a papírtermékek piacán. Mindez azt is jelenti, hogy a papírmentes működés, a digitalizáció, nemcsak zöldebbé, de olcsóbbá is teheti a cégek vagy az állami szektor működését hosszútávon, ahol százezres, milliós nagyságrendben nyomtatnak dokumentumokat.
„Egyre több ügyfelünktől halljuk, hogy lokális-, globális iránymutatások hatására korlátozzák és egyre szigorúbban ellenőrzik az irodai papír felhasználását. Korábban inkább a hosszútávú fenntarthatóság miatt került mindez előtérbe, de mára a papír ára is drasztikusan megemelkedett, így mostanra a megtakarítási szempont, azaz a költséghatékony működés is egyre jelentősebb. Fontos érteni, hogy ma már tulajdonképpen, főleg a megszokás miatt használunk papírt az irodai-, üzleti- és a közigazgatási folyamatok támogatására. A technológiai háttér már több évtizede adott ahhoz, hogy elektronikusan, a digitális térben maradva írjunk alá bármilyen dokumentumot, szerződést, okiratot, sőt bármilyen digitális tartalmat vagy akár tranzakciót.” – emelte ki Espán Zsolt a digitális hitelesítésre és e-aláírásokra specializálódott Microsec értékesítési igazgatója.
COVID után a nyomtatópapír árának hektikus változása is lökést adhat a digitalizációnak?
„A COVID lezárások alatt számos partnerünk tért át elektronikus aláírásra, mert az otthoni irodákba kényszerülő alkalmazottak már nem minden esetben voltak képesek nyomtatni, majd papíron, tollal aláírni és postázni a szükséges dokumentumokat. Teljesen körülményessé váltak a papír alapú folyamatok. Továbbá a napi szintű ügyviteli folyamatoknak személyes találkozás nélkül is működniük kellett. Egy e-aláíró tanúsítvány birtokában minden olyan dokumentumot, amelyet korábban tollal, kézzel írtak alá, már nyomtatás nélkül elektronikusan tudtak szignózni úgy, hogy a dokumentumok megosztása, továbbítása is a digitális térben történt.” – mutatott rá Espán Zsolt. A szakember szerint egyfajta digitális robbanás zajlott ezen a területen is a lezárások időszakában: jelentősen nőtt az elektronikusan aláírt dokumentumok száma. Most a papír árának szignifikáns növekedése – amely (kereskedőtől függően) 2-3 szoros dráguláson is keresztül ment az elmúlt években – terelhet át egyre több és több céget papírmentes, olcsóbb és digitalizáltabb működésre.
Sok kicsi, tényleg sokra mehet…
„A drasztikus energiaár-növekedésre, a globális gazdasági helyzetből adódóan vagy inflációs hatások miatt egyre dráguló alapanyag árakra kevés hatása lehet a legtöbb vállalatnak. Azért azonban bárki tud tenni, hogy kisebb-nagyobb belső megtakarításokat, költségoptimalizálást hajtson végre. Ebben a papíralapú folyamatok digitalizációja vonzó lehetőségnek tűnik és gyakorlatilag adja is magát az elektronikus aláírás, mint megoldás. Ha csak azt vesszük, hogy január végén az M30-as NAV nyomtatványokat milliós nagyságrendben nyomtatták ki, miközben ez digitálisan is átadható lett volna már az alkalmazottaknak, akkor rögtön érezhetővé és egyértelművé válik, hogy mennyi pénzt költünk még mindig – tulajdonképpen feleslegesen – irodai nyomtatásra és magára a papírra is.” – foglalta össze Espán Zsolt.
Milyen dokumentumokat írhatunk alá elektronikusan?
A hazai és uniós jogszabályok (különösen a bizalmi szolgáltatásokat szabályozó ún. eIDAS rendelet) alapvetően teljes körben támogatják az e-aláírás alkalmazását. Akár üzleti-, akár magánügyben járunk el, bármilyen általunk elektronikusan, minősítetten aláírt és időbélyegzett dokumentum teljes bizonyító erejűnek minősül. Így bármilyen jogi eljárásban, bíróság előtt a kézzel – akár két tanú előtt tett – aláírással egyenértékű. Jellemzően bármilyen iratot, szerződést, teljesítés igazolást, beszerzési/közbeszerzési vagy audit dokumentumot, munkaszerződést, HR dokumentumot, elektronikus tranzakciókat vagy éppen NAV-os, CSOK-os beadványt is aláírhatunk elektronikusan.