A Vivendi magyarországi fejlődését már évek óta SAP rendszer támogatja, mely a szervezet változásait, bővülést és az újabb és újabb vállalatok integrálását is rugalmasan szolgálta ki. A fejlesztés következő állomása a belső beszerzési folyamatok teljes elektronizálása lett, melyet a Vivendi csoport egységesen az SAP BBP termékével oldott meg. Így a teljes beszerzési folyamat elektronikus úton zajlik.

Funkcionalitás pár mondatban:

ˇ Igénylők intranetes, könnyen kezelhető webes felületen töltik ki beszerzési igényüket, kiválasztva a megfelelő vállalatot, költséghelyet, szállítót, várható árat, stb. ˇ

ˇ Igény tartalmától függően workflow segítségével a megfelelő jóváhagyókhoz kerül engedélyezésre. ˇ

ˇ A megrendelőt a beszerzés a hagyományos módon készíti el. ˇ

ˇ A számla érkeztetése közvetlenül a helyi könyvelőkhöz érkezik, legyen az akár Szegeden akár Esztergomban, akik azt SAP R/3 rendszerben könyvelik, majd szkennelik. ˇ

ˇ A könyvelt számla az eredeti igénylőhöz majd költséghely-felelőshöz kerül utalványozásra. Nekik lehetősségük van a könyvelő által beszkennelt számlát vagy egyéb csatolt dokumentumokat, mellékleteket megtekinteniük, a számlát fizetéshez engedélyezniük, vagy más illetékesnek továbbítaniuk.

Projekt céljai:

ˇ papírmentes beszerzési igény és számlafeldolgozás ˇ

ˇ strukturálható elektronikus engedélyezési folyamatok ˇ

ˇ területi széttagoltságból eredő problémák csökkentése, utazó dokumentumok elkerülése ˇ

ˇ azonos igénylési felület, egységes és integrált beszerzési és engedélyezési folyamatok (workflow) a cégcsoport összes tagjánál és igazgatóságánál ˇ

ˇ lerövidített feldolgozási folyamat (kb. -70 %) ˇ

ˇ folyamatos státuszkövetés lehetősége az igénylők számára ˇ

ˇ felhasználóbarát, HTML technológiára épülő felhasználói felület ˇ

ˇ lehetőség van belső beszerzési katalógus vagy szállítói web-áruházak integrálására, tovább gyorsítva és egyszerűsítve a folyamatot ˇ

ˇ hatékonyabb az emberi erőforrás kihasználtság mind a beszerzési, mind pedig az IT szervezetben