Átutalási megbízás, munkáltatói igazolás, szabadságnyilvántartó, orvosi karton, menetlevél – ezek nélkül a papírok nélkül aligha boldogulnánk az életben. A Papír Box nem szigorú számadású nyomtatványaival találkozhatunk nap mint nap. Lehet, hogy otthon rejtőznek egy borítékban, rajtuk a személyes adatainkkal.

 

Miért jó a sorszámozás?

 

A sorszámozás sokat segíthet a nem szigorú számadású nyomtatványok rendszerezésében. Ha mondjuk több száz dokumentummal dolgozunk, ez életmentő lehet. Nem veszünk el a papírok tengerében, és nem töltünk órákat a kutatással.

 

Ahhoz, hogy ne ússzunk el a papírmunkával, itt van néhány bevált tipp. 

 

• Jelöljünk ki irattartókat, mappákat! Válasszunk különböző színűeket, esetleg érdemes felcímkézni őket, hogy egy pillantással be tudjuk azonosítani.
• Tanácsos tematikusan vagy időrendben elrendezni a polcokon vagy a szekrényben, így a leggyakrabban használt dokumentumok könnyen elérhető helyen lesznek.
• Az éppen futó projektekhez tartózó nyomtatványokat tartsuk kéznél, mondjuk az asztalunkon néhány függőmappában.
   

Szabványosítás és egységesítés

 

A szabványosított nyomtatványokkal egyszerűbb az élet. Ha egy cég ugyanazt a formát alkalmazza, akkor kisebb a hibázás esélye, és könnyebb feldolgozni az adatokat. Gyorsabb a papírkezelés és kevesebb idő megy el az adminisztrációval. 

 

Nem elég, ha kitaláltunk egy működő rendszert. A munkatársaknak is tudniuk kell, hogyan kezeljék a nyomtatványokat. Tartsunk képzéseket, ahol mindenki megtanulhatja. Folyamatosan tájékoztassuk őket az új eljárásokról, a frissen bevezetett jelölésekről. 

 

Így naprakész marad a nyilvántartás és nem szabadul el a pokol, ha valaki váratlanul szabadságra megy és helyettesíteni kell.

 

Gyakori hibák, amelyek elkerülhetők

 

Senki sem tökéletes, és a legnagyobb igyekezet ellenére is becsúszhat egy-egy baki. Alakítsunk ki egy logikus rendszert, és tartsunk rendet. A papírok könnyen elveszhetnek, ezért tároljunk mindent biztonságos és jól átlátható helyen, ahol esélye sincs például a huzatnak.

 

Elkerülhető, hogy a nem szigorú számadású nyomtatványok kezelése rémálommá váljon. Ha alkalmazzuk ezeket a tippeket, egyszerű és hatékony rutinként tudhatjuk le nap mint nap. 

 

Az első lépés ehhez az, hogy tisztán és rendezetten tartjuk az asztalunkat. Szánjuk hetente időt arra, hogy átnézzük, ellenőrizzük a dokumentumokat. Ne halogassuk a teendőket, amint megkapunk egy nyomtatványt, azonnal illesszük be oda, ahová tartozik!