Több száz, vagy akár több ezer hallgató és oktató informatikai igényeinek kielégítése nem könnyű feladat, különösen az egyetemi évkezdés hektikus időszakában. Zakrzewski Anita, a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője szerint az oktatási intézmények informatikusai nagyban megkönnyíthetik azonban az első heteket, ha odafigyelnek az alábbi leggyakoribb problémákra.

 

1. Az oktatók és hallgatók beilleszkedése

 

Laptopok, kellékek, munkaasztalok, tanteremfoglalások, szoftverek telepítése, projektorok, digitális eszközök… egy egyetemen mindennapos, és szinte végeláthatatlan az eszközigény. Az informatikusoknak az első napokban a hétköznapi technikai igények mellett rengeteg feladata van az új kollégák és hallgatók digitális integrálásával is. A kezdeti káoszra azonban fel lehet készülni: „Bár minden munkavállaló és hallgató egy kicsit más, vannak bizonyos feladatok és folyamatok, amelyeket minden egyes felvételkor el kell végeznie az informatikusoknak. Ha feltérképezzük és meghatározzuk az összes ilyen jellemző folyamatot és mindegyik feladathoz felelőst és ütemtervet rendelünk, az egész felvételi folyamatot szabványosíthatjuk, mindezt pedig akár online feladatkezelő rendszerben is vezethetjük” – mondja Zakrzewski Anita. 

 

 

2. Új készletek rendelése

 

Az új tanév az oktatók, a támogató személyzet és a hallgatók számára is új eszközöket jelent. A költségvetés összeállítása, a megrendelés és a szállítás pedig nagyon rövid időn belül kell, hogy megtörténjen. Az igények felmérése viszont több ezer ember esetén komoly fejfájást okozhat. Ha egy online portálon gyűjtjük be, kinek mire van szüksége, a végfelhasználók saját maguknak kérhetik be az eszközöket. Egy ilyen önkiszolgáló portálon (SSP) rendszergazdaként minimális erőfeszítéssel jól konfigurálható űrlapokként tüntethetjük fel, miből rendelhetnek a kollégák – és akár a hallgatók. A begyűjtött adatok mellé költséget is rendelhetünk, és azonnal el is küldhetjük a jóváhagyó személynek.

 

3. Elfelejtett jelszavak

 

Az elfelejtett jelszavak örök problémakört jelentenek, a sikertelen belépéseknél pedig sokszor az informatikusokat találják meg a kollégák. Egy több ezer, vagy több tízezer hallgatót kiszolgáló felsőoktatási intézmény esetében rengeteg időt spórolhat azonban az IT-részleg, ha soha többé nem kell manuálisan visszaállítani egy jelszót sem. „A jelszóvisszaállítás ma már teljes mértékben automatizálható vagy egy chatbot segítségével, vagy egy online önkiszolgáló portálon” – mondja a TOPdesk szakértője. Az ilyenfajta automatizálás ráadásul a dolgozók elégedettségét is növeli: a Forrester kutatása szerint az automatizálást alkalmazó intézményeknél a dolgozók 69%-kal elégedettebbek a munkavégzéssel.

 

4. A digitális rendszerek alacsony elfogadottsága

 

Ha használ is bármilyen online feladatmenedzsment-rendszert az adott felsőoktatási intézmény, a probléma sok esetben az, hogy a tanári kar és a diákok nem szívesen használják a digitális rendszereket, és inkább személyesen keresik fel az informatikusokat problémáikkal. „A digitális megoldások rengeteg időt, energiát és költséget spórolnak meg az intézményeknek, ezért átgondolt kommunikációs tervvel kell bemutatni a végfelhasználóknak az önkiszolgáló felületek céljait és előnyeit. Erről nem elegendő csupán a bevezetés időszakában és a tanév elején, az új érkezőknek kommunikálni: a digitális eszközök adaptálása hosszú, akár hónapokig tartó folyamat is lehet. Érdemes a támogató funkciókat ellátó dolgozóknak, az oktatóknak és a hallgatóknak rövid képzési alkalmakat tartani, hogy magabiztosan nyúljanak az automatizációs és önkiszolgáló megoldásokhoz. Hosszú távon értékelni fogják, hogy kényelmesen, egy számítógépről vagy egy mobiltelefonról, saját maguk oldhatják meg a problémáikat ahelyett, hogy személyesen kellene felkeresniük valakit” – mondja a szakértő, hozzátéve, hogy a TOPdesk önkiszolgáló rendszerét már több hazai egyetem, például a Budapesti Metropolitan Egyetem és a Pázmány Péter Katolikus Egyetem is sikeresen alkalmazza.