Ugyanezen okok miatt a kisebb rendszerek általában nem igényelnek dedikált szervert sem, egy megfelelő teljesítményű, az intranetet kiszolgáló szerveren könnyedén futtathatók. Természetesen nagyobb szervezeteknél, ahol több (esetenként több ezer vagy tízezer) felhasználót kell kiszolgálni, a terhelés miatt szükség lehet külön erre a célra egy szervert beállítani (videót vagy más széles sávú kapcsolatot igénylő médiaformáknál nem ritka a dedikált médiaszerverek alkalmazása sem).
Hardveroldalról tehát nem feltétlenül jelent nagyobb beruházást egy e-learning rendszer kiépítése.
A szoftverek terén már egy kicsit más a helyzet: az egyre növekvő képzési igények, a tananyagok növekvő komplexitása, valamint az az igény (és a gyártók ígéretei), hogy egy ilyen rendszer követhetővé, mérhetővé teszi a tanulást, gyorsan létrehozta a speciális, e-learning céljára kifejlesztett keretszoftvereket (a hagyományos képzés már amúgy is megnövekedett adminisztrációigénye ebben további segítséget jelentett). Ezeket angol nevükön LMS-nek, avagy Learning Management Systemnek nevezzük (megfelelő magyar nevük talán az oktatásszervező rendszer lehetne).
Mivel az ilyen rendszerek még nem annyira közismertek, mint a jelenleg fénykorukat élő ERP-k (SAP, PeopleSoft, JDEdwards), tekintsük át, melyek a fő használati területei és funkciói. Általában - az angol nyelvterületen olyannyira kedvelt rövidítésekkel élve - egy LMS fő funkciói a következő három "R" köré rendezhetők:
Registration, azaz a résztvevők nyilvántartása, adminisztrációs teendők ellátása.
Routing, vagyis a tanuló és a tananyag megfelelő helyre irányítása, összehozása, valamint ez utóbbi tárolása.
Reporting, avagy az eredmények mérése, nyilvántartása, elemzése és mindezekből jelentések készítése.
Regisztrációs és nyilvántartási rendszer
Az egyik első probléma, amelyet az LMS rendszerek megjelenésükkel megoldottak, a hagyományos képzési formáknál is elengedhetetlen adminisztráció volt. Ezzel rövid úton sikerült viszonylag nagy mértékben automatizálni ezt a képzéshez kapcsolódó, leginkább idő-, energia- és erőforrás-igényes tevékenységet: a képzésen részt vevők és eredményeik nyilvántartását, a kapcsolódó jelentések elkészítését, a képzéshez felhasznált anyagok nyilvántartását és elosztását, valamint a számlázási, költségterhelési tevékenységeket. Gyakran már ez a funkció is jelentős (és nem elhanyagolható módon: azonnali) eredményeket hozott a képzési osztályoknak. (Gyakran már az a lehetőség is óriási segítség volt, hogy a munkatársak önmaguk jelentkezhettek a képzésekre az intraneten keresztül.)
Önmagában ez a funkcionalitás még nem is tekinthető hagyományos (ma elfogadott) LMS rendszernek, hanem inkább az ERP-k kiegészítésének - ahogyan a legtöbb ilyen rendszernek van is HR (Human Resources) modulja vagy funkciója, valamint a legtöbb jelentős LMS-be át lehet emelni adatokat ezekből a rendszerekből. Az LMS azonban nem csupán egy regisztrációs rendszer.
A tartalom adatbázisa
Hol tároljuk az e-learning kurzusokhoz tartozó fájlokat? Hogyan biztosítsuk azt, hogy mindenki megtalálja a neki megfelelő képzési anyagot, amely nem ritkán valahol a vállalati intranet mélyén leledzik? Hogyan biztosítsuk, hogy később, ha a tartalmat módosítani kell, az összes fájl megtalálható legyen?
Ezek a kérdések főleg egy nagyobb, sokrétű tartalmat magában foglaló webes képzési rendszer kiépítésénél válnak fontossá, így gyakran ezek vezetnek egy-egy LMS-be való beruházáshoz is. Minden ilyen rendszernél a funkcionalitás egyik legfontosabb része az egyes kurzuselemek (modulok) összefogása, egymáshoz kapcsolása (megfelelő sorrend biztosítása, "előtanulmányi követelmények" betartása stb.), valamint ezeknek egy megfelelő felületen a felhasználó felé való közvetítése. De egy LMS több mint egy online tanfolyam, könyvtár vagy fájlkezelő rendszer.
Eredmények és haladási sebesség nyilvántartása
Amikor a CBT-t (Computer Based Training - általában CD-ROM-on terjesztett oktatószoftver) elkezdte felváltani az e-learning, az új, a hálózat adta lehetőségek közül az egyik legígéretesebbnek az eredmények könnyű összegyűjtése és elemzése látszott. A különféle (természetesen főleg gazdasági) szervezetek már hosszú idő óta gyűjtöttek adatokat a képzések eredményeiről, tesztpontszámokról, szinte mindenről, amit számszerűsíteni lehetett - mindezt annak érdekében, hogy ezekkel ellenőrizhessék a költségeket, javíthassák a szervezet működését.
Habár lehet, hogy az igazi kérdés a "miért is kell nekünk ezeket az adatokat összegyűjtenünk?" lenne, a legtöbb szervezetben inkább a "hogyan gyűjtsük össze ezeket az adatokat, hogy később felhasználhassuk?" merül fel. Éppen ezért az LMS-gyártók is igyekeznek minél több ilyen mérési és beszámolókészítési funkciót beépíteni rendszereikbe.
Ez az adatgyűjtés mára olyannyira magas szintre fejlődött, hogy egy, erre a kérdéskörre kidolgozott ajánláscsomag - amelyet eredetileg a repülőipar számára dolgoztak ki - de facto szabvánnyá vált: ez az AICC (Aviation Industry CBT Committee) csomag.
Fejlettebb rendszerekkel adatok gyűjthetők akár egyéni, akár csoportszinten, képzési célokra, kurzusokra, időszakokra lebontva vagy ezek kombinálásával. Az eredmények - a csoportoké, az egyéneké vagy akár egyes kurzusoké - összehasonlíthatók, így téve lehetővé a képzés minőségének, hatékonyságának javítását.
A jelenleg piacon levő rendszereken végignézve egy LMS a fenti tulajdonságok bármelyikét (vagy mindegyikét és még többet) magában foglalhatja. Az ilyen rendszerek ellátják a regisztráció és az oktatási anyag tárolásának, "célba juttatásának" feladatát. Tartalmazhatnak a kurzusok fejlesztéséhez, kezeléséhez szükséges eszközöket. Követik a tanulók minden mozdulatát, s minderről jelentést gyártanak.
Az ilyen rendszerek definíciója és tulajdonságai napról napra változnak, ugyanúgy, ahogy új technológiák, cégek bukkannak fel, vagy tűnnek el a süllyesztőben.
De mit hoz a holnap? Ha egy pillanatra belenézünk képzeletbeli kristálygömbünkbe, elképzelhetjük, hogy a jövőben ezek rendszerek személyes tanítóinkként működhetnek majd. Egy rendszer, felvértezve a legmodernebb képzési ismeretekkel és anyagokkal, miután közöltük vele, mit szeretnénk csinálni és elérni, figyeli minden lépésünket, s a megfelelő pillanatban információt nyújt, hogy a legmegfelelőbb döntést hozhassuk meg.
A mesterséges intelligencia, a személyes profilok, a kompetenciakezelés, az adaptív tanulás és hasonló más - ma még gyerekcipőben járó - technológiák felhasználásával egy ilyen "segítő" követheti és segítheti majd minden lépésünket, ahogy munkahelyi számítógépünkön dolgozunk, vagy éppen mobiltelefonunkkal keresünk valamit az interneten. Akár egy új képzési lehetőségről, akár valamilyen érdekes információról legyen szó, személyes segítőnk felhívja rá a figyelmünket. Ismerve személyes preferenciáinkat, azt, hogy milyen formában dolgozzuk fel legjobban az információkat, ezek a rendszerek pont a nekünk legmegfelelőbb formában "szólnak" majd hozzánk. Van, akinek ez egy egyszerű szöveges üzenet vagy e-mail, és van, akinek egy videoklip.
Mindent egybevetve: a jövő LMS-e ellátja majd az oktató szerepkörét, aki lépésről lépésre segít egy újabb képzettség, diploma megszerzésében, a munkahelyi "mentorét", aki megmutatja, hogyan igazodjunk el a szervezetben, és segít mindig a megfelelő információkhoz jutni, valamint a személyes tanácsadóét, aki naprakészen követi - mondjuk a hobbink területén - a legújabb fejleményeket.
Amikor erre a szintre eljutunk, elmondható lesz, hogy az LMS ténylegesen a tanulást segíti, többé nem csupán egy adminisztrációs, nyilvántartási és fájlkezelő funkciókat ellátó rendszer.
(A szerző az e-learning területén dolgozó tanácsadó, a Humántréner munkatársa.)