Cifra János: – A több telephelyes környezet kihívásainak kezelésében az MS Windows 2000 terminálszolgáltatásai segítettek. A Szolnokon kiépített – a vidéki telephelyek terminálszerverre való feljelentkezését lehetővé tevő – szerverparkunk gépein futnak a szintén Szolnokon elhelyezett MS SQL-szerverekkel kommunikáló Exact-kliensprogramok. Gondot okozott 13 távoli telephelyünk terminálszervereken keresztüli munkavégzésének állandó rendszerfelügyelet igényű megszervezése, de mára a felügyeleti munka is szinte százszázalékosan "önjáróvá vált".

Fejtörést jelentett a telephelyek központi terminálszerverekkel való zökkenőmentes és minél alacsonyabb költségű adatkommunikációjának kialakítása is. Itt a fokozatosság elvét alkalmazva előbb a Matáv ISDN-szolgáltatását vettük igénybe. Az alacsony hozzáférési idő és költség kedvünkre volt, de a távoli telephelyek forgalomnövekedésével lineárisan emelkedő költség miatt, a kommunikációs rendszerünkbe épített költségfigyelés támogatásával – ahol a forgalom ezt megkövetelte – habozás nélkül áttértünk a Matáv Flex-Com bérelt vonali szolgáltatására. Hosszá távon, a terminálszerverekhez való folyamatos hozzáférés érdekében, már minden adatátvitelt azon keresztül tervezünk. A terminálszerver-üzemmód másik áldása, hogy az MS-terminálszerver szolgáltatása révén gyakorlatilag nulla adminisztrációval jár a bizonylatoknak – a számlákat, pénztárbizonylatokat, tulajdonosi jelentéseket is beleértve – a keletkezési helyükön történő nyomtatása. A fentiekkel párhuzamosan a nyomtatópark egységesítésével és folyamatos cseréjével a kellék- és alkatrészellátás, valamint a szerviz is költséghatékonyabbá és egyszerűbbé vált.

M.: – Milyen szerveroldali igénnyel járt mindez?

C. J.: – A már említett nagy mennyiségű – ciklikus, de havonta csúcsterhelést jelentő – adatfeldolgozás a szerveroldal erősítését szintén megkövetelte. Az MS SQL-szerverre alapozott back-office rendszert is érintő, tavaly novemberben kezdődött változások februárra fejeződtek be. Igényeinknek leginkább az IBM Netfinity 5100-as szerver (Dual Pentium III, 500 MB memória, 90 GB háttértár-kapacitás) felelt meg, amelyen a nagyobb teljesítmény érdekében "finomhangoltuk" az Exact gyári adatszervezési megoldását. A szerveroldali változtatások az ügyfelek nagyobb sebességű kiszolgálását célozták. Hasonló céllal a terminálszerverparkot is az ehhez szükséges méretre fejlesztettük. Jelenleg 3 terminálszervert üzemeltetünk, így a távoli telephelyekről kiszolgálónként egyszerre 6-8 felhasználó számára már megfelelő sebességű ügyfélkiszolgálás biztosítható.

M.: – Térjünk át az eddigiek során is többször említett Exact-cserével kapcsolatos munkákra, illetve szolgáltatásainak kihasználására! Induljunk el onnan, hogy vajon az Exact Globe for Windows teljes modulpalettáját ki tudja-e a MOL-GÁZ használni.

C. J.: – A rendszercsere során az Exact Globe for Windows főbb moduljainak mindegyikét bevezettük, amelyek közül – tevékenységünk jellege révén – a pénzügyi a legjobban kihasznált, a projektkezelési és a termelési modul viszont nem a mi profilunkba tartozó tevékenységeket támogatja.

Mivel szolgáltató vállalat lévén kifelé nem folytatunk készletgazdálkodást, a készletmodult sem eredeti rendeltetése szerint, hanem belső készletnyilvántartásunk informatikai támogatására használjuk. Segítségével pontosan nyomon követhető a gázszolgáltató társaságként készletre vásárolt mérő és nyomásszabályozó készülékek mozgása, ügyfeleinkhez történő kihelyezése, másrészt automatizálttá vált a több ezer anyagfajtát jelentő belső készletkezelés.

A számlázómodul segítségével készül minden, nem a gázdíjakat érintő számla, nagy számuk viszont speciálisan erre fejlesztett rendszert igényel. Ebből egy külső, általunk fejlesztett eTranszfer programmodullal importáljuk a rendszerbe az Exact nyilvános adatimport-felületén át a könyveléshez szükséges adatokat.

M.: – Az említetteken túl milyen feladat hárul még az Exactra?

C. J.: – A számlázáson kívül a közel 60 ezer ügyfelünkkel történő tranzakcióinkat is az Exact kezeli. Ez éves szinten másfél millió ügylet – a vevőtörzs és annak változásai, a számlaadatok, valamint a befizetések – importját jelenti a pénzügyi rendszerbe, ami bizony már megköveteli a megfelelő színvonalú informatikai támogatást. Vevőink befizetéseit kétféle módon könyveljük a rendszerben. A banki átutalások feldolgozása standard módon, az Exact saját eszközeivel történik. A készpénz- és csekkbefizetésekkel, valamint a Giro előírásai szerinti nagyszámú lakossági átutalással a már említett eTranszfer küzd meg, és küldi tovább megfelelő fájlformátumban az Exact felé. Jelenlegi verziójának adottságait kihasználva, pénztárnaplókon keresztül a pénztári befizetések könyvelése is közvetlenül az Exactban történik. Egy saját fejlesztésű, időközben az Exact rendelkezésére bocsátott pénztármodullal ma már valamennyi telephelyünkön megoldott a pénztárbizonylatok nyomtatása is. Minden további feladat, így például a kintlévőségek figyelése és kezelése, illetve az ezek kiegyenlítésére való felszólítás az Exact pénzügyi moduljára hárul. Rugalmassága révén funkciói a kívánalmainkhoz igazíthatók, így – hogy minél árnyaltabban szólíthassuk fel ügyfeleinket – testre szabtuk a benne lévő felszólításelrendezést. Mivel az Exact a vevők kategóriákba szervezését is támogatja, a minőségibb vevőfigyelést és -kezelést szolgáló munkamegosztás érdekében – területi megoszlás és fizetési mód szerint – 20-30 kategóriába szerveztük ügyfélkörünket.

M.: – Többször is hangsúlyozta, hogy az Exact-migráció jelentette a legkisebb gondot. Miért?

C. J.: – Szerencsés módon az Exact fejlesztői a DOS-os változat funkcióit szinte teljes mértékben átmentették a mostani verzióba. Mivel 1996 óta Exact-felhasználók vagyunk, annak filozófiája éppúgy a kisujjunkban van, mint a funkciói, azokat sem nekünk nem kellett újra tanulnunk, sem a felhasználóknak. Így az Exact által tartott egyhetes oktatás valójában a DOS-os verzióban lévő munkafolyamatok megbeszélését követően azok Exact Globe for Windowsban lévő megfelelőinek megkeresésével és összehasonlításával telt. A felhasználók innen visszatérve fennakadás nélkül folytatták munkájukat az új változatban. A funkciók megvalósíthatóságával kapcsolatban felmerült kérdéseket pedig az Exact szupportosztálya később is maradéktalanul megválaszolta. Az oktatásban hallottak alapján általunk telepített készletgazdálkodási és számlázási modul "éles" használata okozott csak fejtörést, de helyi konzultációval Exact-konzulensünk ezt is megoldotta. Így szeptembertől az utoljára bevezetett számlázási modul is "munkába áll".

M.: – Ha jól értem, a rendszert Önök telepítették...

C. J.: – Az 1996-ban bevezetett verzió installálását az Exact végezte el, de az átállással már magunk is boldogultunk. Az adatkonverzióhoz viszont segítséget kértünk, amit az Exact egy hét alatt elvégzett, s ezt követően kollégáink gond nélkül folytatták a DOS-os változatban félbehagyott munkáikat.