Szakemberek, gyakorló felhasználók mondják: először minden a bérnél kezdődik, minden vállalkozás a fizetések elszámolását kívánja "automatizálni", azután következik a számlázás, a raktár- és készletnyilvántartás, majd a beszállítók, a partnerek - és így tovább. Ha gyorsan nő a vállalkozás, előbb-utóbb eljutunk a vállalatirányítási rendszerekig, de a megfelelően felépített szoftverkörnyezet csak akkor segíti a cég alaptevékenységét, ha a szoftvervásárlás már a kezdetektől átgondoltan történik, összehangolt működésre csakis akkor van remény, ha az egyes modulokat ugyanarra a logikára építették, vagy azok adaptálás nélkül is képesek kommunikálni egymással.

A következő oldalakon a hazai piacon fellelhető vállalatirányítási rendszerek és ügyviteli programok szolgáltatásait, felhasználási területeit gyűjtöttük össze annak reményében, hogy így a február 5-6-án megtartott Szoftverbörze után is segítséget nyújthatunk olvasóinknak a kínálat áttekintésében. Bemutatjuk azokat az irodai szoftvercsomagokat is, amelyek nélkül ma már egyetlen vállalkozás sem működhet - a magyar nyelvű Office programok összehasonlítása azért is érdekes, mert ma már három közül választhat a felhasználó.

Az informatika e sajátos területének felfedezését két szakértő elemzésével indítjuk.

A vállalatirányítási rendszerek szegmensei

Villers Péter informatikai szervező tíz éve foglalkozik vállalatirányítási rendszerekkel, értelemszerűen már csoportosítva lát múltat, jelent és jövőt.

Négy szegmensre osztva mutatja be a vállalatirányítási rendszerek elmúlt években befutott karrierjét, és a jelen rövid jellemzése után a főként a hazai "közepeseket" fenyegető szigorodó jövőképre helyezi a hangsúlyt. Igaza van: történelem nélkül nehéz megjósolni a jövőt.

Négy-öt évvel ezelőtt elsősorban olyan vállalatirányítási szoftverekre mutatkozott igény, amelyeknek éves üzemeltetési költsége jellemzően 200 ezer forint volt (például a Cobra, a Revolution, a Kontír 2000 vagy a KulcsSoft által piacra vezetett termékek).

Az akkori nagy rendszerek csak "kvázi" integrált szoftverek voltak, és éves szinten 1-1,5 millió forintos kiadást jelentettek az üzemeltetőnek. (Ezek dBase vagy FoxBase adatbázis-kezelőre épültek, így ma már nem nevezhetők korszerűnek.) A moduláris felépítésű szoftvercsomagok (például a LibraCom és az Exact korábbi verziói) a 600 millió és 1 milliárd forint közötti bevételt elérő nagyvállalatoknak jelentettek megoldást - az utóbbi években éppen ez a szektor erősödött meg legjobban.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning - ERP) már SQL-adatbázisokra (Structured Query Language, azaz "relációs adatbázisok lekérdezőnyelve") épülnek, ilyen például az Oracle, az MS SQL-adatbázison alapuló Scala, az Infosys, az Infosys2, a Libra 4GA vagy az Exact új, SQL alapú terméke.

A legfelső kategóriát pedig az SAP R/3, az Oracle Financials, a J.D. Edwards vagy a Baan rendszerei jelentették - ebben a csoportban azonban a nagyvállalatoknak már 50 millió forint feletti kiadásokkal kellett számolni a vállalatirányítási rendszerek összesített működtetési költségének rovatában.

A gyakorlati felhasználás szempontjából ott húzható meg a valódi választóvonal, hogy például heti vagy napi (esetleg még sűrűbb) rendszerességgel kell-e frissíteni a vállalatvezetés szempontjából fontosnak ítélt kritikus adatokat, bár a tulajdonlási és működtetési költségek az adatbevitelt és a lekérdezést végző "felhasználók" számától is függenek.

A szakértő szerint ma már évente 1,5 millió forintos üzemeltelési költséggel kell számolni a moduláris rendszerek felhasználóinak (ezekben az esetekben azonban 5-10 "userre" szól a licenc és az alapszolgáltatás, termékszintű analitika csak korlátozottan elérhető).

A valódi, ténylegesen integrált szolgáltatásokat nyújtó rendszerek esetében azonban 5-10 millió forintos üzemeltetési költséget szükséges betervezni az ügyfélnek, amiért cserébe viszont valós idejű (real-time), aktuális adatszolgáltatást kapunk. A magyarországi viszonylatban igazán nagyméretű vállatoknál (ahol 50-100 adatbeviteli helyről táplálják be az üzletviteli szempontból fontos adatokat) ezt a licenccsomagot 15 millió forint alatt nem kaphatja meg a felhasználó.

A klasszikus vállalatirányítási rendszereket bevezető csúcsmenedzsereknek azonban mindenképpen számolniuk kell egy gyakorlati képlettel: a beruházásoknak csak 30%-át teszik majd ki a hardverrel kapcsolatos kiadások, egy másik harmadot a szoftverek licencére kell fordítani, a harmadik 30%-ot pedig a kapcsolt szolgáltatásokra kell kifizetni (az ilyen komoly projektek estében nélkülözhetetlen megvalósíthatósági tanulmány, az előzetes oktatás, az IT-rendszer védelme, a szoftverkövetés stb.). Marad még 10%, amelyet érdemes az előre nem látható kiadásokra betervezni.

Trendek

Villers Péter jóslata szerint "lefelé nyitnak" a nagyvállalatok irányítására alkalmas rendszereket kínáló cégek (ennek látható jele a mySAP, a Kulcsr@kész vagy az e-Start megjelenése), így növekedni fog az évente 5-8 millió forintos költséget elviselő, középméretű cégekre formált programcsomagok száma. A szakértő szerint a vesztesek a tőkeerőt nélkülöző, a korábbi megbízások magasabb szintű folytatására képtelen kisebb rendszerszállítók közül kerülnek ki.

A második kategóriába tartozó (az előzőekben említett, e célra évente 1,5 millió forintot fordító) cégeket kiszolgáló vállalatirányítási rendszereket fejlesztők, forgalmazók piaca zsugorodik majd jelentősen (előfordulhat, hogy megrendelés nélkül maradnak).

A legkisebbeket kiszolgáló válla latirányítási programok piaca azonban fellendülőben van, ami annak tudható be, hogy a 2003-tól érvényes számviteli törvény minden vállalkozásnak kötelezően előírja a kettős könyvvitelt (tehát a legkisebb vállalkozások bevétel-kiadás oldalát is bejegyzett könyvelőcégnél kell vezetni).

Ügyes ügyvitelesek

Az ügyviteli szoftverek hazai piacának jelenét és jövőjét mindenképpen olyan szakértővel szerettük volna áttekinteni, aki hosszú évek óta ismeri a fejlesztési irányokat. A kiválasztásnál előnyt jelentett, ha a szakértő már korábban is aktívan vett részt ügyviteli programok létrehozásában. Az összeállításunkban vezető helyen szereplő Nexon Kft. alapító igazgatója, Ocskay Szilárd mindkét elképzelésünknek megfelelt, hiszen a cég jó ideje vezető helyen áll a hazai készítésű szoftverek piacán (több mint 2000 cég egymillió munkavállalójának bérét számfejtik programjaikkal, piaci részesedésük pedig több mint 30 százalékos). Ocskay Szilárd 1985 óta foglalkozik humánügyvitellel.

A Nexon Kft. vezetője mindenekelőtt azt tartotta fontosnak, hogy a humánügyvitel területén jelenleg külön alkalmazott elemeket - bérszámfejtés, munkaidő-nyilvántartás, humánerőforrás-gazdálkodás - egységes rendszerként kell megközelíteni. A rendszer egyes elemei továbbra is alkalmazhatók önmagukban, ugyanakkor egy integrált megoldás lényegesen hatékonyabb és minőségileg jobb szolgáltatást tud nyújtani.

Ocskay Szilárd szerint az ügyviteli szoftverek hazai piaca egyre inkább telítetté válik, ami azonban nem jelenti azt, hogy ne nyílnának további lehetőségek a fejlődésre. Sőt éppen a kialakult versenyhelyzet kényszeríti az ügyviteli programok fejlesztőit, hogy olyan új szolgáltatásokat építsenek rendszereikbe, amelyekkel a megrendelők várható igényei is kielégíthetők.

Ilyen speciális terület például a humánügyvitel - vagyis az emberierőforrás-gazdálkodás -, amely itthon viszonylag új szegmens, a fejlettebb országokban azonban már igen elterjedt. A vállalatvezetők, illetve a szakterület illetékesei most ismerik fel például azt, hogy egy jól működő humánügyviteli rendszer mennyire megnövelheti a cég versenyképességét. A személyi adatokhoz fűződő természetes elvárás, hogy a rendszer az ügyviteli alkalmazások más egységeihez (vagy akár a komplex vállalatirányítási rendszerekhez) kapcsolódjon. Ez természetesesen megoldható, mégis az ilyenfajta integrálás igénye csekély, sőt inkább azt keresik a megrendelők, hogyan lehet "eldugni", hozzáférhetetlenné tenni a személyes adatokat. Mindez érthető, hiszen az adatvédelmi törvény is kötelezi erre a munkáltatókat, másfelől ezek valóban diszkrét információk.

Az ügyviteli szoftverek értékesítésének egyik fejlődési irányát a Nexon ügyvezetője az outsourcing széles körű elterjedésében látja, ami ez esetben azt jelenti, hogy a munkáltatók a megfelelő informatikai környezettel és szakértelemmel rendelkező, erre szakosodott vállalkozásoknak adják ki a bérügyviteli tennivalókat, hiszen a bérszámfejtési feladatok kifejezetten alkalmasak erre, különösen, ha házon belül hatékony humánügyviteli rendszert működtetnek. A divatos ASP-megoldással szemben az outsourcing lényege, hogy a konkrét munkavégzés is kihelyezésre kerül, viszont ennél a konstrukciónál szintén fontos, hogy a szolgáltatás elektronikus úton beépülhessen a cég humánügyviteli rendszerébe. Az így kihelyezett feladatok komoly munkamegtakarítást jelentenek a megrendelőnek azáltal, hogy a különböző hivatalok számára kötelező adatszolgáltatást is magára vállalja a szolgáltató. (A bérrel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettség egyébként egyes esetekben akár 30 évre visszamenőleg is érvényes lehet.)

Belátható, hogy a munkáltatóknak az ügyviteli szoftverek fejlesztése, illetve üzemeltetése tekintetében olyan "tartós" partnercégre van szükségük, amelynek szolgáltatásai átívelnek a programok és szabályozók "rendszerváltozásain". Ráadásul a megbízó megszabadul a szabályozók rendszeres változása miatt évente 15-18 alkalommal átdolgozott ügyviteli szoftverek helyi frissítésének konfigurálási terheitől - nem is szólva arról, hogy nem kell az új verziókat szakértelemmel telepítő rendszergazdát foglalkoztatni. Nem elhanyagolható szempont - hangsúlyozta Ocskay Szilárd -, hogy outsourcing alkalmazásakor garantált az adatok bizalmas kezelése, és a kihelyezett bérnyilvántartás esetén nagyobb biztonsággal kezelhetők diszkréten a vezetői bérek és juttatások.

Tanácsok outsourcing bevezetése előtt

Az utóbbi években az outsourcing átmeneti költségtakarékossági eszközből az üzleti tevékenységek széles körét érintő stratégiai elemmé vált. A cég döntése, hogy minden olyan tevékenységet, amely nem tartozik szorosan a saját profiljába, ki akar-e helyezni. A cél nyilvánvaló: az erőforrások és a költségek csökkentésével a versenyképesség és a profit javítása. Ez a változás átalakította a cégvezetők elképzeléseit a bérügyviteli feladatok elvégzésével kapcsolatban is. A bérügyvitel ugyanis olyan sajátos és önálló terület, ahol nehéz gazdaságosan megfelelni a külső és belső követelményeknek, ezért érdemes megfontolni e feladatok kihelyezését.

A költségek mérlegelésekor a kihelyezés teljes vertikumát, illetve hatását figyelembe kell venni. A szoftver, a hardver, az üzemeltetés és az emberi erőforrások mellett gondolni kell az eddigi késedelmekre, hibákra és büntetésekre, amelyekért ezentúl a szolgáltató fog erkölcsi és anyagi felelősséget vállalni. Arról nem is beszélve, hogy az outsourcing esetében csak a tényleges szolgáltatásért kell fizetni, így még változó munkavállalói létszám esetén is pontosan tervezhetők a bérügyviteli költségek.

A szolgáltató kiválasztása azonban gondos előkészítést és alapos vizsgálódást igényel. Az outsourcing keretében végzett korszerű szolgáltatás ugyanis messze túlmutat a bérszámfejtés hagyományos keretein. Elengedhetetlen a legkorszerűbb informatikai háttér, a szolgáltató és a felhasználó vállalati információs rendszerei között kialakított elektronikus adatcsere. Szükséges, hogy a kihelyezett információk a megbízók számára elérhetők maradjanak, sőt a felhasználó ügyviteli rendszerébe automatikusan beépüljenek. Érdemes a szerződésben kikötni, hogy a szolgáltató valós anyagi felelősséget is vállaljon a szolgáltatás minőségéért.