Ivanicza István: Az Exact Globe for Windows bevezetése elsősorban az anyacéget érintette. A bevezetés indoka az volt, hogy információs rendszert, egy jobb kontrollingrendszert szerettünk volna kialakítani annál, mint amit a hagyományos megoldások biztosítani tudtak. A bevezetés másik oka, hogy elég sok cég számára végzünk szolgáltatási tevékenységet, de még több ingatlannal foglalkozunk. Az ingatlanok gazdálkodásával kapcsolatosan egyéb korszerű szoftvereket használunk, és ezekhez is hozzá szerettük volna kapcsolni az új vállalatirányítási rendszert, amelyről már az első lépések után tudtuk, hogy azt a második körben a holding többi tagjára is ki szeretnénk terjeszteni. 1999-ben döntést hoztunk arra nézve, hogy az akkori, kisebb, nem kellőképpen rugalmas informatikai rendszerünket megújítjuk. Kezdetben természetesen nem az merült fel, hogy az Exactot kellene megszerezni, hanem körülnéztünk a piacon. Mintegy 15 rendszert vizsgáltunk meg, amelyek sorra kihullottak a szűrőn. Olyan rendszert kerestünk, amely a Windows különböző verzióival egyidejűleg tud dolgozni, és mindemellett képes adatokat kezelni SQL-adatbázisból. Ez utóbbi azért volt lényeges, mert facility menedzsment alkalmazásaink is ilyen adatbázison alapulnak. Fontos volt, hogy a rendszer a lehető legmagasabb szinten elégítse ki a vezetői információs igényeket. Végül két megoldás maradt versenyben, és az Exact mellett döntöttünk, amelyet az LBS EcoNet Rt. vezetett be nálunk. Ők már előzetesen nyújtottak számunkra számviteli, gazdálkodási tanácsadást, és egy átmeneti időszakban valamely régebbi, általuk készített szoftvert alkalmaztuk. Ez segítséget jelentett, mivel a kollegáink által megszokott, DOS alapú szoftvert vettünk át, és biztosítani tudtuk a folyamatos áttérést az Exactra.
M.: Hogyan történt a tényleges átállás?
I. I.: Több szempontból érdekes volt. Először is magát a számítógépes hálózatot a szoftver bevezetésével egyidejűleg hoztuk működésbe. Egy csillagpontos hálózat került kialakításra, nagy hardverfejlesztések mellett. A gyors tempó miatt természetesen mindig apróbb problémák jelentkeztek, amelyeket a jó együttműködésnek köszönhetően hamar sikerült megoldanunk.
M.: Említene néhány ilyen apróbb problémát?
I. I.: Például rájöttek a kollégák, hogy a meglévő többfajta hálózati kártya közül egy bizonyos típus nem tud megfelelően kapcsolódni a hálózathoz. Ilyen hibákat elég nehéz felderíteni, amikor egy informatikai környezetben szinte minden elemet egyszerre megváltoztatunk. Informatikai munkatársaink és az LBS képviselői tehát néhány hangulatos estét töltöttek el a cégnél, ezzel is elmélyítve a kollegiális kapcsolatokat. Tulajdonképpen a tényleges átállás egyetlen hétvége alatt megtörtént. Ennyi idő kellett a hálózat üzembe állításához és az adatállományok átvételéhez. Hozzá kell tennem, hogy bizonyos állományok átvételére kézi rögzítéssel került sor a nagyobb adatbiztonság miatt. Nem mindig vettünk át minden adatot, bizonyos számlák esetében csak a nyitó egyenleg került rögzítésre az új rendszerben. Ez egyszerűbb volt így, mivel a beszállítónkkal úgy állapodtunk meg, hogy a régi, általuk szállított rendszer vésztartalékként ingyenesen nálunk maradhat. Ebben tehát bármikor lekérdezhetünk a korábbi időszakokra vonatkozó analitikákat. De visszatérve a nehézségekhez: az átállásra szánt hétvége után, a következő héten munkatársaink már elkezdhettek megismerkedni az új rendszerrel. Ekkor jelentkezett egy újabb "apró probléma": a régi kollegák még nem találkoztak egérrel. Ez most humorosan hangzik, de a régi, DOS alapú rendszerek használata egyedül a billentyűzet segítségével történt. A feldolgozók tempója pedig lelassul, amikor a megszokott környezet helyett azt találják, hogy minden új helyen van. Természetesen ez oktatással rövid idő alatt megoldható. Összességében annak ellenére, hogy rögtön élesben kellett indulnunk, és nem volt lehetőségünk s időnk a párhuzamos működtetésre, sikerült megvalósítanunk az év közbeni átállást, és a könyvvizsgálók számára is elfogadható zárást tudtunk produkálni.
M.: Milyen más, egyedibb vonatkozásait emelné ki a bevezetett rendszernek?
I. I.: Egyet már említettem, méghozzá azt, hogy az Exact a bevezetéskor egyszerre dolgozott együtt a Windows öt különböző verziójával. Ezt ma már a Windows 9x-rendszerekre és a hálózati verziókra redukáltuk. Vannak azonban ennél nagyobb érdemei is a rendszernek. Az első, hogy a tárgyieszköz-nyilvántartást az LBS és az Arthur Andersen segítségével összekapcsoltuk facility menedzsment rendszereinkkel. Ez azt jelenti, hogy a számviteli jellegű inputokat az Exactban rögzítik, és onnan kerülnek át a facility menedzsment rendszerbe, a műszaki gazdálkodással kapcsolatos adatok pedig pont fordított irányban járják be a rendszerek közötti utat. Így például, ha egy karbantartott épületben valamely eszköz átkerül az egyik szervezeti egységből vagy akár csak az egyik szobából a másikba, az Exact rögtön módosítja a kontrollingadatokat, és a további költségeket már az új szervezeti egységhez könyveli. A második különlegesség, hogy a szerződés-nyilvántartónkkal is összekapcsoltuk a rendszert, így ha beérkezik egy számla, mindig megjeleníthető a hozzá tartozó szerződés is, amelynek alapján megmondható a szerződött, a teljesített, a számlázott és a kifizetett összeg, ami információt nyújt a likviditástervezés támogatásához. Ezt az alkalmazást több mint 50 munkatársunk használja állandóan, élőben. A harmadik egyedi jellemző, hogy egy optikai archiváló rendszert kapcsoltunk az Exacthoz. Végül érdemes megemlíteni iktatóalkalmazásunkat is, amely szintén kapcsolódik a rendszerhez.
Fritz Márton: Ezenkívül van néhány olyan sajátosság, amely ma már ugyan nem számít újdonságnak, de másfél évvel ezelőtt még kihívást jelentett a megoldása. Ilyen például az elektronikus banki kapcsolatok kialakítása. Az Exact-rendszer egy standard interfészt nyújt minden banki kapcsolathoz. Sajnos Magyarországon a legtöbb bank különböző, egyediinput-struktúrájú terminálprogramokat használ, így mindegyikhez külön kell megoldani a kapcsolódást. Az Exact már akkor ismert 6-8 bankot, de pont azt, amellyel a Kőbányai Vagyonkezelő kapcsolatban állt, még nem. Ráadásul ezen a kapcsolaton napi 200 felett volt az átutalások száma. Úgy oldottuk meg a kérdést, hogy a rendszeren 3-4 hónapig az LBS ECoNet konverziós programja futott. Ma már ez nem jelentene problémát, az összes magyarországi bank terminálprogramját ismeri az Exact.
M.: Végül engedje meg, hogy megkérdezzem Ivanicza urat: amióta bevezették az Exact vállalatirányítási rendszerét, a vezérigazgató élete és munkája mennyiben változott meg?
I. I.: Ami a legnagyobb változást jelenti, hogy a stratégiai célokkal többet tudok foglalkozni. Pontosabb, részletesebb információkkal rendelkezem a vállalatról. A gyorsabb információk alapján az esetleges negatív tendenciákkal kapcsolatban jelentősen megnőtt a beavatkozási lehetőségem, sokkal több időt tudok eltölteni a stratégiával, és kevesebbet kell foglalkoznom az információhiányból eredő, korábban naponta felmerülő problémákkal. Korábban egy mérlegidőszakban a számviteles kollegák azzal jöttek, hogy egyik nap 70 millió eredménnyel, másik nap 70 millió veszteséggel lehetett számolnom. Ilyenkor mindig azt kellett mondanom, hogy "majd akkor gyertek fiúk, amikor körülbelül ez a szám jött ki, mert akkor már jó helyen jártok". Az Exact-rendszer kiválóan meg tudja valósítani, hogy ez ne így működjön. Egyébként most lehet arról beszélni, hogy beérik munkánk gyümölcse. Egy ilyen projekt esetében nem egy szoftver installálásáról van szó, hanem egy számviteli-kontrolling rendszer teljes újragondolásáról, amihez a szoftver eszköz lehet. A gazdasági célokhoz pedig mindig hozzá kell igazítani ezt az eszközt. Egy hasonló projekt jó alkalmat ad arra, hogy a szervezet teljes működését átgondoljuk, hogy az egyes részletekkel kapcsolatban újabb és újabb kérdéseket tegyünk fel. A folyamatos változás következtében sok esetben módosítani kell a bevezetett rendszert is. Ha a kérdéseink megválaszolásához szükséges adatokat elmulasztottuk rögzíteni, azaz a megfelelő leválogatáshoz nincsenek megfelelő inputok, akkor adott esetben vissza kell menni a bizonylatig is. A jövő sokkal nyugodtabbnak ígérkezik, mint az elmúlt másfél év, hiszen a munka nehezén már túl vagyunk. Most azon gondolkozunk, hogy az LBS ECoNet Rt.-vel hosszabb távú keretszerződést kötünk a további tanácsadói kapcsolat fenntartására, valamint hogy segítségükkel bevezetjük a Cognos Powerplay vezetői információs eszközt, amellyel többdimenziós elemzések készíthetők az Exactra és az Aperture-re a szerződés-nyilvántartási rendszerre épülő adattárházból.