Az elektronikus dokumentumkezelés két alapvető, kezdő folyamata az imaging, vagyis a dokumentum képének számítógépre vitele, és a felismerés, azaz a dokumentum megfelelő azonosító jegyeinek tartalmi vagy formai alapon történő felismerése. Ezek segítségével a papíron tárolt információ beszkennelés után elektronikus információvá alakul át. Az eljárást végző szoftver a bevitelt követően a dokumentum tartalmát indexeli, majd felismeri, és a megfelelő helyen tárolja, hogy az információ a visszakeresési folyamatban megjeleníthető, kezelhető és akár újranyomtatható legyen. A beviteli (capture) folyamatban kiemelt szerepük van a képfeldolgozó kártyáknak. A szkennerhez választott vezérlőkártyának minden körülmények között névleges sebességgel kell tudnia kezelni a szkennert, és fogadni a felőle érkező adatfolyamot. Ezek a vezérlőkártyák külön számítógépet jelentenek a komputeren belül. Párhuzamos feldolgozó processzoraikon saját operációs rendszer fut, így a kép feldolgozásával egyidejűleg algoritmusok segítségével annak megtisztítását, minőségének javítását, komprimálását, valamint az adott formátumban történő tárolását is elvégzik.

A dokumentum a bevitel és a felismerés után archiválásra kerül, ami biztosítja a dokumentum eredeti képének megőrzését, illetve egyszerre több felhasználóhoz történő eljuttatását. A rendszereken belül jogosultságok alakíthatók ki, amelyek szabályozzák az egyes dokumentumokhoz történő hozzáférést, és amelyekkel adott esetben akár egy lapon belül is titkosíthatunk bizonyos részeket az egyes felhasználók előtt. Az archivált dokumentumok így az engedélyezett munkaállomások számára hozzáférhetők, és keresésük bármely indexálásra került adat alapján lehetséges. Természetesen arra is van mód, hogy az egyes dokumentumok akár intra-, akár interneten keresztül megnyithatók és szerkeszthetők legyenek, majd a szerkesztés utáni verzió új dokumentumként is tárolható.

A dokumentumkezelés egyik érdekes része a tudásmenedzsment. Azáltal, hogy a dokumentumok indexálása és szűrése tartalmi (!) feltételek alapján is lehetséges, megvalósítható például, hogy egy nagyvállalat humánerőforrás-osztályához beérkező több ezer önéletrajz szűrése automatikusan megtörténjen. Az egyes logikai kapcsolatok, szófordulatok, tipikus szerkezetek tárolása és szabályként való rögzítése segítségével pedig tanulásra képes informatikai rendszerek alakíthatók ki a vállalaton belül.