Napjaink legelterjedtebb elektronikus levelező- és együttműködést támogató vállalati szoftvere a Lotus Domino. Széles felhasználói kör és intenzív használat mellett a Dominónál viszonylag hamar jelentkezhetnek az adatbázisok méretéből adódó, a bevezetőben említett problémák. Bár a Domino R5-ös verziójától kezdődően lényegesen megnőtt az adatbázisok lehetséges mérete, előfordul - például nagyméretű objektumok tárolása esetén -, hogy ez a kapacitás is kimerül. Vannak szervezési gondok, amelyek már alacsonyabb feltöltöttség esetén is jelentkezhetnek. Például a levelezőrendszerben, ha sok a felhasználó, a postaládák összmérete okozhat problémát. Máshol az adminisztráció kezd akadozni. A felhasználói szokások is kedveznek az ilyen jelenségeknek: a Notes kiváló rendszerező és keresési lehetőségei arra késztetik őket, hogy postaládájukban tároljanak hosszabb távon szükséges információkat, esetenként nagy kapcsolt állományokat. A Lotus Notes/Domino dokumentumtárát pedig eleve azzal a céllal állítják fel, hogy benne - mint egy irattárban - időtlen időkig gyűljenek az anyagok. A Domino rendszert használva tehát előbb-utóbb minden felhasználó rákényszerül az archiválásra - vagy arra, hogy tárolási gondjain Storage Area Network kiépítésével segítsen.

Archiválási stratégiák a Dominóban

Két megoldás is kínálkozik a Domino/Notes-adatbázisok archiválására. Az egyik - az egyszerűbb - az, ha a Lotus Dominón belül maradunk. Ilyenkor az alkalmazások archív párját szokták létrehozni, és oda emelik át az archiválásra megérett anyagokat. Ezt a megoldást a Domino beépített funkciókkal támogatja. Az alkalmazásban megvalósították az archiválási politika kialakításának lehetőségét, és amint létrejöttek a feltételek, az archiválás automatikussá válik. Előnye, hogy az eredetivel azonos környezetben tartja az anyagokat, hátránya, hogy továbbra is az éles rendszer erőforrásait terheli. Ezért nagy rendszereknél hosszú távon nem az igazi megoldás.

A probléma gyökeres megoldását a másik módszer, az erre a feladatra kifejlesztett külső archiválórendszer üzembe állítása adja. Például az ennél jóval többre is képes IBM Content Manager elektronikus dokumentumkezelő eszköz. A Domino és az archiválórendszer összekapcsolásához egy közbenső alkalmazásra is szükség van, ami persze valamelyest szintén növeli az elérési időt. A UniOffice-ban eddig szerzett tapasztalatok azt mutatják, hogy a felhasználói igényeket legjobban egy többlépcsős, vegyes megoldással lehet kielégíteni. A struktúra kialakításánál az adatbázis méretének korlátok közé szorítása az egyik, míg a dokumentumok gyors elérhetősége a másik szempont, s a kettőt összhangba kell hozni egymással.

A közbenső, a Domino-adatbázisok és az archiválórendszer közötti adatátadást végző program olyan funkciók megvalósítását szolgálja, amelyeket az archiváló nem támogat, de a Notes-felhasználók kiszolgálása feltétlenül megkövetel. Ilyen a Domino-adatbázis dokumentumstruktúrájának megtartása és az összetett felépítés, amely figyelemmel van a speciális elemekre, például a beágyazott objektumokra. Domino-környezetben való archiváláshoz több ilyen közbenső program is megvásárolható termékként. Vannak közöttük általánosan használhatók és egy-egy konkrét archiválórendszerhez köthetők. Annak számára például, aki a Content Managerrel kíván archiválni, kézenfekvő megoldás az IBM CommonStore for Lotus Domino, amely a tapasztalatok szerint jól kihasználja mind a Domino, mind a Content Manager lehetőségeit.

A legnehezebb feladat a hozzáférési jogosultságok továbbvitele az archívumra. Sok öszszetevőből lehet összeállítani a teljes ellenőrzési eljárást. Mind az archiválás - formátum, indexmezők feltöltése -, mind a visszaállítás - a viszszaállított dokumentum megjelenítése a Dominóban - nagy gondosságot igényel. A három részt vevő szoftver, a Domino, a közbenső program és az archiváló rendszer beállításai egyaránt befolyásolják az eredményt. A UniOffice Rendszerháznál szerzett tapasztalatok azt mutatják, hogy a struktúra kialakításától függően őrizhetők meg teljesen vagy részben az eredeti jogosultsági viszonyok.

Többek között ez az aspektus is arra figyelmeztet, hogy az archiválást érdemes nagy körültekintéssel kezelni, hiszen megvalósításakor - a célokból adódóan - igen hosszú távra szóló döntéseket hozunk. A legjobb már a Domino rendszer, illetve később az újabb és újabb alkalmazások bevezetése során gondoskodni a célszerű archiválásról.

Az archiválórendszer legfontosabb jellemzői

• Kapacitása korlátlan, bármennyi adat befogadására képes.

• Az adatok visszakereshetők, a felhasználó számára elérhetők.

• Hosszú távra, időtállóan tárolja az adatokat.

• Gazdaságos.

*

A Domino-archívum tulajdonságai

•Notes-felületről, kényelmesen érhetők el benne az adatok.

•Megtartja az anyagok eredeti funkcionalitását, tehát a levél levélként, a dokumentum dokumentumként kereshető ki belőle.

•Megőrzi a jogosultsági viszonyokat, nem ad ki anyagot annak, aki korábban sem férhetett hozzá.

*

Archiválási változatok Domino-környezetben

RTF kiterjesztés - időtálló, verziófüggetlen állományformátum hosszú távú archiválásra, csak szöveges információ megőrzésére.

Natív Notes-formátum (bináris konténer) - teljes funkcionalitást ad, például az objektumokra, a hozzáférési jogosultság ellenőrzésére. Verziófüggetlensége nem tökéletes.

Notes-dokumentumhoz kapcsolt állomány archiválása - dokumentumtár jellegű alkalmazásoknál, Lotus Domino-dokumentumokhoz alkalmazható.

Keresés és elérés az archívumban

Ezt az archiválás módja, a formátum, az indexelés, valamint az eredeti dokumentum kezelése határozza meg.

Hozzáférés egy lépésben: közvetlen elérés Notes-dokumentumon keresztül.

Hozzáférés több lépésben: keresés a Notes-környezetből az archiválórendszer indexébe belépve. Az elérés a találati listából történik.