Eszköztámogatás
A fentiek megvalósítását célzó eszközrendszer - a folyamatleíró módszertanon nyugvó grafikus folyamatdokumentáláson túl, annak idő- és erőforrásigénye csökkentésével - a szabályozási rendszer karbantartását is támogatja. A folyamatábrák elkészítése és módosítása a központi adatbázishoz kapcsolódó klienseken keresztül történik. A folyamatokhoz csatlakoztatható dokumentumok, szabályzatok, formanyomtatványok stb. - felkerülve a vállalati intranetportálra - a folyamat mentén, a jogosultságok függvényében mindenki számára elérhetők. Adatbázis alapú rendszer lévén, az ARIS a szabályozáson túl a folyamatok elemzését és fejlesztését is támogatja.
Lépésnkénti eredmények
Az első fázis munkáit támogató ARIS - beépített ellenőrzési funkciói révén - a folyamatok összehangolásának biztosításán túl megteremtette a későbbi fejlesztések követésének lehetőségét is. E fázis tapasztalatai meggyőzték a Mol Rt. munkában részt vevő vezetőit és munkatársait, hogy a tevékenység folyamat alapú megközelítése és annak egységes módszertan szerinti feltérképezése révén - amellett, hogy mindenki számára áttekinthetővé válnak a társaság működési folyamatai - nyomon követhetők az egyes tevékenységek és az elágazások, s a döntési pontok is jól definiálhatók. Az érintettek számára az ARIS alkalmazásával az szintén egyértelművé vált, hogy az egyes szervezetek hol és milyen felelősséggel illeszkednek a fenti folyamatokba. A párhuzamos szabályozások felderítésével és kiváltásával pedig jelentősen csökkenthető a korábban több ezer oldalnyi utasítások száma.
A második fázis eredményeként a leképzett folyamatok mentén elhatárolhatókká válnak az egyes szervezeti egységek közötti felelősségek, kialakítható a felelősségi mátrix, s ezzel párhuzamosan elkészülnek a szabályozási leltárok.
A harmadik fázisban várhatóan bevezetésre kerül - az SAP R/3 MM vagy SD modulja által támogatott folyamatok valamelyikére vonatkozó pilotprojektként - az ARIS PPM. Így a folyamatmenedzsment-rendszerek alkalmazási céljának eleget téve a folyamatok kulcsjellemzőinek (átfutási és várakozási idő stb.) alapján végzett elemzések, tendenciavizsgálatok eredményeire alapozott fejlesztés is biztosítható.
Szintenkénti változások
A folyamatközpontúvá váló szervezetben dolgozók a folyamatokban elfoglalt helyük szerint eltérő, de mindenképpen pozitív változással néznek szembe.
Változnak a felelősségek
A szabályozási módszertannal együtt most már folyamati felelősséget kell definiálni, a felelősök és felelősségük köre, annak esetleges változása a folyamatábrákon is jól követhető. Így a szabályozási rendszer a folyamatokat ezentúl webes felületen keresztül elérő felhasználói is beazonosíthatják saját felelősségüket, és az interneten keresztül az adott tevékenység végrehajtásához szükséges aktualizált dokumentumokat is elérhetik. A változáskezelés oldalán a szabályozás folyamatos karbantartásért felelős team számára az adatbázisháttér kihasználásával egyszerűbbé válik a karbantartás és a konzisztencia-ellenőrzés.
Várható végeredmény
A Mol Rt. által készített társasági folyamatmodellt megvalósító projekt lezárultával a működésbeli üzleti kockázatok csökkenését is eredményező szabályozó eszközrendszer áll a vezetés rendelkezésére. A projekt eredményeként létrejövő áttekinthető működési szabályozási rendszer a működés és a szervezet folyamatos megfeleltetése révén - a vállalati döntések optimalizálását szolgálva - a jelenleginél sokkal rugalmasabban képes majd a változásokhoz alkalmazkodni.
A siker garanciája szempontjából a legfontosabb, hogy a Mol Rt. vezetése már az első fázis eredményei alapján felismerte: a társaság szabályozott működésének alapfeltétele a projekt eredményeinek alkalmazása.
ARIS-támogatás a Mol Rt.-nél
1. A vállalat szempontjából - átfutási idő és költség vonatkozásában - meghatározó folyamatok támogatása.
Tervezett ARIS-funkciók:
folyamatszimuláció (átfutási idő és kapacitástervezés),
ABC (folyamatköltség-számítás),
PCA (Process Cost Analyser).
(Míg az ABC inkább tervezőrendszer, a PCA-val - a különböző forrásrendszerekhez kapcsolódva - tényadatokkal végezhetők különböző kalkulációk.)
2. Az SAP R/3-mal támogatott folyamatok elemzése, fejlesztése.
3. A belső működésben rejlő kockázatok kezelése - kockázati térkép felállítása.
Alkalmazott ARIS-modul:
Risc Scout.
4. Folyamatelemzés, -fejlesztés.
Alkalmazott ARIS-modul:
ARIS PPM (Process Performance Management).
**
ÜKR-projektfázisok
Cél: A Mol belső működési folyamatainak felmérése, az előállított modellek alapján új, folyamatorientált szabályozási rendszer kialakítása.
I. (pilot)fázis (2001. november - 2002. február): A Mol Rt. különböző üzleti és funkcionális területei számára, a folyamataik önálló feltérképezését, a jövőben is szükséges szabályozási elemek (kézikönyv, utasítás stb.) körének és tartalmának meghatározását lehetővé tevő módszertan testre szabása, a működési struktúra kifejlesztése, illetve felállítása. A projektrésztvevők felkészítése, oktatása.
II. fázis (2002. március - 2003. március): Az érintett szervezetekre vonatkozóan folytatódik a társaság jelenlegi folyamatainak és szabályozásának feltérképezése, a saját területi, illetve más szakterületekkel való kapcsolatok tisztázása. Eredményeképpen rendelkezésre áll majd a társaság teljes szabályozási struktúrája.
III. fázis (2003. április - 2004. június): Konszolidációs, összehangolási szakasz - a szükséges folyamatszabályzatok kialakítása, a rendszer elkészítése. Pilotprojektként a folyamatelemzés és -fejlesztés támogatására az SAP R/3-hoz standard interfésszel rendelkező ARIS PPM bevezetése.
**
További referenciák
Az IDS-Scheer Hungary ARIS-eszköztárra épülő szolgáltatásait az elmúlt 12 hónapban a Mol Rt.-n túl a Magyar Nemzeti Bank, a Magyar Posta, a magyar honvédség és az Audi Hungária Motor Kft. vette még igénybe - utóbbinál a 2003-ban induló és várhatóan 2005-ig tartó folyamatoptimalizálási projektben tartanak igényt eszköztárukra és szakértelmükre.
**
Felértékelődött folyamat-menedzsment - számokban
A piaci átlagnál eredményesebben zárta a 2002-es pénzügyi évet a bevételeit tavaly világszerte 13,2 százalékkal növelő, így 181,3 millió eurós bevételt produkáló IDS-Scheer. Ennek az összegnek csaknem a háromnegyede, mintegy 132 millió - az előző évinél 13 százalékkal több - származott elsősorban a vegyipar, a gyógyszergyártás, valamint az állam- és közigazgatás számára nyújtott tanácsadásból. Az ARIS és a hozzá kötődő szolgáltatások értékesítéséből adódó 49 millió euró is 13 százalékkal lépte túl a 2001-ben elért eredményt.
Nemzetközi leányvállalatainak bevétele két év alatt közel megkétszereződött, így 2002-ben elérte a 68 millió eurót. Mivel tavaly a negyedik volt a legerősebb negyedév, idén is e tendencia folytatását várják.