A magyar piacon e három szegmenst mégis gyakorta külön kezelik, azaz külön programokat és berendezéseket választanak ezekre az összetartozó feladatokra, annak ellenére, hogy mindenki integrált rendszerek beszerzésére törekszik. Ezért is szól ez a cikk nem csupán a bérügyvitelről, hanem a humánügyvitel egyes területeinek szoros összefonódásáról is, amin keresztül az integráltság fontos szerepét szeretnénk érzékeltetni.
De nézzük meg egy kicsit közelebbről az egyes részeket!
Ha a munkaerőt mint erőforrást tekintjük, a gazdálkodási igényeket figyelembe véve megkülönböztethetünk minőségi és mennyiségi szempont szerinti nyilvántartást. Ezenkívül mint minden erőforrásnak, a munkaerőnek is költsége van (nem is kevés!), ami az egyszerű nyilvántartáson túl jóval több feladatot igényel (tervezés, kontrolling, könyvelés stb.).
A minőség
A minőség kérdésével azon HR-rendszerek foglalkoznak, amelyek palettáján a toborzás, a HR-nyilvántartás, a képzés-fejlesztés, a karrier- és utódlástervezés jelenik meg. Ezek a rendszerek egyrészt nyilvántartják a munkaerő különböző kompetenciáit, készségeit, szerzett tudását, másrészt igényeket fogalmaznak meg akár a felveendő munkatársakkal szemben, akár a már alkalmazásban állók képzési szükségleteire nézve. A fentiek figyelembevételével bátorkodtunk az erőforrás minőségi oldalának kezelését a HR-rendszerre testálni.
A mennyiség
A mennyiségi mutató a munkaidő. A munkaidő tervezéséhez, illetve a ténylegesen ledolgozott órák rögzítéséhez hatékony eszköz egy beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer. Itt érkeztünk el az első integrációs ponthoz. Vegyük például egy új belépő esetét. HR-rendszerünkben rögzítésre kerültek a megfelelő adatok, onnan a szükséges információk (új ember neve, beosztása, szervezeti egysége stb.) automatikusan átkerülnek a munkaidő-tervező rendszerbe, ahol az "illetékes elvtárs" beilleszti emberünket a munkarendbe. A megállapodás szerinti fizetése pedig a bérrendszerbe jut, ahol a munkaidő-nyilvántartó programból érkező adatok alapján a havi járandósága kikerekedik.
A fentiek alapján megállapíthatjuk, egy korszerű beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszertől elvárható, hogy ne csupán a dolgozók beléptetésére, ajtók, sorompók és egyéb biztonságtechnikai berendezések vezérlésére legyen alkalmas, hanem tudja a munkaidőadatokat sokrétűen kiértékelni és feldolgozni, valamint ezeket az információkat más programok számára további feldolgozás céljából átadni.
Megjegyzendő, hogy eddigi tapasztalataink szerint a fent vázolt integrált működést hazánkban kevés helyen képesek jól működő információs rendszerrel támogatni.
Bérügyvitel
Ezzel meg is érkeztünk a humánügyvitel harmadik területéhez, a bérügyviteli feladatokhoz, amely a mi nézetünkben elszámolástechnikai kérdés. A szigorú szabályozás, amely a munkavégzésre vonatkozó szabályokkal kezdődik a munka törvénykönyvében, még egyértelműbb előírásokat tartalmaz a személyi jövedelemadó, a nyugdíj- és egészségbiztosítási járulék, a munkaadói, munkavállalói járulék, valamint a szakképzési és rehabilitációs hozzájárulás elszámolásának, illetve fizetésének rendjében.
A bérszámfejtés feladata, hogy ezeket a szabályokat betartsa, és megállapítsa azt az összeget, amelyet a dolgozó számlájára utalhatunk, vagy kifizethetünk neki a pénztárból. Ráadásul mindez nem csupán adminisztrációs kérdés, hanem hangulati is, hiszen a dolgozó ebből a pénzből él, és tartja el a családját. Ebben az elszámolásban egy forintot sem illik tévedni.
A munkáltató szemszögéből nézve a helyzetet, a munkaerő költsége egy olyan output a rendszerben, amely a vállalati tervezés, az eredmény szempontjából komoly tételt jelent. Ebbe a költségbe természetesen beletartoznak azok a járulékok és adók is, amelyeket a munkáltató fizet a bérek után, de erről később még bővebben szólunk. Szükségünk van ezekre az adatokra a főkönyvben, illetve a kontrolling végzéséhez is.
Az integráltság igényének az ERP-rendszerek egyéb alrendszerei felé is kell működnie. Elektronikus adatszolgáltatás a főkönyvnek, a kontrollingnak és a pénzügynek, elektronikus adatfogadás a termelésirányító rendszerekből a teljesítménybér megállapításához stb. Szerencsére az említett adatáramok zömében havonta ismétlődő, egyirányú, jól definiált struktúrák és adattartalmak, míg a humánügyvitel belső integráltsága zegzugos, többirányú és folyamatos adatáramlást kíván meg. Ezek alapján megkockáztatható az a kijelentés, hogy a humánügyvitelnek nem kell az ERP-rendszer szerves részének lennie, hiszen általában elegendő a havi egyszeri adatátadás - annak ellenére, hogy a leírt kapcsolatokat az ERP-rendszerhez mindenképpen ki kell alakítani. Sokkal fontosabb, hogy olyan szolgáltató szoftverét válasszák a vállalatok, amely e területnek a szakértője, és vegyék figyelembe, hogy ez a terület belső integráltsága miatt annyira speciális igényeket támaszt, hogy az ERP-bevezetőnek is speciális szaktudással kell rendelkeznie.
De térjünk vissza a bérszámfejtéshez! Azt már említettük, hogy a HR-nyilvántartásba felvett dolgozók személyes azonosító és munkaviszonyadatai képezik a bérszámfejtést követő temérdek adatszolgáltatás alapját. Nem szabad viszont megfeledkeznünk a beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer, valamint a bérszámfejtés kapcsolatáról. Az integráltság biztosítja azt is, hogy a munkaidő-nyilvántartás adatait elektronikusan átadhassuk a bérszámfejtésnek, ami egyrészt meggyorsítja a munkát, másrészt számos hibalehetőséget kizár.
A bérszámfejtés nem a vállalat magánügye
A fenti tevékenységek havi elvégzése után nyugodtan hátradőlhetnénk, és azt mondhatnánk, hogy akkor megvagyunk ezzel a bérszámfejtéskérdéssel is. Pedig csak most jön a neheze! Eddig csupán a vállalati gazdálkodáshoz szükséges információkat állítottuk elő.
A szabályozás azonban nem kegyelmez, adatszolgáltatások tömegét kell elvégeznünk különböző hatóságoknak, amelyek teljesítésének elmaradása szigorú következményeket vonhat maga után. Adóbevallás, biztosítottak bejelentése, ÁPSZF-statisztika, magánnyugdíj-pénztári bevallás, KSH- és munkaerő-központi statisztika, év végi szja-elszámolás, nyenyi-adatszolgáltatás, családipótlék-bevallás, OEP-statisztika, negyedéves lezárt keresőképtelenségek jelentése - és még sorolhatnám. Hát ez bizony már nem a vállalat magánügye.
A bérügyvitelt csak cifrázza, hogy a munkáltató bizonyos dolgozói létszám felett kötelezően társadalombiztosítási és családipótlék-kifizetési helyi feladatok ellátását is végzi. Ebben az esetben ráadásul nem is a saját pénzével gazdálkodik, hanem az államéval, illetve a társadalombiztosítási alapokéval. Kvázi első fokú hatóságként jár el ezekben az ügyekben (persze az szja-levonások esetében is ugyanez a helyzet).
Bátran kijelenthetjük tehát, ho gy ezeknek a feladatoknak megfelelni nehezebb, mint bérszámfejteni. Így tehát nem tanácsos olyan szoftvert vásárolni a bérügyviteli feladatok ellátására, amely a fenti igényeket nem szolgája ki tökéletesen, hiszen az adatszolgáltatások elvégzésének élőmunka-igénye eléri, sőt gyakran meghaladhatja a tényleges bérszámfejtési munkáét.
Ne adjuk fel, adjuk ki!
Ha a fenti feladatok ecsetelésével elvettük volna bárkinek a kedvét a bérszámfejtéstől, sietünk mindenkit megnyugtatni, hogy van megoldás. Egyre inkább nő azoknak a vállalatoknak a száma, amelyek kihelyezik a bérügyviteli tevékenységet.
Amikor munkánk során azt a kérdést tettük fel egy döntéshozónak, hogy a vállalatnak bérszámfejtési feladatok végzésére van-e igénye, vagy arra, hogy az ebből származó információkat megkapja, és a hatóságok felé minden elszámolás pontosan megtörténjen, akkor a vezetők a legritkább esetben akartak a bérszámfejtéssel bíbelődni, mindig az utóbbi lehetőség tűnt kényelmesnek számukra.
Ha azt gondoljuk, hogy ezzel egy csapásra megoldjuk a szoftvervásárláskor felmerülő gondokat, akkor tévedünk. A jó szolgáltató kiválasztása sem egyszerűbb feladat, mint a jó programé, ám a szolgáltatási szerződésben jóval komolyabb garanciákat érvényesíthetünk, mint a szoftvervásárlás során.
A szolgáltató kiválasztásánál is szem előtt kell tartani azt a követelményt, hogy kihelyezéskor se sérüljön a fentiekben vázolt integritás.
Azoknak, akik az outsourcing mellett döntenek, zárásként néhány praktikus tanácsot szeretnénk adni.
Csak olyan szolgáltatót válasszanak, amelynek szolgáltatási felelősségbiztosítása van!
Ne kezeljék a szolgáltatást egyszerűen bérszámfejtésként! A szolgáltatás - már a fogalomból következően is - arról híres, hogy igénybe vevőjének kényelmét kell biztosítania.
Ne adják fel a humánügyvitel integráltságára vonatkozó igényüket!
A szolgáltató legyen képes elektronikus kommunikáció biztosítására, ne logisztikai feladatként kezelje a bérszámfejtést!
Csak minden információs igényüket kielégítő szolgáltatóval kössenek szerződést (az igényeket fontos belefoglalni az SLA-ba)!
Ha alkalmunk nyílik rá, akkor egy későbbi lapszámban a szolgáltatóválasztásról részletesebben is írunk, de addig is szívesen válaszolunk mindenkinek, aki ilyen döntés előtt áll.
Angyal Gábor
kereskedelmi igazgató
Nexon Kft.
E-mail: nexon@nexon.hu