Az Office 2003 XML referenciasémák segítségével a vállalatok méretüktől függetlenül hasznosítani tudják a szabványos XML technológiát a táblázatos, a szöveges és az űrlapot tartalmazó dokumentumok kezelésére. A Microsoft Word és Excel új, Office 2003-as verziója, valamint az InfoPath információgyűjtő program a dokumentumok XML formátumú mentésekor sémák segítségével jellemzi az információtárolás módját. A Microsoft jogdíjmentesen biztosítja a sémák licencét, ami abból a tartós elkötelezettségéből fakad, hogy elő kívánja segíteni az XML-nek, az alkalmazások, szolgáltatások és adatforrások integrációjának jövőjét képviselő technológia továbbfejlődését.

Az információcsere és az integráció döntő jelentőségre tesz szert napjainkban, így a Microsoft ügyfelei, partnerei, a kormányok és az informatikai iparág arra kérték a Microsoftot, hogy olyan megoldásokat készítsen, amelyek fokozzák az adatcsere lehetőségeit és a rendszerek átjárhatóságát. A Microsoft ezekre az igényekre válaszul teszi elérhetővé az Office 2003 XML referenciasémákat. Ezek segítségével a szoftvercégeknek lehetőségük nyílik olyan termékek elkészítésére, amelyek zökkenőmentesen képesek együttműködni a Microsoft Office 2003-mal. A licenctulajdonosok további előnyök birtokába is jutnak: egyszerűbben tudják azonosítani a dokumentumokon belül az adatokat, kisebb nehézségek árán generálhatnak már létező tartalomból jelentést és dokumentumot, illetve automatikus feldolgozás végett kinyerhetik az adatokat.

A Microsoftnak az XML webszolgáltatások felhasználásával kapcsolatos - a Forum 2000 konferencián bejelentett - stratégiája folytatásaként, ez a licenc szervesen továbbviszi a vállalat korábbi szerepét, amelyet az XML szabványainak kialakítása, előmozdítása és népszerűsítése érdekében vállalt a különböző szabványosítási szervezetekben (W3C, ECMA, OASIS stb.). A Microsoft célja, hogy a jogdíjmentes licencet a lehető legtöbben használhassák, ezért a közzétételre XML sémadefiníció (XSD) formájában kerül sor, amely egy - a W3C által kialakított - számítástechnikai szabvány. A licenc hozzáférést nyújt az érdeklődő feleknek a sémákhoz és azok teljes dokumentációjához, használata és alkalmazása rendkívül egyszerű. A Microsoft Office 2003 XML referenciasémái sorába a WordprocessingML (Microsoft Office Word 2003), a SpreadsheetML (Microsoft Office Excel 2003) és a FormTemplate XML séma (Microsoft Office InfoPath 2003) tartozik.

Az államigazgatásban tevékenykedő ügyfelek számára az egyik legfontosabb informatikai problémát a dokumentumok kezelése, archiválása, elérése és felek közötti mozgatása jelenti. A dán közigazgatás már használja az Office 2003 XML referenciasémák nyilvános, jogdíjmentes licencét: egy szabványos dokumentumcserélő rendszer kiépítésén dolgozik. A kormány nagyra törő InfoStructure Base projektjének célja, hogy az XML sémák közös tárolójának létrehozásával javítsa a dán közigazgatás különböző területei közötti információcserét. Az Office 2003 XML referenciasémák nyilvános és jogdíjmentes licencének birtokában a dán közigazgatás közelebb juthat céljához, azaz az adatcsere és az átjárhatóság továbbfejlesztéséhez.