Az IDC tanulmánya, mely 500
főnél több alkalmazottat foglalkoztató európai vállalatok kb. 1000
felsővezetőjének bevonásával készült, rámutatott arra, hogy az európai
szervezetek közel kétharmada (65%) nem követi nyomon a dokumentumok költségeit.
A felsővezetőknek csupán 10 százaléka képes megbecsülni az ilyen jellegű
kiadásokat, bár többségük azt állítja, hogy vállalatának van dokumentumkezelési
stratégiája. A megkérdezettek több mint fele úgy gondolja, hogy stratégiájuk
jól vagy igen jól működik és javítja a hatékonyságot, a termelékenységet,
illetve a költségellenőrzést. Kevesen vélik azonban, hogy ez mindhárom
területre érvényes. A kutatás felfedte a dokumentumkezelés különösen gyenge
pontjait, melyek a tartalomkezelés, a munkafolyamat (workflow) és az igény
szerinti nyomtatás területei.
Az IDC-kutatás hatalmas
hulladékarányt tárt fel: a vizsgált vállalatok 31 százalékánál az összes
kinyomtatott dokumentumnak több mint 10 százaléka a szemétbe kerül, mert
helytelen információkat tartalmaz vagy mert nem használják őket, de a
válaszadók több mint 10 százalékánál a hulladék meghaladja az összes nyomtatás
30 százalékát.
Az IDC a kutatás
eredményeivel együtt közzétett ún. Fehér Könyvében (White Paper) azt javasolja,
hogy a vállalatok tegyenek lépéseket tényleges költségeik meghatározására,
vizsgálják meg dokumentum-feldolgozási stratégiájukat, valamint arra ösztönzi a
vezetőket, hogy e terület racionalizálásával törekedjenek költségeik
csökkentésére és hatékonyságuk növelésére.
A Xerox dokumentum kezelési
felmérése az első lépés azon területek feltárásában, melyek
költségmegtakarításra és a folyamatok ésszerűsítésére kínálnak alkalmat. Ezután
kerülhet sor az ügyféllel történő megállapodásra és a dokumentum-feldolgozást meghatározó
stratégia kialakítására, melyet a Xerox valósít meg, garantálva az idő- és
költségmegtakarítást, valamint az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételét.
"Nagyon ritkán merül fel, hogy a felmérési folyamat nem tár fel olyan
területeket, amelyekkel foglalkozni kell" - foglalja össze tapasztalatait xxx magyar felelős Shaun Pantling, a Xerox Europe üzleti szolgáltatási részlegének
igazgatója. "A megtakarítások gyakran jelentősek, különösen, ha a szervezet
kész felülvizsgálni működését és kiadni a feladatot egy külső partnernek. Legutóbb
egy globális informatikai szolgáltató irodai nyomtatási költségeit
csökkentettük éves szinten több, mint 1 millió dollárral. További jelentős
előnyei is voltak a feladat-kihelyezésnek, hiszen aokaz így felszabaduló
munkaidő lehetővé tette a vállalat számára az elmozdulást a hatékonyabb üzleti
folyamatok és a munkatársak termelékenységének javítása felé."
Az IDC által
megkérdezett felsővezetők több mint fele úgy véli, hogy a jelenlegi üzleti
környezet legnegatívabb aspektusai a világgazdaság mélyrepülése, a fokozott
verseny, és a pénzeszközök hiánya. A nyilatkozók beszámoltak arról is, hogy a
legnagyobb üzleti kihívást számukra a nyereség és termelékenység növelése
jelenti, második helyen pedig az ügyfélszolgálat javítása áll. "Különösen ebben
a piaci környezetben az üzleti élet melyik területe kerülhetné még el ennyire a
vezetés figyelmét, mint a dokumentumkezelés, holott kiemelkedően magas
költségekkel jár, épp ezért elképesztően nagy megtakarítási lehetőségeket
kínál, ráadásul az ügyfelek kiszolgálását is hatalmas mértékben javítja?" - kérdezi Jamie
Snowdon, az IDC európai szolgáltatási részlegének kutatási igazgatója.
A Xerox által szponzorált, "Dokumentumok - A költségellenőrzés és a
vállalat átalakításának lehetősége" című vizsgálat során az IDC közel 1000
igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett ki 14
európai országban. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság,
Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia,
Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh
Köztársaság.