Az egyre bonyolultabb hálózati rendszereknek, dokumentumkezelő berendezések sokféleségének köszönhetően szinte elképzelhetetlen volt ezen berendezések költségeinek ellenőrzése. A Konica Minolta költségfigyelő rendszere bővíthető és platformtól független, tehát bármely gyártó nyomtatóit, analóg és digitális másolóit, multifunkciós eszközeit egyszerre tudja felügyelni, függetlenül attól, hogy megosztott hálózati (JetDirect, LPR, Intel NetPort, IPP, stb.) vagy a munkaállomások LPT portjára csatlakoztatott nyomtatókról van szó. Képes a helyi és hálózati nyomtatók tevékenységeinek követésére, a fénymásolás ellenőrzésére és a dokumentum előállítás teljes ellenőrzésére. Moduláris felépítésével igazodik a felhasználó igényeihez, közepes és nagy szervezetek egyaránt optimálisan használhatják.

A Konica Minolta által használt költségfigyelő szoftver jelentést készít, amelyben különböző szempontok szerint részletezi az előállított dokumentumok mennyiségét (például a felhasználó neve, az időpont, a nyomtatás jellemzői, időpontja, mennyisége, a projekt vagy a csoport neve). Az így nyert adatok ezután széleskörűen felhasználhatók, elsősorban költségelszámolási, TCO számítási (teljes üzemeltetési költség) és szervezeti biztonsági célokra. A szoftver Windows NT vagy 2000 szerver alatt fut, de a rendszer más operációs rendszerrel (Novell Netware, Sun Solaris stb.) futó nyomtatószerverrel is együttműködik. A Konica Minolta által értékesített költségfigyelő szerver alapfunkciói webes felületen, hálózaton keresztül vezérelhetők, az egyes folyamatokba a rendszergazda távolról beavatkozhat.

A különböző szolgáltatások modulok hozzáadásával érhetők el.

A Kliens Számlázó Modul az egyes nyomtatási feladatokhoz előre meghatározott terhelési kódokat kér a felhasználók monitorján felugró ablakban. Így utólag egyszerűen meghatározható, hogy egy-egy feladat a felhasználó tevékenységéhez tartozó mely projekt, téma költségkeretére kerüljön.

A költségfigyelő rendszer Biztonságos Dokumentum Kibocsátás Modulja lehetővé teszi a nyomtatandó dokumentumok biztonságos, bizalmas kezelését. Csak a nyomtatónál megtörtént felhasználó azonosítás után nyomtatja ki a dokumentumot a berendezés. Így elkerülhető a titkos dokumentumok "eltűnése", illetve az ezekbe történő illetéktelen betekintés. Ezzel a modullal megoldható az is, hogy azonos típusú nyomtatók közül a nyomtatási feladat azon az eszközön készüljön el, amelynél a felhasználó azonosítja magát (Nyomtató Választás).

Az NTS Szolgáltatási Modullal a fénymásolás is ellenőrizhető. A másoló mellé helyezett terminál PIN kód, mágneskártya vagy vállalati beléptető proximity kártya alapján végzi el a felhasználó azonosítását, így a feladat terhelését és ellenőrzését. Az NTS a különálló másolókat is hálózatba köti adatgyűjtési szempontból.

A Nyomtató Választás lehetővé teszi a hálózaton belül egyes nyomtatók manuális kiválasztását egy nyomtatási feladatra. Ez akkor lehet hasznos, ha az elküldött dokumentumot a nyomtató meghibásodása, karbantartása miatt nem lehet kinyomtatni, vagy ha kényelmi szempontból előnyösebb egy másik berendezés használata. Ilyenkor a felhasználó egyszerűen odamegy a kiválasztott berendezéshez, az NTS kijelzőjén kiválasztja a megfelelő dokumentumot és azonosítás után elkészül a nyomat.

A Konica Minolta által biztosított költségfigyelő rendszer a begyűjtött adatokból közel 70 féle, a fejlesztők által előre meghatározott jelentést tud készíteni, de megfelelő Access vagy SQL és programozási ismerettel az adatbázisból továbbiak is készíthetők. A jelentéskészítés automatizálható, így például a felhasználók számlakivonatait a rendszer automatikusan képes e-mailben elküldeni.

A Konica Minolta Magyarország Kft. másik szolgáltatása a bizalmas iratok és más adathordozók teljes körű és végleges megsemmisítése, tehát nem csupán a dokumentumok előállításában, kezelésében kínál megoldást, hanem a bizalmas iratok biztonságos és környezetbarát megsemmisítésében is. A nyomtató-másoló rendszerek mellé kihelyezett papírgyűjtő konténerek biztonsági zárral vannak ellátva. A megsemmisítendő iratok elszállításról a Konica Minolta Magyarország Kft. partner cége gondoskodik, egy speciális tehergépkocsi segítségével. A teherautóban az iratok biztonságosan el vannak zárva, így a bizalmas dokumentumok nem kerülhetnek illetéktelenek kezébe. A megsemmisítés után a papírt környezetbarát módon újrahasznosítják.