A Dunaferr társaságcsoport nyomtató- és másológépek konszolidációjára kiírt tenderének nyerteseként a Canon Hungária 2003. végén kezdte meg a költséghatékony nyomtatási és másolási szolgáltatásokat biztosító korszerű eszközpark telepítését. A sikeres pilot-üzem után ez év májusában került sor az utolsó finomhangolásokra, így nyár közepétől már 1700-an használhatják a helyben készült (vagy interneten/intraneten, telefaxon kapott) dokumentumok nyomtatására és másolására a nagyteljesítményű eszközöket. A Canon több mint száz, hálózatba kötött készüléket telepített, amelyek egy része szkennelésre, faxolásra, illetve i-fax és email fogadására és továbbítására is alkalmas.

Gazdasági szempontból a Dunaferr számára kifejezetten kedvező, hogy a berendezéseket a klasszikus outsourcing-konstrukció keretében telepítette a Canon Hungária Kft. - így a megrendelő kizárólag a pontosan követhető üzemeltetési kiadásokat téríti. Az eddigi felhasználói tapasztalatok azt igazolják, hogy reálisnak bizonyult a Canon és a Műszertechnika Rt. szakértőinek előrejelzése: az új eszközökkel és célszoftverekkel mintegy 20 százalékkal csökkenthetők a korábbi üzemeltetési költségek.

Az outsourcing további előnyei közé sorolható, hogy a szolgáltatásokért kiszámlázandó összeg csak a ténylegesen felmerült (az előállított dokumentumok számával arányos) költségeket tartalmazza. A szerződés értelmében a Canon Hungária Kft. négyéves üzemeltetési szerződéssel működteti az irodatechnikai rendszert.

1,2 millió nyomat havonta

Az előzetes felmérések alapján havonta (másolással együtt) 1,2 millió nyomat elkészítésére alkalmas rendszert kellett kiépíteni. Összesen 103 új készüléket telepítettek - a Dunaferr szakértői végül négyféle multifunkciós eszközt választottak a Canon termékpalettájáról: a színes dokumentumok készítésére az iRC 3200 N jelű készüléket, a fekete-fehér nyomatokhoz pedig négyfajta nagyteljesítményű berendezést (iR2220i, iR3320i, iR6000, LBP3260) állítottak üzembe.

Az új rendszer egyik érdekessége, hogy minden felhasználó mágneskártyás azonosítóval rendelkezik: a számítógépes munkahelyekről küldött nyomtatási parancsot követően a felhasználó csak azután veheti kézbe az elkészült dokumentumot, ha kártyájával bejelentkezett - ezt azonban az irodaépületbe telepített bármelyik készüléknél megteheti. Másoláskor szintén használni kell a kártyákat - ennek eredményeként azonban a költség-menedzselési szolgáltatást biztosító szoftver (PAS) személyhez rendelten rögzíti a géphasználati eseményeket.

Megrendelő első számú szempontja: költséghatékonyság

Az elmúlt időszak felhasználási tapasztalatai maximálisan visszaigazolták a költségcsökkentéssel kapcsolatos megrendelői elvárásokat. Az évente százmillió forintos nagyságrendű nyomtatási, másolási feladatokhoz kapcsolódó kiadások miatt a Dunaferr számára legfontosabb szempont volt a magas nyomtatási minőség és a gyorsaság mellett, hogy a kialakított rendszer megfeleljen az olyan alapvető költségmenedzselési elvárásoknak, mint beruházás nélküli kivitelezés, áttekinthető és ellenőrizhető felhasználás, jól tervezhető havi költségek.