Sűrű volt az év vége és az év eleje a pénzügyi és kontrolling osztályokon, ahol az év zárása és a 2005-ös tervezés zajlott, sok helyütt tetézve a vezetőség, illetve tulajdonosok által megkövetelt különböző jelentések határidejével.

A debreceni LAP-ICS Könyvkiadó és Kereskedő Kft., a kecskeméti székhelyű, országosan ismert és külföldön is terjeszkedő Fornetti Kft. és a HMS Carat Hungary Kft. médiaügynökség egyaránt az év vége felé döntött arról, hogy a kontrolling és tervezési folyamatok és a jelentéskészítési kötelezettségek támogatására a grazi tudományegyetem kontrolling tanszéke által kifejlesztett Professional Plannert vezeti be. Mindhárom cég célja volt, hogy a 2004-es év elemzésekor és a 2005-ös tervek elkészítésekor fejlett, rugalmas és jól használható eszközre támaszkodhassanak. A Professional Planner a kontrollerek számára lényegesen lerövidíti az időtrabló és sok hibalehetőséget tartalmazó manuális feladatokat, és lehetővé teszi, hogy az elemzésre, stratégiára koncentráljanak, ugyanakkor a vállalatvezetők számára rengeteg többlet információt szolgáltat a vállalatról.

Maga a Profesional Planner bevezetése általában 5-20 szakértői napot vesz igénybe. Ez alatt a leendő felhasználók fokozatosan tanulják meg a megoldást, alakítják ki az adatszerkezetet, építik fel a cég eredmény- és mérlegstruktúráját a szoftverben és hozzák létre a használt táblákat, kimutatásokat. Jelen esetekben alig három hét alatt történt mindez. Hogy mégis vállalkoztak az ilyen feszített tempójú implementálásra, az köszönhető az ügyfelek lelkesedésének és elkötelezettségének, és a Gordon & Webster Rt. munkatársak bevezetési tapasztalatainak. Így ezeknél a cégeknél december végére már működött a Professional Planner, az adatáttöltések megtörténnek, és a vezetőség és a tulajdonosok a PP által szolgáltatott elemzéseket, kalkulációkat kaphatják a kezükbe.

Az egyik legújabb bevezetés a Fornetti Kft.-nél történt, amely egy erőteljesen növekvő középvállalat, így a különböző típusú jelentések mellett 2003/2004-ben a tervezés egyre inkább kiemelt fontosságot kapott, a controlling feladata egyre összetettebbé vált.

"Nagyon fontos mélységében elemezni a termékösszetételt, az egyes tételek nyereségességét" - mondja Kovács Zoltán controlling és pénzügyi vezető. "A tervezés mellett megerősítettük a modellezés szerepét is. Több alternatíva készül, egy-egy tényező változtatásával - a közgazdaságtanból már jól ismert fogalom szerint: minden egyéb változatlansága mellett (ceteris paribus) - mérjük az önköltségre, vagy épp az eredményre gyakorolt hatást. A modellezést korábban az Excel-táblázatkezelő, Visual Basic programozást használva, ám a 2004-es évtől a tervezést elősegítő, a terv-tény összehasonlítását elvégzendő, modellezésre alkalmas, mutatókkal megtűzdelt controlling szoftver a Professional Planner végzi."

Szintén a Professional Planner feladata a likviditástervezés, illetve a terv és tényadatok összehasonlítása, értékelése, valamint az éves tervezés.

A Fornetti Kft.-nél a Professional Planner gyakorlati bevezetésének kezdeti területei a stratégiai tervezés (eszköz, forrás, eredmény, likviditás oldalon), az éves tervezés, a havi tényadatok jelentése, elő- és utókalkulációk a saját termelésű készletekre, a profitcentrumok eredményének követése, illetve a terv-tény összehasonlítás. Kovács Zoltán elsősorban átláthatóságot (faszerkezetből és "lefúrásból" adódóan), több információt és hosszú távon időmegtakarítást vár a megoldás használatától. Jelenleg még betanulási fázisban van a rendszer, így konkrét tapasztalatokról még nem tud beszámolni, de az eddig eltelt időszak igazolja az előzetes elvárásokat.

A Gordon & Webster Rt. egyébként az év folyamán több mint félszáz cégnél, és ezek számos leányvállalatánál vezette be a Professional Plannert, és ezzel előkelő helyet biztosított magának a kontrolling szakmai berkekben. Gémesi Gyula vezérigazgató tapasztalatai szerint a vállalatvezetőknek szükségük van egy olyan megoldásra, amely kifejezetten a kontrolling elemzést, tervezést, jelentéskészítést segíti. Noha a vállalatirányítási rendszerek rengeteg hasznos információt szolgáltatnak, ezek mégse a kontrolling szempontjait szolgálják, s az általánosan elterjedt Excel táblák pedig - komplex, üzletágra, termékcsoportokra kiterjedő elemzések esetén - sok hibalehetőséget hordoznak magukban.

"A Professional Planner gyakorlatilag minden iparágban megtalálható, de különösen sikeres az olyan területeken, ahol magasak a költségek, és gyorsan változnak, illetve időben elszakadnak a bevételektől. Ilyen például az energetika, a logisztika és a kereskedelmi szolgáltatás" - mondta Gémesi Gyula.