B. O.: - A Flextronics saját tevékenységét outsourcingként, magyarul kihelyezésként is jellemezhetnénk. Önöknek mint szolgáltatóknak egyértelmű volt a választás, hogy maguk is hasonló szolgáltatást vegyenek igénybe?

Papp Péter: - A cég stratégiai döntése, hogy minden olyan tevékenységet, amely nem tartozik szorosan a saját profilunkba, lehetőleg ki kell helyezni. Mi is azt várjuk az outsourcingtól, amit saját ügyfeleinknek nyújtunk: az erőforrások és a költségek csökkentésével a versenyképesség és a profit javulását. A szolgáltató kiválasztása és a szolgáltatói szerződés megkötése azonban mintegy féléves vizsgálódás és tárgyalássorozat eredménye volt.

B. O.: - Milyen szempontokat vettek figyelembe, amikor választottak a szolgáltatók közül, és miért pont a Nexonnal írták alá a szerződést?

P. P.: - A pályázóknak számos igen szigorú feltételnek kellett megfelelniük, így a meghívásos tender nyolc indulója közül mindössze három maradt fenn a rostán. Ezen a ponton vontuk be egy nemzetközi tanácsadócég szakértőit, hogy alapos átvilágítás alá vessék ezeket a versenyzőket. Nemcsak a szolgáltatások színvonalát és árát hasonlították össze, hanem vizsgálták az ajánlatban szereplő szoftverek funkcionalitását, a háttérben meghúzódó infrastruktúrát, a leendő szolgáltatók erőforrásait, és hogy az egyes cégek milyen garanciát vállalnak tevékenységükért. Ebből az átfogó átvilágításból került ki győztesen a Nexon.

B. O.: - Mégis, mi volt az a plusz, ami feléjük billentette a mérleg nyelvét?

P. P.: - A Nexon saját fejlesztésű bérügyviteli rendszerrel rendelkezik, ami biztosíték volt számunkra, hogy nemcsak a jelenlegi, hanem a jövőbeni igényeinket is ki fogja elégíteni nexONSOURCE szolgáltatása keretében. Ráadásul a Nexon a kiválasztáskor már több mint tízéves piaci tapasztalattal rendelkezett, illetve már számos cégnek nyújtott hasonló szolgáltatást. A cég munkatársainak képzettsége, évtizedes ügyfélszolgálati tapasztalata, a magyar sajátosságokra kihegyezett ügyviteli szaktudása szintén olyan tényező volt, amely sokat számított. Ezenkívül a Nexon rugalmasan állt hozzá a kérdéshez: vállalta, hogy mind a négy városban, ahol Flextronics-gyár található, külön irodát nyit, hogy az ügyfélszolgálatot helyben tudja ellátni. Ez egyébként alapvető elvárásunk volt a tender nyertesével szemben.

B. O.: - Ha már itt tartunk, felmerül egy kérdés, ami az outsourcing egyik legkényesebb pontja szokott lenni. Mi történt azokkal a munkatársaikkal, akik eddig a bérügyvitelt vitték?

P. P.: - Valamennyi munkatársunkat átvette a Nexon. Persze ez nem ment ennyire egyszerűen. A döntés először komoly ellenállást váltott ki az érintett dolgozókból, de azóta mindenki megtalálta a helyét.

B. O.: - És hogyan zajlott le a bevezetés, zökkenőmentes volt-e az átállás?

P. P.: - 2001 januárjában tulajdonképpen egy hónap alatt lezajlott az adatok áttöltése, a migráció. Erre bizony mindkét félnek sok éjszakája ment rá, de február 10-én már rendben zajlott a bérfizetés.

B. O.: - 2005-ben immár negyedik éve szolgáltat Önöknek a Nexon. Hogyan értékelné az elmúlt négy évet? Elégedett?

P. P.: - Alapvetően elégedett vagyok a nexONSOURCE szolgáltatással. Minimális számú hiba fordult elő, de ennyi ilyen nagy adatmennyiségnél és ilyen hosszú idő alatt óhatatlanul bekövetkezik. Minden hónapban több mint tízezer alkalmazottunk bérét kell számfejteni, illetve folyamatosan adminisztrálni kell a ki- és belépő dolgozókat. Ezenkívül az év végi adóösszesítéseket, bevallásokat is a Nexon készíti el. Annak érdekében, hogy ne csupán a puszta adminisztrációban merüljön ki a két cég közötti kapcsolat, folyamatosan törekszünk az élő partneri viszony ápolására. Negyedévente értékelő megbeszélést tartunk, hiszen mindannyiunk alapvető érdeke, hogy a hibákat korrigáljuk. Ez a négy év egyébként önmagában is bizonyíték arra, hogy jól döntöttünk. Elégedettségünket és a Nexon iránti bizalmunkat az is jelzi, hogy 2002-ben kibővítettük megállapodásunkat, és a nexONHR humánerőforrás-rendszerre is bérleti szerződést kötöttünk. Ez hatékonyan kezeli az emberi erőforrással kapcsolatos feladatokat és azok adminisztrációját.

B. O.: - A bérszámfejtés és a HR sok tekintetben összefügg, ami integrált megoldásokat feltételez. Vélhetően Önök is ebbe az irányba indultak el, már csak a papírmunka csökkentése érdekében is...

P. P.: - Már a tender kiírásakor és a szolgáltatási szerződés aláírásakor is fontos volt számunkra, hogy rendszereink között létrejöjjön a megfelelő adatkapcsolat. Első körben az volt a célunk, hogy a HR és a bérszámfejtés között megszülessen az adatáramlás, amire a szolgáltatás második évében - a nexONHR program lízingelését követően - született meg a kompromisszummentes megoldás. Ez komoly mérföldkő volt rendszereink összehangolásában, és még hatékonyabbá tette munkánkat. A HR és a bérszámfejtés között létrejövő elektronikus kapcsolatnak köszönhetően a papír alapú adminisztráció jelentős részét sikerült megszüntetnünk. Ha például a Flextronicsnál nagyobb mennyiségű munkatárs felvétele történik, a nexONHR-t ennek megfelelően új információkkal töltjük fel. Éves bérváltozás esetén szintén rengeteg módosítást kell végrehajtani. Ezek az adatváltozások viszont már nem papír-, hanem elektronikus formában kerülnek át a bérszámfejtő rendszerbe. A következő lépésben minden telephelyünkön szeretnénk megteremteni a bérszámfejtés, a HR és a beléptető-, illetve munkaidő-nyilvántartó rendszer hármasa közötti valós idejű online kapcsolatot. Terveik szerint ezt idén, 2005-ben hajtjuk végre, és akkor azt mondhatjuk, hogy egy teljes integrált rendszert tudunk működtetni a Nexonnal közösen.

B. O.: - Önök az outsourcing területén már nemcsak szolgáltatóként, hanem szolgáltatást igénybe vevőként is tapasztalt cégnek tekinthetők. Milyen tanácsot adna azoknak a vállalatvezetőknek, akik most fontolgatják az erőforrás-kihelyezést?

P. P.: - Ha a költségeket mérlegelik, a kihelyezés teljes vertikumát, illetve hatását vegyék figyelembe. A szoftver, a hardver, az üzemeltetés és az emberi erőforrás mellett gondoljanak az eddigi késedelmekre, hibákra és büntetésekre, amelyekért ezentúl a szolgáltatónak kell erkölcsi és anyagi felelősséget vállalnia. Számoljanak azzal az előnnyel is, hogy outsourcingot alkalmazva csak a tényleges szolgáltatásért kell fizetni, így még változó munkavállalói létszám esetén is pontosan tervezhetők a bérügyviteli költségek. Ezenkívül el kell dönteniük, hogy erőforrásaikat milyen mértékben kívánják saját alaptevékenységükre koncentrálni. Mi a kihelyezésnek köszönhetően nagyon komoly mennyiségű energiát tudtunk átirányítani olyan egyéb személyügyi tevékenységekre, amelyeket stratégiailag fontosabbnak tartunk a bérszámfejtésnél. Így számunkra az outsourcing nemcsak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai előnyökkel is jár.