Sokat foglalkoznak a lapok a kkv-knak szóló EU-támogatásokkal, de jóval ritkábban az ilyen jellegű projektek kihívásaival. Ezért Eszes Gábor, a GKM miniszteri biztosa az elmúlt évi tapasztalatokra alapozva a következő években várhatóan nagyságrendekkel megsokasodó pályázó kkv-k figyelmét a buktatókra igyekezett felhívni. Ehhez azonban, mint mondta, elsősorban az EU-támogatás lényegét és folyamatát kell megérteni és elfogadni.

A szóban forgó projektekhez az EU és a társfinanszírozó tagország nem segélyt nyújt, hanem azokba az adott ország, illetve régió, de végső célként maga az EU versenyképességének növelése céljából - befektet. Ennek érdekében kerülnek be a Strukturális Alapok forrásai - az erre felállított intézményrendszeren keresztül - a pályázó által javasolt projektekbe. A befektetés ellenőrzését a pályázati rendszerbe épített audit és monitoring szolgálja. Mivel a befektetés meghatározott cél érdekében történik, a sokat kritizált bürokratikus szabályozás és rigorózus ellenőrzés a visszaélések megelőzését s a pályázók gondos, felelősségteljes tervezésre szorítását célozza - hangsúlyozta a miniszteri biztos.

A vállalkozásoknak nehéz elszakadniuk a korábbi hazai gyakorlattól: mindenre lőni, ami mozog, vagyis bármire pályázni, amire lehet. Márpedig a mostani pályázati rendszer feltételeinek csak valódi stratégiai célok érdekében vállalt fejlesztésekkel lehet megfelelni - teszi hozzá Eszes. A stratégia megléte azonban a kkv-szektorra kevésbé jellemző, pedig a pályázókkal szemben a rövid távúak mellett a közép- és hosszú távú tervek is követelménynek számítanak. Az állam- és közigazgatási intézmények esetében az EU szintén az átfogó területi, környezeti, infrastruktúra- stb. fejlesztési koncepcióba illő, annak megvalósulását szolgáló, az ország és vele együtt az unió egészének versenyhelyzetét javító projektekbe hajlandó befektetni.

A 2004-es pályázatok tapasztalatai alapján a kiírásokban történt idei könynyítések nem változtatnak azon az alaphelyzeten - hangsúlyozta a miniszteri biztos -, hogy szigorú tervezést és professzionális végrehajtást elvárva a "befektető" szoros elszámolással tartja féken a pénzét esetleg felelőtlenül elkölteni kívánó pályázókat.

A pályázók számára kedvezőbb feltételeket teremtő idei változások közül Eszes a kisvállalatoknak is lehetőséget biztosító alacsonyabb belépési küszöböt az ország stratégiai szempontjából kissé aggályosnak tartja. Szerinte az elaprózott fejlesztéseknek - ellentétben az EU céljával - a kkv-szektorra s így az ország gazdaságának egészére sem lesz lényeges hatásuk.

A feltételek kedvezőbbé tétele mellett a siker érdekében a pályázók részéről is szükség lenne - elsősorban az attitűdjüket érintő - változásokra. Eszes ennek igényét elsősorban a tavalyi pályázóknak a szerződési feltételek (köztük a pályázat során tett vállalások) megváltoztatására irányuló gyakori próbálkozásai alapján tartja indokoltnak.

A GKM-ben több okból is fontolgatják a jelenlegi rendszer továbbgondolását. Ugyanis már a tavalyi első, a pályázatokat illetően "csonka" évben is komoly gondot jelentett a csaknem tízezer pályamű érdemi elbírálása, és mivel számuk 2007-től a többszörösére nőhet, ez a jelenlegi módszerrel kezelhetetlen lenne.

Ám a mintegy ötezer győztes pályázat a kkv-knak mindössze egy százalékát érinti, amin Eszes szerint például a pályázatok még szélesebb körű népszerűsítésével lehetne javítani. Ugyanakkor kérdéses, hogy a Strukturális Alapok fejlesztési keretei valóban a céges fejlesztésekben hasznosulnak-e a legjobban, vagy szélesebb kört érintve hatékonyabban lennének felhasználhatók. Emellett a minisztérium a most még rendelkezésünkre álló, de egy adott fejlettségi szint elérését követően már elapadó források önfenntartóvá tételére is keresi a megoldást.

Projektmenedzsment

Elidegenedett - szisztematizált, sőt tudományossá érlelt - szervezési módszerként a projektmenedzsment a méretüknél fogva munkamegosztás tekintetében elkülönült tervezésű vállalatok technikája. Azonban az inkább intuitív és tapasztalati úton tervező, kisebb, tipikusan kis- és mikrovállalkozások vezetői csak kivételes esetekben - ilyenek például a pályázatok - kényszerülnek projektmenedzsmentre. A konferencián a FÖVOSZ-t képviselő dr. Szirmai Péter szerint tovább bonyolítja a helyzetet, hogy a hazai vállalkozások 96 százaléka mikrovállalkozás, vagyis a Magyarországon kkv-ként emlegetett cégek döntő hányada nem felel meg az EU besorolásának, s mivel ritkán zajlanak náluk projektek, nem is jelenik meg szervezeti funkcióként a projektmenedzsment.

Tízmilliós népesség esetén - amelyből mintegy 5 millió fő munkaképes korú - a hazai 1,2 millió vállalkozásról hírt adó szám csalóka. A KSH 2004-es adatai szerint ebből körülbelül csak 800 ezer működőképes, vagyis amely az előző évben árbevételt produkált. A hivatalos EU-statisztika szerint azonban 99 százalékuk kis- és középvállalkozás, ezen belül 96 százalék 10 főnél kevesebbet, felük a tulajdonoson kívül mást nem foglalkoztató mikrovállalkozás. Tovább szűkül a projektek szempontjából érintettek köre, ha figyelembe vesszük a százezres nagyságrendű, multilevel-marketing cégeknek dolgozó, a hazai szabályozás szerint csak vállalkozást létesítve működni képes ügynök-, illetve számlaképes őrző-védő egyéni vagy mikrovállalkozást.

Persze a kisvállalkozások maradékára is jellemző, hogy a feladatokat maguknak megfogalmazva nem projektként viszonyulnak terveikhez, ám ha a tervet más számára kell lépésenként elfogadhatóvá, mérhetővé és ellenőrizhetővé tenniük, mégis projektjelleggel kell tervezniük. Dr. Szirmai Péter szerint a pályázati sikertelenség oka többnyire ennek elmulasztása. A leggyakoribb alaki, formai, technikai hibák is megfogalmazhatók projektmenedzsment-felfogásban, miszerint a pályázó - a kiírásra nem zárt, szisztematikus egységként tekintve - nem figyel a lépések sorrendjére és teljességére. Ennél azonban sokkal kirívóbb, hogy - elsősorban a cégméretből, az egyik napról a másikra élésből következően - a számukra fontosat (hasznosat, produktívat stb.), nem pedig a kiíró által látni kívántat tartják fontosnak a pályázatírás során. Így gyakran érthetetlen számukra a típus- és projekthibák miatti visszautasítás.

Ugyancsak gyakori, hogy ezek a pályázatok a források megszerzését elsődlegesnek tartva kevesebb gondot fordítanak a vállaltak teljesíthetőségére és annak mikéntjére. Vagyis nem projektszemlélettel tekintenek a kérdésre, s így nem is aszerint végzik a pályázatban foglaltak végrehajtásának megtervezését. A kiírók úgy igyekeznek ezen - ma még csak esetenként, de később várhatóan a feltételrendszerbe beépítve - segíteni, hogy projektmenedzseri minősítésű munkatárs igazolása esetén kedvezményeket biztosítanak a pályázónak.

A várhatóan megnövekvő szakemberigény kielégítésében a 29 tagországot számláló Nemzetközi Projektmenedzsment Szövetség (IPMA) hazai tagszervezete, a FÖVOSZ vállal komoly szerepet a képzések és vizsgáztatások szintjén.

Átszállás nagyról kicsire

Tavaly ugyancsak a GVOP-pályázatok témája volt - idén is az, és várhatóan az elkövetkező években sem lesz másképp - a kis- és középvállalatok munkafolyamatainak elektronizálása integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetésével. Mivel az erre a nagyságrendre fejlesztett megoldások mellett megjelentek a piacon a nagyvállalati ERP-k kkv-szektor számára átdolgozott változatai, az elkövetkező évek ilyen irányú projektjei szempontjából igen figyelemreméltó előadás hangzott el az Albacomp vezető tanácsadójától. Halmai László a nagyvállalati ERP-rendszerek kisvállalati implementációjának a projektvezetésben tapasztalható ellentmondásairól beszélt.

Míg a nagyvállalati projektek esetében a módszertan mind az előkészítő, mind a projektvezetési feladatokat korrekt módon szabályozza, a kkv-knál történő bevezetéseknél ez már nem ilyen egyértelmű. Bár a cél azonos, a tapasztalat szerint a bevezető és az ügyfél projektvezetője számos ponton ellenérdekelt. A cég növekedése ugyanis gyakran nem jár együtt a vezetői módszerek és szokások korszerűsítésével, s így a vezető számára érthetetlen és megmagyarázhatatlan a bevezetést végző - általa szükségtelenül bonyolultnak és bürokratikusnak tartott, a projektmegvalósítási tervben (PMT) rögzített - módszertana. Ez pedig a közös munka során érdekellentétekhez vezethet.

Ütközési pontok

Léteznek tipikus eltérések, konfliktuspontok a kkv-k és a nagyvállalatok ERP-bevezetései között. Például:

- a közvetlenebb párbeszéd hatásai,
- a dokumentáció mennyiségének és formájának eltérő igénye,
- a módszertani szabályok betartásának eltérő fontossága,
- a szakmai és ügyviteli kérdések eltérő értékelése.

A kis létszámú ügyféloldali projektszervezet pozitív kommunikációs hatása esetenként ugyan gyorsabb problémamegoldáshoz vezet, ám ez gyakran megy az ismételhetőséget, a hibakeresést, a felelősség kérdését stb. megkönnyítő dokumentálás rovására. Gyakran a kkv-oldali megrendelők a projektmegvalósítási terv készítésekor még egyetértenek a dokumentálás fontosságával, menet közben azonban nem vagy csak nagyon nehezen vehetők rá az előre megállapított - leggyakrabban a nyitott kérdésekkel foglalkozó, illetve a jelentéseket tartalmazó - dokumentációk elkészítésére. Az ISO szerinti dokumentálás is gyakori feszültségforrás. A projektmegvalósítási tervben rögzített módszertan betartása, különösen a kis létszámú ügyféloldali projektszervezetek esetében, a gyakorta előforduló időzavar esetében (késik a dokumentumok elfogadása, nem születnek meg időre a döntések a nyitott kérdésekre, stb.) okoz gondot. A módszertan által szabályozott efféle esetek miatti "büntetések" - pl. az ügyféloldali észrevételek késés miatt már csak változáskezelésként lehetséges megoldása - jogosulatlanul, de ellenérzést keltenek a megbízóban. Gyakran a kkv-ügyfelek elismerten mély szakmai tudása nem társul elvárható szintű és az ERP-bevezetéshez nélkülözhetetlen ügyvitelkezeléssel, vagyis ügyviteli folyamataik nem egyértelműek és következetesek. Így ha a bevezetés egyidejűleg nem jár a folyamatok rendbe tételével, a bevezető által a gyors előrehaladás érdekében "megoldott" ügyviteli kérdések az éles indulást követően a céget hátrányosan érinthetik.

A felsoroltak miatt nyilván engedni kell a nagyvállalati bevezetés szigorából. A szállítóoldali projektmenedzser az írásos dokumentumok igényét - elsősorban gyakorlati tapasztalataira támaszkodva - a kockázatosabb területeket érintő problémákra szűkítheti. A nyitott kérdések és emlékeztető dokumentumok esetében is egészséges kompromisszumra van szükség, s ebben éppúgy, mint a módszertani szabályok megsértésének nagyságrendjében, a bevezetőoldal projektvezetőjének kockázatvállalási tapasztalata, képessége és kompromisszumkészsége játszik az ütemterv és a költségvetés tarthatósága szempontjából komoly szerepet.

A megoldatlan konfliktusokból eredő csúszások, valamint az utólagos dokumentálás miatti többletmunkából adódó projektköltség-növekedés viszont az ügyféloldalt bírhatja jobb belátásra.

A kkv-szektorra koncentráló s ott már tapasztalatot szerzett bevezető cégeknek a fentieken túl célszerű egy kifejezetten erre a szektorra érvényes módszertan kidolgozásán gondolkodniuk.

***

Az EU alapelvei

Programozás - Tudatos, célorientált tervezés
Szubszidiaritás - Az dolgozzon rajta, aki ismeri a témát, és tenni tud a megvalósulásáért
Társfinanszírozás - -Minden érdekelt járuljon hozzá a projekt finanszírozásához
Átláthatóság - Közbeszerzés
Monitoring - Az eredmény, a jó működés érdekében
Értékelés - Tapasztalatok levonása, felelősség megállapítása
Bevonás - Minden érintett vegyen részt a projektben
Négy szem elve - Ellenőrzés nélkül ne születhessenek döntések

***

Javítások, könnyítések a 2005-ös GVOP-pályázatokban
Költségként elszámolható az áfa.
Nincs szükség természetvédelmi stb. igazolásokra.
Pótolhatók a hiányzó mellékletek.
Alacsonyabb a belépési küszöb (projektköltség), egyszerűbbek és egyértelműbbek a kiírások, mellékletek stb.
Könnyítések a bankgaranciák esetében.

***

A kicsik és nagyok közérzete az Ecostat szerint
Az Ecostat legfrissebb, áprilisi felmérése szerint jövőbeni kilátásaikat illetően a nagy cégek optimizmusa csökkent, a kis- és közepes vállalatok vezetői pedig egyre pesszimistábbak. A hazai nagyvállalatok 54 százalékos bizalmi indexe elsősorban a tartósnak ígérkező világgazdasági fellendülésnek és javuló versenyképességüknek köszönhető.

Ugyanakkor - bár az utóbbi tizenegy hónap bizalmi indexei a szektor kiegyensúlyozott gazdasági várakozásait jelzik, és a reálgazdaság kedvező teljesítményét valószínűsítik - a pozitív várakozások trendvonala az utóbbi hónapokban megtörni látszik. A növekedés üteme így várhatóan mérsékeltebb lesz a 2004. évinél.

A kis- és közepes cégek idén folyamatosan apadó, áprilisra 45,9 százalékosra csökkenő bizalmi indexe - ami a makrogazdaságban regisztrált, várakozásoktól elmaradó teljesítményadatokkal magyarázható - az Ecostat szerint negatív irányú tendencia kezdetét jelentheti.

A kisebb cégek az itthoni lakossági fogyasztás bővülési ütemének lassulásával és a külföldi felvevőpiacok növekedésének esetlegességével indokolták borúlátásukat.

***

Projektmegvalósítási terv
A projektmegvalósítási terv a kivitelezéshez szükséges módszerek, projektelemek és mérföldkövek leírását tartalmazza:

Projektszervezet - előre meghatározott forma és személyek
Kommunikáció - előre definiált módszerek
Dokumentálás - konkrét dokumentumlista
Átadandók - részben a termékek, részben a dokumentumok
Mérföldkövek - az egyes projektszakaszok és mérföldkövek pontos definiálása
Felelősségi körök - mind az ügyfél, mind a bevezető projekttagjai pontos felelősségi körének meghatározása
Projektspecifikus részek