A Külügyminisztérium a külpolitikai feladatok meghatározása mellett összehangolja a Magyar Köztársaság külpolitikai és külgazdasági érdekeinek érvényesítését. Feladatainak ellátásához nagyszámú külképviselet (nagykövetség, konzulátus) áll rendelkezésére.

Az új rendszer kialakításakor figyelembe kellett venni az EU-s és NATO-s minősített iratokra vonatkozó szabályozásokat, és azokat összhangba hozni a Külügyminisztérium nyilvántartási előírásaival. A minősített iratok kezelését szabályozó jogszabályok a legmagasabb szintű biztonsági követelményeket írják elő. A rendszernek mindezeknek szintén meg kellett felelnie.

A MonDoc System azért bizonyult alkalmasnak a feladatra, mert teljes mértékben alkalmazkodik a Microsoft Office alapú irodai szoftverekhez. A felhasználók, a KüM munkatársai így a megszokott számítógépes környezetben dolgozhatnak. A .NET fejlesztési technológiával megvalósított rendszer az iratkezelési teljes körű, integrált megoldását biztosítja azon felhasználók részére is, akik webes felületen, böngésző segítségével végzik munkájukat. A MonDoc System meglévő biztosítja, hogy közvetlenül lehessen csatolni dokumentumot a Word és Excel alkalmazásokból is.

A csatolt dokumentumokkal a KüM igényei szerint kialakított, egységes formátumú iratok keletkeznek. Az elektronikus formátumú iratokat a rendszer dokumentumtára tárolja.. A rendszerbe került iratok visszakeresése az irat bármely leíró adata, és a csatolt dokumentumok szövege alapján, a jogosultságoknak megfelelően történhet. A célfeladathoz adaptált rendszerhez könnyen illeszthetők a speciális megjelenítő felületek is. A MonDoc System megfelel mind a magyar, mind az EU és NATO minősített adatok kezelésére vonatkozó előírásoknak.

A rendszer auditálható, minden műveletet naplóz, a felhasználó nevével, a pontos időponttal és állapotadatokkal együtt.

A jelenlegi felhasználók száma - belföldön és külföldön - mintegy 4000, számuk folyamatosan bővül.

A Montana Rt. által szállított megoldás minden jogszabályban rögzített nemzeti és nemzetközi biztonsági követelménynek eleget tesz, azaz a bevezetett elektronikus iktató és ügyiratkezelő rendszer a legmesszebbmenő mértékben alkalmas az Európai Unió és a NATO minősített iratainak kezelésére.

A MonDoc System segítségével megoldódott a minősített EU- és NATO-iratok automatikusa iktatása, iratkezelése és irattározása, továbbá a nemzeti minősített iratok kezelése is elektronikus alapokra helyeződött át.