Cikkünkben arra keressük a választ, hogy milyen terhektől szabadít meg, és milyen lehetőségeket biztosít egy korszerű, informatikai alapokon nyugvó munkaidő-nyilvántartó rendszer. Mindezek bemutatása során a Nexon komplex megoldást nyújtó nexONTIME nevű rendszerének munkaidő-nyilvántartó megoldását vettük alapul, ami egyúttal arra is lehetőséget ad, hogy az e területen megmutatkozó legújabb trendeket is felvázoljuk.

Mivel a munkaidő pontos nyilvántartása, a túlmunka szabályoknak megfelelő kezelése a munkáltatók számára törvényben előírt kötelezettség, tulajdonképpen csak azt kell eldönteni, hogy ezt milyen módon a legcélszerűbb megvalósítani. A törvény erre vonatkozóan nem ad eligazítást, így a nyilvántartás elfogadható akár egy kézzel írt, és rendszeresen vezetett kockás füzetben is, ám az ilyen és ehhez hasonló - első ránézésre könnyűnek tűnő, ám hosszú távon a vállalat hatékony működését visszavető - megoldások rengeteg papírmunkával járnak, az adminisztrációval töltött idő pedig komoly többletterhet ró a munkahelyi vezetőkre, valamint a munkaüggyel foglalkozó vállalati szakemberekre.

A munkaidőhöz kapcsolódó adatok nyilvántartására legkorszerűbb az elektronikus út, vagyis a megfelelő szoftverrel támogatott nyilvántartás bevezetése. Az ilyen megoldások előnye, hogy nem csak támogatják, de ellenőrizni is tudják a Munka Törvénykönyvében előírt jogszabályi kötelezettségek-, vagy éppen a vállalat kollektív szerződésében foglaltak betartását, de ezeken túlmenően további előnyöket kínálnak.

Alapvető elvárások - stratégia előnyök

Egy jól működő, stratégiai előnyöket is biztosító munkaidő-nyilvántartó rendszerrel szemben alapvető elvárás, hogy a kapcsolódó beléptető rendszer adatait feldolgozza, és azokból munkaidő adatokat - munkaidőt, túlórát, műszakpótlékot - számoljon. Ugyancsak az alapvető funkciók közé sorolható a jelenléti ívek ellenőrzési lehetősége, illetve azok javítása, jóváhagyása, és hosszú távú tárolása. A munkaidő-nyilvántartó rendszerrel szemben kívánatos lehet az is, hogy képes legyen a munkaidő adatok további - költséghely, munkaszám, projekt és feladat alapján történő - felosztására, illetve biztosítsa a vezetők és a munkaügyi szakemberek számára fontos statisztikák és összesített lekérdezések készítését. Az így rendelkezésre álló, számos szempont szerint szűrhető kimutatások révén ugyanis elemezhetővé válik a munkavállalók teljesítménye, azonnal kiszűrhetők a bérezési és erőforrás-gazdálkodási problémák, ugyanakkor jelentősen csökkenthetők a túlórák és a munkabér költségek.

A fenti funkciók együttesen már olyan stratégiai előnyt biztosítanak a vállalat számára, amely a hagyományos, papír alapú munkaidő-nyilvántartás esetében szinte teljesen elképzelhetetlen, márpedig a lehetőségeknek itt még koránt sincs vége.

Ha az elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszer támogatja a bérszámfejtő programmal történő összekapcsolást - ez napjainkban már alapkövetelményként is megfogalmazható -, akkor az integráció eredményeként a bérszámfejtő programban nyilvántartott személyi adatok és az ott nyilvántartott időadatok (pl.: táppénz, betegség, szabadság) elérhetők a munkaidő-nyilvántartó program számára, és a feldolgozott időadatok is átadhatók a bérszámfejtésnek. A számfejtés során így gyakorlatilag nincs rögzítési idő.

A megfelelő munkaidő-nyilvántartó rendszer egyéb, még logikusan kapcsolható rendszerekből származó információk rögzítését is biztosítja. Ilyen lehet például az étkezési adagok és költségek, valamint a munkába járás során a gépkocsi térítések nyilvántartása. Összességében elmondható, hogy a munkaidő-nyilvántartás elektronizálása révén a jogszabályi előírásoknak megfelelő, azonnali és pontos információk állnak rendelkezésre, az adattárolás hosszú távú és biztonságos, minimálisra csökken a papírmunka, miközben automatikusan megszületnek a humánerőforrás-gazdálkodás terén kulcsfontosságú döntések meghozatalához elengedhetetlen statisztikák és összesítések.

A 10 legfontosabb érv az elektronikus munkaidő-nyilvántartás mellett

Amennyiben megfelelő munkaidő-nyilvántartó rendszert választunk ki és vezetünk be cégünknél, az alábbi előnyökhöz jutunk.

• Minimalizálódik a papírmunka.
• Egyszerű és logikus lesz a nyilvántartás.
• Az adatfeldolgozás a korábbiakhoz képest gyorsabbá válik.
• Lehetőség nyílik a jogszabályi háttér pontos betartására.
• Naprakész ismeret áll rendelkezésre a dolgozók munkaidő felhasználására vonatkozóan, elemezhetővé válik a teljesítmény.
• A bérezési, erőforrás-gazdálkodási problémák azonnal kiszűrhetők.
• Jelentősen csökkenthetők a túlórák és a munkabér költségek.
• Rugalmas munkaidő esetén folyamatosan ellenőrizhetővé válik a munkaidő-egyenleg.
• Könnyebb havi, vagy óradíj alapú bérszámfejtés.
• Más humánügyviteli megoldások - pl.: bérszámfejtés - is csatlakoztathatók, integrálhatók a rendszerhez.

Új irányok - webes jelenléti ív és Munkaidő Keret

A munkaidő-nyilvántartó rendszerek mostanában egyre jobban eltolódnak a csak eszközökkel ellenőrzött beléptetésen alapuló munkaidő-nyilvántartástól. Előtérbe kerülnek az olyan új funkciók és megoldások, mint például a webes jelenléti ív, vagy a munkaidő keretben történő foglalkoztatás, melyek szintén előnyöket rejtegetnek a gazdálkodó szervezetek számára.

A webes jelenléti ív olyan cégeknél is megoldja a munkaidő nyilvántartás kérdését, melyeknél a területi széttagolódás miatt az egyes telephelyekre külön-külön kellene letelepíteni a rendszert. A webes jelenléti ív segítségével a több száz dolgozó (felhasználó) számára az interneten vagy intraneten keresztül elérhetővé tehető a fizikailag egyetlen helyen tárolt elektronikus nyilvántartás. Az ilyen elektronikus nyilvántartás számtalan előnnyel jár az ugyancsak kézzel rögzített, de papíros jelenléti ívhez képest. A kitöltöttség állapota, és hibái központilag azonnal lekérdezhetők, így nem csak a hónap végén - a beküldéskor - derülnek ki az esetleges problémák, elírások. További jelentős előny, hogy a beküldött adatokat közvetlenül át lehet adni a bérszámfejtő programnak, így a rögzítési idő töredékére csökken, továbbá az újabb kézi bevitelből eredő esetleges hibák is kiküszöbölhetők. Az ilyen korszerű, webes felületet is biztosító munkaidő-nyilvántartó rendszer nem csak a munkáltató számára könnyíti meg a mindennapokat: a dolgozók maguk is nyomon követhetik időadataik feldolgozását, valamint beosztásuk, munkaidő-egyenlegük, rendelkezésre álló szabadságkeretük alakulását. Vezethetik, és megfelelő jogosultság esetén korrigálhatják saját elektronikus jelenléti ívüket, adott esetben pedig közvetlenül jelezhetik szabadság igényüket feletteseiknek.

Egy másik slágertéma a munkaidő keretben történő foglalkoztatás. Egyre több cég él azzal az új lehetőséggel, hogy a dolgozók foglalkoztatását munkaidő keretben oldja meg. Ez az eddigi fix munkarendekhez képest jelentős változást jelent, mert minden egyes dolgozó esetében külön beosztást kell és lehet készíteni. Ennek során külön figyelmet érdemel, hogy az egyébként nem egyszerű törvényi előírásokat is figyelembe kell venni. A példaként bemutatott nexONTIME egy kifejezetten a munkaidő keretben foglalkoztatásra készült beosztás-tervező modult is tartalmaz.

Bevezetni, de hogyan?

Mindezek alapján már látható, hogyan támogatja és lendíti előre az informatika az egyébként kötelezően előírt és első látásra nyűggel teli munkaidő-nyilvántartást. E cikk keretében már csak egy témát nem érintettünk, ez pedig a rendszer bevezetésének és üzemeltetésének kérdése. A nexONTIME gyártója, a Nexon a hagyományos megoldáson túl - amikor a vállalat házon belül tartja a beruházást és az üzemeltetést is - két korszerű lehetőséget is biztosít ügyfelei számára.

Az ASP (Application Service Provider) modell alkalmazása esetén a felhasználó úgy futtatja az informatikai szoftvereket - jelen esetben a munkaidő-nyilvántartó alkalmazást -, hogy a szükséges háttér-infrastruktúrát nem ő birtokolja, hanem azt egy távoli szolgáltató cég biztosítja az interneten, vagy magánhálózati kapcsolaton keresztül. Ez a fajta üzemeltetés komoly kényelmet tesz lehetővé a felhasználó számára, hiszen ha valami nem működik, akkor az üzemeltető ügyfélszolgálata azonnal intézkedik. Mindez a szolgáltatás része, vagyis az igénybevevőnek nem kell külön erőforrást fenntartania erre a célra. Fontos az is, hogy az elektronikus munkaidő-nyilvántartás ASP modellben történő alkalmazása jól mérhető és tervezhető költséget jelent a vállalatnak.
Ezen kívül lehetőség van az úgynevezett outsourcing-ra, vagyis teljes körű kihelyezésre is. Ez egy kényelmes megoldás olyan vállalatok számára, akik nem rendelkeznek a megfelelő megoldásokkal, és - akár stratégiai okokból - nem is kívánják kiépíteni ezeket.

A konkrét üzemeltetés terén nem lehet eleget hangsúlyozni az ügyfélszolgálat fontosságát, hogy probléma esetén akár telefonon, akár e-mailban segítséget kaphassunk. A megfelelő szolgáltató kiválasztása során érdemes odafigyelni arra is, hogy a munkaidő-nyilvántartó program fejlesztése folyamatos-e - a nexONTIME esetében például rendszeresen frissítő csomagok kerülnek kibocsátásra, melyek rendre tartalmazzák a jogszabályi, és az egyéb változásokat.