Ez megkönnyíti a dokumentumok küldését és fogadását, továbbá csökkenti a kapcsolódó költségeket. Ezen túl a dokumentum-továbbítás még biztonságosabbá válik azáltal, hogy lehetővé teszi a vállalat adott egységei számára a kommunikációáramlás teljes követését.

Törvényi szabályozások gyakran szigorú információ-ellenőrzés rendjét írják elő adott cégek számára. Ezek az irányelvek szigorú követelményeket támasztanak minden be- és kiáramló dokumentum kimutatására, rögzítésére és követhetőségére.

Napjainkban a vállalatok elsődlegesen a többfunkciós kommunikációs eszközök mellett döntenek, amikor a dokumentumok továbbítását illetve szétküldését kívánják rendszerezni az egyes szervezeteik között és távoli munkaállomások felé.

A vállalatok folyamatos konszolidációja és infrasturktúrájuk központosítása ahhoz vezetett, hogy a nyomtatók, fénymásolók, szkennerek és faxgépek tömkelegét multifunkciós eszközökre cseréljék le. Ezek a berendezések azonban sokszor nem részei a központosított kommunikációs folyamatoknak és tényleges biztonsági kockázatot hordoznak magukban, mivel a cégből ezeken az eszközökön kiküldött dokumentumokat gyakran nem jegyzik vagy archiválják.

A többfunkciós kommunikációs eszközök széles skálája – nyomtatás, szkennelés, kommunikáció hálózaton belül és kivül – potenciális adatbiztonsági veszélyt teremt az informatikai rendszerben.


A TOPCALL egy olyan vállalati megoldást fejlesztett ki, amely egybefogja a többfunkciós eszközöket a professzionális Egységes Kommunikációs Technológiával (Unified Communications), annak érdekében, hogy garantálja a dokumentumok továbbításának központi archiválását, kimutatását és rögzítését.

A többfunkciós eszközöknek a TOPCALL szerverhez kapcsolása lehetővé teszi dokumentumok küldését és fogadását, nagyobb biztonságot eredményez és lehetővé teszi a vállalati szervezetek számára a kommunikáció-áramlás teljes vizsgálatát. Minden bejövő és kimenő dokumentumot központilag iktatnak és archiválnak.  A dokumentum-továbbítást – mint fontos teljesítési követelményt - a könnyű követhetőség érdekében rögzítik.

Ez a megoldás továbbá költségkímélőbb is, mivel nincs szükség dedikált fax-kártyára, analóg telefonvonalakra a faxgépekhez és az üzemeltetési költségek is jelentősen csökkennek. A fax-kommunikációs költségek átláthatóak, a rendszer kimutatja és továbbítja azokat a kiegyenlítési helyre, ahol azok aztán adott személyekhez illetve osztályokhoz rendelhetők.